Rendezvények szervezése a kastélyban

Rendezvények szervezése a kastélyban

5.1. Konferenciák szervezése

A konferenciák szervezése nagyon bonyolult és időigényes feladat. Több telefonhívás, illetve számítógépen történő levelezés előzheti meg a tényleges foglalást. Ilyenkor le kell fixálni a konferencia végleges időpontját, az érkezők számát, kérni kell az érkezőkről egy névsort,- ami azért szükséges, hogy a szobabeosztást részükre el tudják készíteni -, hogyan rendezzék be a konferenciatermet, továbbá le kell fixálni a menüsort, amire külön ajánlatot lehet a megrendelő részére összeállítani és ezzel kapcsolatban egy ártervezetet benyújtani. Célszerű leegyeztetni a az ebéd a vacsora, valamint a kávészünetek és a bekészítések kérésének időpontját.

A rendezvényszervezőnek minden esetben készítenie kell a várható bevételek és kiadások alakulásáról egy árkalkulációt és ennek függvényében ajánlja ki az árat a megrendelőnek.

Minden esetben lehet és kell is a végleges bruttó árból kedvezményt adni, de ügyelni kell arra, hogy ebben az esetben is a bevételek fedezzék a kiadásokat. Az árkedvezmény adása egy "vendégcsalogató" marketingeszköz, de ügyelni kell arra, hogy mértéke ne legyen túl nagy mert akkor a rendezvény veszteséges lesz, de ne legyen túl alacsony sem, mert akkor a megrendelő nem a mi szállodánkat választja a konferencia megrendezésének színhelyéül. A végleges bruttó árból adott 15-20% kedvezmény a legreálisabb.

A rendezvény megrendelői átutalással rendezik számlájukat, melyre 14 nap áll a rendelkezésükre. Lemondási feltételeket is kell biztosítani kell számukra, melyek a következő feltételekből állnak: a lemondási határidő a tárgynapot megelőző 7. nap. A rendezvény határidőn belüli lemondása esetén 636d31g a megrendelt szolgáltatások ellenértékének 20%-át, míg a tárgynapot megelőző 3 napon belüli lemondás esetén 50%-át kötbérként számlázzák le. No show esetén  a kötbér 100%. A résztvevők számának változását 48 órával a rendezvény előtt jelezni kell a megrendelőnek.

A konferenciatermet lehet iskolapadszerűen, U alakban és kerek asztal szerűen berendezni. A rendezvényterem, illetve az étterem elrendezését célszerű már a konferencia megrendezése előtti este megcsinálni, hogy ne aznap kelljen vele bajlódni.

Egy- egy  konferenciát célszerű hónapokkal előtte letárgyalni, mert a beérkező egyéni foglalásokat is ennek tükrében tudják kezelni, valamint a konyha is fel tud rá készülni és a szükséges rendelést is le tudják adni a szállítócégek felé. Ha több konferenciát is szeretne több vállalat ugyanabban az időben rendezni, mérlegelni kell, hogy melyik lenne a kastély szempontjából a legjövedelmezőbb. Nyilvánvaló, hogy visszatérő konferenciavendégeket nem célszerű elutasítani, mert több éves kapcsolatok rúghatók fel ezzel.

A teltházas, valamint a teltházas és többnapos konferenciák a legjövedelmezőbbek. Ha a megrendelő konferenciát szeretne tartani, de abban az időszakban teltház van, finoman lehet utalni arra, hogy a rendezvény időpontját tudná áttenni a megrendelő más időpontra. Ebben az esetben akár a szálloda is ajánlhat ki neki időpontokat, amikor nincs teltház a kastélyban. Ha a vállalkozás ezt elfogadja, akkor az már nyert ügy, de ha nem sikerül megfelelő időpontot találni a konferencia megrendezéséhez, akkor a ház megrendelőket és ezáltal bevételt veszíthet.

Teltházas konferenciák esetén legalább 5 felszolgáló szükséges. Közülük egynek mindig a Drinkbárban kell tartózkodnia. Ezekben az esetekben 5 szakács is szükséges a nagymennyiségű, 6-7 fogásos menüsorok elkészítéséhez. A konferenciáról egy programfüzetnek minden esetben lennie kell a megrendelőnél, egynek a konyhán és egynek a recepciónál kifüggesztve, hogy minden dolgozó nyomon tudja követni az eseményeket.

Ha a megrendelő ajánlatot kér valamely konferencia programcsomagra, de nem nyeri el a tetszését és más helyszínt választ, akkor ebben az esetben mindenképpen telefonon, vagy emailben közölni kell vele, hogy sajnálattal vették a megrendelés lemondását, de remélik, hogy a közeljövőben vendégeikként üdvözölhetik őket.

Több olyan cég, illetve vállalat is van akik kimondottan az Almásy Kastélyt választják konferenciáik színhelyéül, ilyen például a MÁV Cargo, valamint az Allianz is. A vendégelégedettség tehát ezért is fontos, mert ezáltal sok törzsvendégre tehet szert a szálloda.

A konferencia megrendelői kérhetnek bekészítéseket, amik édes és sós házi süteményekből, szénsavas és szénsavmentes ásványvizekből, rostos és szűrt, valamint szénsavas üdítőkből, valamint gyümölcstálakból állnak.

A vendégek részére vendégváró asztalt állítanak fel a konferencia napján, melyre szintén a szükséges bekészítéseket rakják fel.

Nagyon fontos, hogy többnapos konferenciák esetén a megfelelő italmennyiség a rendelkezésre álljon, ezért az érkezők létszáma és az italok hiányának függvényében kell megrendelni a szükséges mennyiséget. Az italrendelést általában az egyik biztonsági őrnek szokták leadni, ő szerzi be az árut, amit egy mikro busszal szállít a szállodába. Az is problémát jelent, hogy az italraktárhoz csak neki van kulcsa, ezért ha az italhűtőkből elfogy az ital és ő nincs ott, hogy kikérjék tőle akkor telefonálni kell neki, hogy adja ki a szükséges mennyiséget. Ezért is fontos, hogy mikor ő lesz szolgálatban előtte való este össze kell írni azokat az italokat, amiket ki kell tőle kérni.

A Drinkbárban négy italhűtő is található. Az egyikben csak a söröket, a másodikban csak az ásványvizeket és szénsavas üdítőket, a harmadikban csak a szűrt és rostos leveket, míg a negyedikben a borokat tartják.

A poharak egy külön komódon találhatók, mely fölött a röviditalos polc van. A biliárdteremben is található egy többpolcos bortartó, melyből a borokat a vendégek megvásárolhatják. Az étteremben külön található egy borhűtő is. Az italhűtőket természetesen mindig után kell tölteni.

Az éttermet ebben az esetben kerek asztal szerűen rendezik be, hogy a vendégek kényelmesen elférjenek. Ebben az esetben többfogásos szabadszedéses büféebédet célszerű adni. Az étteremben minden étkezés után célszerű felsöprögetni, kiporszívózni a szőnyegeket és felmosni. Ez után lehet csak újrateríteni.

Fontos tudnivaló, hogy a konferenciát nem szabad megzavarni, ezért a bekészítések pótlását célszerű valamelyik kávé, vagy az ebédszünet közben elvégezni. Ehhez egy felszolgáló is elég.

Az étteremben célszerű még aznap este megteríteni a másnapi ebédhez és a svédasztalra is fel lehet pakolni a tányérokat, poharakat, csészéket, hogy másnap reggel már csak a kávét, az üdítőket és a felvágottakat kelljen.

A konferenciázók részére vannak olyan programcsomagok, melyek kimondottan a résztvevők kikapcsolódását szolgálják, például az arab, vagy a spanyol est. Ebben az esetben nagyon fontos, hogy olyan vetélkedőket, játékokat állítsanak össze a vendégeknek, amelyek segítik a csapatban való aktív részvételt. Ilyenek például a paintball, tehénfejés, malacfogás, kocsi húzás, de a vetélkedők között gyakoriak az aktív pihenést szolgáló programok, ilyen például a kocsikázás, lovas íjász bemutató, hastáncbemutató, disco, masszázs. Ezekhez a programokhoz a szolgáltatásokat már a rendezvény megtartása előtt legalább három héttel meg kell rendelni.

Előfordulhat az is, hogy a szolgáltatás nyújtója az utolsó pillanatban mondja vissza a program megrendezését. Ezért nagyon fontos a megfelelő ismeretség és összeköttetés a rendezvényszervező részéről, hogy ilyenkor is biztosítani tudja a megígért szolgáltatást és a vendég ne távozzon kellemetlen szájízzel, de mindig  benne van a rizikó, hogy a szolgáltató cserbenhagyja a szállodát. Ekkor más szolgáltatót kell keresni, aki remélhetőleg nem fog csalódást okozni, sem a kastélynak, sem a vendégeknek.

A vendégek távozásakor a recepciós a konferencia vezetőjének megmutatja a fogyasztásokról szóló részletes számlákat, amelyet a megrendelő majd átutal a szálloda részére. Ezután a recepciós a Flexys programban elutaztatja a szobákat. Ha a vendég nem adja le a szobakulcsot, udvariasan fel kell szólítani erre, mert előfordulhat, hogy megfeledkezik róla és nála marad.

5.2. Esküvői rendezvényszervezés

Az esküvői rendezvényszervezés is fontos része a szálloda életének és a bevételek alakulásában is nagy szerepet játszik. Az esküvőkre történő ajánlatkérések is általában emailen érkeznek. A kastélynak vannak erre a rendezvényre kiajánlható programcsomagjai meghatározott menüsorokkal és előzetes árkalkulációval. A nászutasok részére természetesen külön választható programcsomag is a rendelkezésre áll, hogy feledhetetlenné tegyük közös életük első napjait.

Minden esetben a vendégek ajánlatkérésére elküldik emailben az erre vonatkozó programcsomagot. Ha a vendégeknek elnyeri a tetszését, akkor vissza kell igazolni, hogy az ajánlatkérést elfogadták és ezek után kezdődhetnek meg a személyes találkozások a rendezvényszervezővel és a tényleges szervezés.

Ha a vendégek kérik zenekart, anyakönyvvezetőt, vőfélyt is tudnak biztosítani részükre. A ceremónia akár a gyönyörű kastélykertben is megrendezhető, ebben az esetben sátrat is tudnak biztosítani.

Minden esetben 10 vendégre kell egy pincérrel számolni. Természetesen előzetes árkalkulációt itt is kell készíteni a várható bevételek és kiadások alakulásáról, hogy a rendezvény ne legyen veszteséges. Mivel a kastélynak csak két állandó alkalmazásban álló felszolgálója van ezért külsős pincéreket is hívni kell, hogy az esküvő lebonyolítása zavartalan legyen. Természetesen az egész ceremónia lebonyolítható a kastélyban, nem csak a lakodalom.

Az esküvők helyszínének kiválasztását, és lefoglalását a vendégek 10-12 hónappal a nagy nap előtt elkezdik. Ha zenekar, vőfély, anyakönyvvezető szükséges, akkor velük már fél évvel az esküvő előtt célszerű elkezdeni az időpont egyeztetést. A díszítéshez szükséges élővirágok, a menyasszonyi csokor és az esküvői torta megrendelése már a ceremónia előtt 1-1,5 hónappal megtörténik. A szükséges italmennyiség beszerzésére is körülbelül 2-4 hetet számolni kell. Ez azért szükséges, mert a rendezvényszervezőnek nem egyszer a fél országot át kell utaznia, hogy az ifjú pár kérésére a kiválasztott virágokat be tudja szerezni.

A díszítés és a terítés egy nagyon hosszadalmas és időigényes feladat, de az eredmény magáért beszél. Az esküvők nagyságától függően 11- 15 órát kell szánni ezekre a műveletekre, de van amikor még többet. Természetesen ebben az esetben minden segítő kézre szükség van ahhoz, hogy időben készen legyen a termek szépítése.

Az esküdni vágyó párral le kell ülni személyesen megbeszélni a részleteket, mint például a menüsorban történő változtatást, a díszítést és az esküvői csokrot milyen virágból szeretné, milyen legyen az esküvői torta, hány vendég várható, egyeztetni kell az ültetési rendet, valamint a vendégek elszállásolását. A párral többszöri személyes találkozás is szükséges ahhoz, hogy mindent a legapróbb részletekig egyeztetni lehessen velük. A személyes kontaktus azért is fontos, mert ezáltal a rendezvényszervező is elmondhatja elképzeléseit és így közösen tudják segíteni egymást és a rendezvény sikerét., valamint a nézetbeli különbségeket is tudják rendezni ezen a módon.

A nagy napon welcome drinkkel várják a vendégeket ami általában pezsgő. A menüsor 5, vagy akár 7 fogásból is állhat, ez a megrendelőtől függ. Ha a fiatal párnak nem megfelelő a szálloda által ajánlott menüsor, akkor saját ételsort is összeállíthatnak, ennek kivitelezése sem jelent problémát, minden a megrendelők igényei szerint történik. Lehetőség van továbbá  igény szerit az esküvő kerti partyként, vagy akár ültetett állófogadásként való megrendezésére szabadtéri grillezéssel egybekötve.

Az esküvőknél is, ugyanúgy, mint a konferenciák szervezésénél szintén össze kell állítani egy forgatókönyvszerű programfüzetet, hogy mind a vendégek, mind a dolgozók nyomon tudják követni az eseményeket és minden a legapróbb részletekig olajozottan működjön.

Mivel ez egy nagy volumenű rendezvény, ezért mind a két szakácsra és mind a két konyhai kisegítőre szükség van, sőt a kinevezett szállodaigazgató is sokszor besegít ilyen esetekben., de így is nagy teher hárul rájuk, hiszen a szennyes edényeket és poharakat is folyamatosan mosogatni kell.

A kastély konyhájában fehér és fekete mosogató is található. A lábasokat és fazekakat a fekete, míg a tányérokat és evőeszközöket a fehér mosogatóban mossák el, a poharakat és csészéket pedig a Drinkbárban. A konyhában két készételes hűtő, egy halas hűtő, egy füstöltárus hűtő, egy tejtermékes hűtő, egy zöldséges hűtő, egy húsáruk tárolására szolgáló hűtőláda, és egy mirelit zöldségek tárolására szolgáló hűtőláda található, valamint húselőkészítő, szárazáru raktár, személyzeti mosdó, zöldség előkészítő, földes áruraktár van kialakítva itt. A felszereltsége üzemi gáztűzhelyből, két mikrohullámú sütőből, kenyérpirítóból, két olajsütőből, mini grillezőből és konyhai robotgépből áll.

A konyha nagy szerepet játszik a termelésben ezért az ott elkészített ételek tálalása és díszítése is fontos funkciót tölt be a szálloda megítélésében. Mivel egy ilyen rendezvény sikere és teljes lebonyolítása nagymértékben a dolgozókon is múlik, ezért nagyon fontos, hogy jól és teljes összhangban tudjanak egymással együtt dolgozni. Egy -egy sikeres rendezvény és a vendégek pozitív visszajelzései is segítik a szálloda munkáját, hiszen ez egy jó marketing a kastélyra és a dolgozókra nézve is, mert ezáltal több megrendelőre tehetnek szert és ösztönző lehet arra nézve, hogy a továbbiakban is ilyen jól, vagy ha lehet még jobban végezzék a munkájukat. A negatív visszajelzéseket is építő szándékúnak kell felfogni, ebből is lehet tanulni, mégpedig azt, hogy ez a hiba még egyszer ne fordulhasson elő.

5.3. A vendégek különleges kérései, valamint a nekik nyújtott különleges szolgáltatások

Az egyéni vendégek többnyire telefonon vagy emailben kérnek programajánlatot, ami lehet akár azonnali szobafoglalás is. Az eljárás teljes mértékben ugyanaz, mint a rendezvények megrendelői esetén, azzal a különbséggel, hogy itt menüsort nem ajánlanak ki. Ha a vendégnek kiajánlottuk csomagot, de ő nem jelzett vissza, hogy elfogadta volna, akkor minden esetben fel kell vennünk vele a kapcsolatot és tájékozódnunk kell ennek okáról. Előfordulhat, hogy a vendég lefoglalta a szobát, de nem érkezett meg. Ilyen esetben szintén meg kell keresni őt lehetőleg telefonon és érdeklődni erről. Ha nem tudják elérni, fenn kell tartani a szobáját, a foglalás teljes időtartama alatt, ezután viszont az már újraértékesíthető.

A vendég megérkezésének első mozzanata az udvariad üdvözlés, valamint a becheckolás, és a Fizetővendégkönyv kitöltetése, ami teljes mértékben csak egy formalitás, ezután a vendég elfoglalja a szobáját és kicsomagol.

Mikor lejött a szobájából, meg kell nézni, hogy programcsomagot vett-e igénybe, vagy nem. Ha igen akkor meg kell néznünk, hogy a programcsomag mit tartalmaz, például toronyvacsora, rózsafürdő, masszázs, kocsikázás, wellness a közeli túrkevei termál és élményfürdőben. Ha a felsorolt szolgáltatások valamelyikét a program tartalmazza, akkor megkérdezik a vendéget, hogy melyiket mikor szeretnék, majd egyeztetnek a szolgáltatások nyújtójával, valamint kiállítanak a recepciósok egy részvételi jegyet a fürdőbe. Azért kell időpontokat egyeztetni a szolgáltatókkal, mert a masszőr Mezőtúrról jár be a kastélyba masszírozni, a kastély kocsisa pedig helybeli ugyan, de egyéb elfoglaltságai lévén, ehhez mérten kell beosztania az idejét. A részvételi jeggyel a vendégek ingyen mehetnek be az élményfürdőbe. Ha a vendég nem programcsomaggal érkezett, akkor az általános időtöltések közül lehet neki valamit ajánlani.

A toronyvacsorát egyéni vendégek is igénybe vehetik, ők kérhetik az eredeti ötfogásos menüsort is hozzáillő borokkal, de étlapos étkezést is választhatnak, vagy a konyha ajánlhat ki nekik egy általános menüsort. A toronyvacsora gyertyafény és halk zeneszó mellett zajlik díszterítékben tálalva és élővirágokkal díszítve.

A rózsafürdő a pezsgőfürdőben történik. A medence partját rózsaszálakkal- és szirmokkal, valamint rózsa illatú mécsesekkel díszítik, valamint jégbehűtött pezsgővel koronázzák meg a látványt és fürdőköpenyt is biztosítanak.

A kastély konyhája a vendégek különleges kéréseit is teljesíti, ugyanis a szállodában megfordultak már cukorbeteg, liszt érzékeny, illetve diétázó vendégek is, ezért az ő különleges igényeik is kielégíthetők jelezve ezzel azt is, hogy az itt dolgozók teljes mértékben felkészültek a látszólag váratlan helyzetekre is. Természetesen ilyen esetekben speciális ételsorokat állítanak össze és olyan pékségekkel veszik fel a kapcsolatot, akik az étkeztetéshez szükséges pékárukat el tudják készíteni.

A vendégeknek nagyon jól esik a személyük felé irányuló kedvesség akár egyéni, akár konferenciavendégekről van szó. Ezt példázza az is, hogy nem egyszer tudomást szereznek a vendégek név - illetve születésnapjáról, de előfordulhat - főleg konferenciáknál - hogy a megrendelő hívja fel erre a rendezvényszervező figyelmét a szobarendelés lefixálásakor. Ebben az esetben tájékozódni kell az ünnepelt nevéről, a torta, vagy a virág fajtájáról és arról, hogy milyen keretek között történjen a köszöntés. A marketingesre hárul a lebonyolítás és az ehhez szükséges rendelés teljes folyamata. A köszöntés és pezsgőbontás a vacsora kereti között történik. Előfordulhat, hogy az ünnepeltet csak egy apró ajándékkal szeretnék meglepni és nem akarnak nagy felhajtást körülötte. Ilyenkor egy csokor virág, illetve bonbon, férfiak esetén egy üveg bor, vagy pezsgő, illetve a szobába készített csésze kávé is elegendő lehet a meglepetéshez.

Egyéni vendégek esetén, ha aznap tudják meg az eseményt, de már nincs idő elmenni vásárolni, akkor egy a kastély logójával díszített céges lapra nyomtatott "Sok boldog születésnapot" is elég lehet ahhoz, hogy örömet szerezzenek a vendégnek.

Ezek az esetek is remekül mutatják, hogy a vendégeknek nincsenek olyan kéréseik, illetve kívánságaik, amelyeket lehetetlen lenne teljesíteni.