Rendezvények szervezése a kastélyban

Rendezvények szervezése a kastélyban

5.1. Konferenciák szervezése

A konferenciák szervezése bonyolult és idöigényes feladat. Több telefonhívás, illetve számítógépen történö levelezés elözheti meg a tényleges foglalást. Ilyenkor le kell fixálni a konferencia végleges idöpontját, az érkezök számát, és névsorát ,- ami azért szükséges, hogy a szobabeosztást részükre el tudják készíteni -, hogyan rendezzék be a nagyszalont továbbá le kell fixálni a menüsort, amire külön ajánlatot lehet a megrendelö részére összeállítani és ezzel kapcsolatban egy ártervezetet benyújtani. Célszerü leegyeztetni az ebéd a vacsora, valamint a kávészünetek és a bekészítések kérésének idöpontját.

Minden esetben lehet és kell is a végleges bruttó árból kedvezményt adni, de ügyelni kell arra, hogy ebben az esetben is a bevételek fedezzék a kiadásokat. Az árkedvezmény adása egy "vendégcsalogató" marketingeszköz, de vigyázni kell arra, hogy mértéke ne legyen túl nagy mert akkor a rendezvény veszteséges lesz, de ne legyen túl alacsony sem, mert akkor a megrendelö nem a mi szállodánkat választja a konferencia megrendezésének színhelyéül. A végleges bruttó árból adott 10% kedvezmény a legreálisabb.

A rendezvény megrendelöi átutalással rendezik számlájukat, melyre 14 nap áll a rendelkezésükre. Lemondási feltételeket is biztosítani kell számukra, melyek a következö feltételekböl állnak: a lemondási határidö a tárgynapot megelözö 7. nap. A rendezvény határidön belüli lemondása esetén a megrendelt szolgáltatások ellenértékének 20%-át, míg a tárgynapot megelözö 3 napon belüli lemondás esetén 50%-át kötb 131e44b érként számlázzák le. No show esetén a kötbér 100%. A résztvevök számának változását 48 órával a rendezvény elött jelezni kell a megrendelönek.

A nagyszalont többféleképpen lehet berendezni (például iskolapadszerüen, U alakban stb.). A rendezvényterem, illetve az étterem elrendezését célszerü már a konferencia megrendezése elötti este elkészíteni, hogy ne aznap kelljen vele foglalkozni.

Egy- egy  konferenciát célszerü hónapokkal elötte letárgyalni, mert a beérkezö egyéni foglalásokat is ennek tükrében tudják kezelni, valamint a konyha is fel tud rá készülni és a szükséges rendelést is le tudják adni a szállítócégek felé. Amennyiben több vállalat szeretne ugyanabban az idöben meetinget rendezni, mérlegelni kell, hogy melyik lenne a kastély szempontjából a legjövedelmezöbb. Nyilvánvaló, hogy visszatérö konferenciavendégeket nem célszerü elutasítani, mert több éves kapcsolatok rúghatók fel ezzel.

A teltházas egy,- és többnapos konferenciák a legjövedelmezöbbek. Vannak olyan esetek, amikor a megrendelö konferenciát szeretne tartani, de abban az idöszakban teltház van. Ekkor finoman lehet utalni arra, hogy a rendezvény dátumát át tudná-e ütemezni. A szálloda is ajánlhat ki neki idöpontokat, amikor nincs teltház. Amennyiben a vállalkozás ezt elfogadja, a kastély nagyobb bevételhez jut, ha nem sikerül megfelelö idöpontot találni a konferencia megrendezéséhez, akkor a ház megrendelöket és profitot veszíthet.

Teltházas konferenciák esetén legalább 5 felszolgáló látja el feladatát, akik közül az egyiknek a Drinkbárban kell tartózkodnia. Ezekben az esetekben több szakácsot is be kell hívni a nagymennyiségü, 6-7 fogásos menüsorok elkészítéséhez. A konferenciáról egy programfüzetnek minden esetben lennie kell a megrendelönél, egynek a konyhán és egynek a recepciónál kifüggesztve, hogy minden dolgozó nyomon tudja követni az eseményeket.

Ha a megrendelö ajánlatot kér valamely konferencia programcsomagra, de nem nyeri el a tetszését és más helyszínt választ, akkor ebben az esetben mindenképpen telefonon, vagy emailben közölni kell vele, hogy sajnálattal vették a megrendelés lemondását, de remélik, hogy a közeljövöben vendégeikként üdvözölhetik öket.

Több olyan cég, illetve vállalat is van akik kimondottan az Almásy Kastélyt választják munkaértekezleteik színhelyéül, ilyen például a MÁV Cargo, valamint az Allianz is. A vendégelégedettség tehát ezért is fontos,  mert ezáltal sok törzsvendégre tehet szert a szálloda.

A konferencia megrendelöi kérhetnek bekészítéseket, amik édes és sós házi süteményekböl, szénsavas-, és mentes ásványvizekböl, üdítökböl valamint gyümölcstálakból állnak. A vendégek részére vendégváró asztalt állítanak fel a konferencia napján, melyre szintén a szükséges bekészítéseket rakják fel.

Nagyon fontos, hogy többnapos rendezvények esetén a megfelelö italmennyiség a rendelkezésre álljon, ezért az érkezök létszáma és az italok hiányának függvényében kell megrendelni a szükséges mennyiséget. Sürgös esetekben az egyik biztonsági ör szerzi be az árut, amit egy mikro busszal szállít a szállodába. Problémát jelent, hogy a raktárhoz csak neki van kulcsa, ezért ha az italhütök kiürülnek ö nincs jelen, akkor telefonálni kell neki, hogy adja ki a szükséges mennyiséget. Ezért is fontos, hogy mikor ö teljesít szolgálatot, elötte való este össze kell írni azokat az italokat amikre szükség van.

A Drinkbárban négy italhütö is található. Az egyikben a söröket, a másodikban az ásványvizeket és szénsavas üdítöket, a harmadikban a szürt és rostos leveket, míg a negyedikben a borokat tárolják.

A poharak egy külön komódon, a röviditalos polc alatt helyezkednek el. A biliárdteremben is található egy többrekeszes bortartó, melyböl az italokat a vendégek megvásárolhatják. Az étteremben is található egy borhütö. Ezeket természetesen mindig után kell tölteni.

Az éttermet táblaasztal szerüen rendezik be, hogy a vendégek kényelmesen elférjenek. Ebben az esetben többfogásos szabadszedéses büféebédet szolgálnak fel. Minden étkezés után célszerü felsöprögetni, kiporszívózni a szönyegeket és felmosni. Ez után lehet csak újrateríteni.

Fontos tudnivaló, hogy a konferenciát nem szabad megzavarni, ezért a bekészítések pótlását valamelyik kávé, vagy az ebédszünetben kell elvégezni. Ehhez egy felszolgáló is elég.

Az étteremben célszerü még aznap este megteríteni a másnapi ebédhez és a svédasztalra is fel lehet pakolni a tányérokat, poharakat, csészéket, hogy másnap reggel már csak a kávét, az üdítöket és a felvágottakat kelljen.

A konferenciázók részére vannak olyan programcsomagok, melyek kimondottan a résztvevök kikapcsolódását szolgálják, például az arab, vagy a spanyol est. Ebben az esetben nagyon fontos, hogy olyan vetélkedöket, játékokat állítsanak össze a vendégeknek, amelyek segítik a csapatban való aktív részvételt. Ilyenek például a paintball, tehénfejés, malacfogás, kocsi húzás, de a vetélkedök között gyakoriak az aktív pihenést szolgáló programok, például a kocsikázás, lovas íjász bemutató, hastáncbemutató, disco, masszázs. Ezekhez a programokhoz a szolgáltatásokat már a rendezvény megtartása elött legalább három héttel meg kell rendelni.

Elöfordulhat az is, hogy a szolgáltatás nyújtója az utolsó pillanatban mondja vissza a program megrendezését. Ezért nagyon fontos a megfelelö ismeretség és összeköttetés a rendezvényszervezö részéröl, hogy biztosítani tudja a megígért müsort és a vendég ne távozzon kellemetlen szájízzel. Ekkor más szolgáltatót kell keresni, aki remélhetöleg nem fog csalódást okozni, sem a kastélynak, sem a vendégeknek.

A vendégek távozásakor a recepciós a konferencia vezetöjének megmutatja a fogyasztásokról szóló részletes számlákat, amelyet a megrendelö majd átutal a szálloda részére. Ezután a recepciós a Flexys programban elutaztatja a szobákat.

5.2. Esküvöi rendezvényszervezés

Az esküvöi rendezvényszervezés is fontos része a szálloda életének és a bevételek alakulásában is nagy szerepet játszik. Az esküvökre történö ajánlatkérések is általában emailen érkeznek. A kastélynak vannak erre a rendezvényre kiajánlható programcsomagjai meghatározott menüsorokkal és elözetes árkalkulációval. A nászutasok részére természetesen külön választható csomagok is a rendelkezésre állnak, hogy feledhetetlenné tegyük közös életük elsö napjait.

Minden esetben a vendégek ajánlatkérésére elküldik emailben az erre vonatkozó programokat. Amennyiben elnyeri a tetszésüket, akkor visszaigazolják, hogy az ajánlatkérést elfogadták és ezek után kezdödhetnek meg a személyes találkozások a rendezvényszervezövel és a tényleges szervezés. A vendégek részére zenekart, anyakönyvvezetöt, vöfélyt is tudnak biztosítani. A ceremónia akár a gyönyörü kastélykertben is megrendezhetö, ebben az esetben sátor is igényelhetö.

Minden esetben 10 vendégre kell egy pincérrel számolni. Természetesen elözetes árkalkulációt itt is kell készíteni a várható bevételek és kiadások alakulásáról, hogy a rendezvény ne legyen veszteséges. A kastélynak csak két állandó alkalmazásban lévö felszolgálója van ezért külsös pincéreket is foglalkoztatnak, hogy az esküvö lebonyolítása zavartalan legyen. Az egész ceremónia lebonyolítható a kastélyban, nem csak a lakodalom.

A helyszín kiválasztását, és lefoglalását a vendégek 10-12 hónappal a nagy nap elött elkezdik. A zenekarral, vöféllyel, anyakönyvvezetövel már fél évvel az esküvö elött célszerü elkezdeni az idöpont egyeztetést. A díszítéshez szükséges élövirágok, a menyasszonyi csokor és az torta megrendelése már a ceremónia elött 1-1,5 hónappal megtörténik. A szükséges italmennyiség beszerzésére is körülbelül 2-4 hetet számolni kell. Ez azért fontos mert a rendezvényszervezönek gyakran a fél országot át kell utaznia, hogy az ifjú pár kérésére a kiválasztott virágokat be tudja szerezni.

A díszítés és a terítés nagyon hosszadalmas és idöigényes feladat, de az eredmény magáért beszél. Az esküvök nagyságától függöen 11- 15 órát kell szánni ezekre a müveletekre, de van amikor még többet. Természetesen ebben az esetben minden segítö kézre szükség van ahhoz, hogy idöben készen legyen a termek szépítése.

A fiatal párral személyesen kell megbeszélni a részleteket (a menüsorban történö változtatást, a díszítést, csokrot milyen virágból készítsék, milyen legyen az esküvöi torta, hány vendég várható, egyeztetni kell az ültetési rendet, valamint a vendégek elszállásolását). Többszöri személyes találkozás szükséges ahhoz, hogy mindent a legapróbb részletekig egyeztetni lehessen. A személyes kontaktus fontos, mert ezáltal a rendezvényszervezö is elmondhatja elképzeléseit és közösen tudják segíteni egymást és a rendezvény sikeres lebonyolítását és a nézetbeli különbségeket is tudják rendezni ezen a módon.

A nagy napon welcome drinkkel várják a vendégeket ami általában pezsgö. A menüsor 5, vagy akár 7 fogásból állhat, ez a megrendelötöl függ. Amennyiben a fiatal párnak nem megfelelö a szálloda által ajánlott menüsor, akkor saját ételsort is összeállíthatnak, ennek kivitelezése sem jelent problémát, mert minden a megrendelök igényei szerint történik. Lehetöség van továbbá  igény szerit az esküvö kerti partyként, vagy akár ültetett állófogadásként való megrendezésére szabadtéri grillezéssel egybekötve.

Az esküvöknél is, ugyanúgy, mint a konferenciák szervezésénél szintén össze kell állítani egy forgatókönyvszerü programfüzetet, hogy mind a vendégek, mind a dolgozók nyomon tudják követni az eseményeket és minden a legapróbb részletekig olajozottan müködjön.

Ez nagy volumenü rendezvény, ezért az összes szakácsra és konyhai kisegítökre szükség van, de így is nagy teher hárul rájuk. A konyha szerepet játszik a termelésben ezért az ott elkészített ételek tálalása és díszítése is fontos funkciót tölt be a szálloda megítélésében. Egy ilyen rendezvény sikere és teljes lebonyolítása nagymértékben a dolgozókon is múlik, ezért nagyon fontos, hogy jól és teljes összhangban tudjanak egymással együtt dolgozni. A sikeres rendezvények és a vendégek pozitív visszajelzései is segítik a szálloda munkáját, hiszen ez jó marketing a kastélyra, valamint a dolgozókra nézve is. Ezáltal több megrendelöre tehetnek szert és ösztönzö lehet arra nézve, hogy a továbbiakban is ilyen jól, vagy ha lehet még jobban végezzék a munkájukat. A negatív visszajelzéseket is építö szándékúnak kell elfogadni, ezekböl is lehet tanulni, mégpedig azt, hogy ez a hiba még egyszer ne fordulhasson elö.

5.3. A vendégek különleges kérései

Az egyéni vendégek többnyire telefonon vagy emailben kérnek programajánlatot, ami lehet akár azonnali szobafoglalás is. Az eljárás teljes mértékben ugyanaz, mint a rendezvények megrendelöi esetén, azzal a különbséggel, hogy itt menüsort nem ajánlanak. Amennyiben a vendég részére kiajánlott csomagra, nem jelez vissza, akkor minden esetben fel kell vennünk vele a kapcsolatot és tájékozódnunk kell ennek okáról. Elöfordulhat, hogy lefoglalta a szobát, de nem érkezett meg. Ilyen esetben szintén meg kell keresni öt lehetöleg telefonon és érdeklödni elmaradásának okáról. Ha nem tudják elérni, fenn kell tartani a szobáját, a foglalás teljes idötartama alatt, ezután viszont az már újraértékesíthetö.

A vendég megérkezésének elsö mozzanata az udvarias üdvözlés, valamint a becheckolás, és a Fizetövendégkönyv kitöltetése, ami teljes mértékben csak egy formalitás, ezután a vendég elfoglalja a szobáját.

Meg kell nézni, hogy programcsomagot vett-e igénybe, az mit tartalmaz (például toronyvacsora, rózsafürdö, masszázs, kocsikázás, wellness a közeli túrkevei termál és élményfürdöben) és egyeztetni kell a szolgáltatókkal, mert a masször Mezötúrról jár be a kastélyba, a kocsis helybeli ugyan, de egyéb elfoglaltságai lévén, ehhez mérten kell beosztania az idejét. Egy részvételi jegyet is kiállítanak, mellyel a vendégek ingyen mehetnek a fürdöbe. Ha a vendég nem programcsomaggal érkezett, akkor az általános idötöltések közül lehet neki valamit ajánlani.

A toronyvacsorát egyéni vendégek is igénybe vehetik, kérhetik az eredeti ötfogásos menüsort is a hozzáillö borokkal, de étlapos étkezést is választhatnak, vagy a konyha ajánlhat ki nekik egy általános étrendet. Gyertyafény és halk zeneszó mellett zajlik díszterítékben tálalva és élövirágokkal díszítve.

A rózsafürdö a pezsgöfürdöben történik. A medence partját rózsaszálakkal- és szirmokkal, valamint rózsa illatú mécsesekkel díszítik, jégbehütött pezsgövel koronázzák meg a látványt.

A kastély konyhája a vendégek különleges kéréseit is teljesíti, ugyanis a szállodában megfordultak már cukorbeteg, liszt érzékeny, illetve diétázó vendégek is, ezért az ö igényeik is kielégíthetök jelezve ezzel azt is, hogy az itt dolgozók teljes mértékben felkészültek a  látszólag váratlan helyzetekre is. Természetesen ilyen esetekben speciális ételsorokat állítanak össze és olyan pékségekkel veszik fel a kapcsolatot, akik az étkeztetéshez szükséges pékárukat el tudják készíteni.

A vendégeknek nagyon jól esik a személyük felé irányuló kedvesség akár egyéni, akár konferenciavendégekröl van szó. Ezt példázza az is, hogy nem egyszer tudomást szereznek a vendégek név - illetve születésnapjáról, de elöfordulhat - föleg konferenciáknál - hogy a megrendelö hívja fel erre a rendezvényszervezö figyelmét a szobarendelés lefixálásakor. Ebben az esetben tájékozódni kell az ünnepelt nevéröl, a torta, vagy a virág fajtájáról és arról, hogy milyen keretek között történjen a köszöntés. A marketingesre hárul a lebonyolítás és az ehhez szükséges rendelés teljes folyamata. A köszöntés és pezsgöbontás a vacsora keretei között történik. Elöfordulhat, hogy az ünnepeltet csak egy apró ajándékkal szeretnék meglepni. Ilyenkor egy csokor virág, illetve bonbon, férfiak esetén egy üveg bor, vagy pezsgö, illetve a szobába készített csésze kávé is elegendö lehet a meglepetéshez.

Egyéni vendégek esetén, ha aznap tudják meg az eseményt, de már nincs idö a vásárlásra akkor egy a kastély logójával díszített céges lapra nyomtatott "Sok boldog születésnapot" is elég lehet ahhoz, hogy örömet szerezzenek nekik.

Ezek az esetek is remekül mutatják, hogy a vendégeknek nincsenek olyan kéréseik, illetve kívánságaik, amelyeket lehetetlen lenne teljesíteni.