BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT

BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT

BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT

A .......... ..... ...... .... költségvetési szerv (intézmény, polgármesteri hivatal) belső ellenőrzésével összefüggő feladatait az ál 222c27c lamháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény 97. -a alapján a következők szerint határozom meg.

I.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

A belső ellenőrzés célja, tartalma

A belső ellenőrzés alapvető célja, hogy biztosítsa a vezetés hatékonyságát, valamennyi tevékenység során a jogszabályi előírások, utasítások betartását, a vagyon védelmét, a belső rend és fegyelem megszilárdítását. Segítse elő a szabálytalan gyakorlat kialakulásának, terjedésének megakadályozását, a tartalékok feltárását. Az ellenőrzésnek alkalmasnak kell lennie arra is, hogy jelezze a céloktól, a normáktól, az SZMSZ-ben és az egyéb szabályokban előírt követelményektől való eltérést.

A belső ellenőrzés működésének általános követelményei

A belső ellenőrzéssel szemben általános követelmény, hogy:

a belső tartalékok feltárásával, az anyagi eszközök átcsoportosítási lehetőségeinek bemutatásával támogassa a vezetést,

segítse elő a költségvetési szervnél jelentkező feladatok minél magasabb színvonalon való ellátását,

tegye lehetővé a szakmai, gazdálkodási és egyéb feladatok legésszerűbb, legkisebb ráfordítással való ellátását, a rendelkezésre álló élő- és holtmunka ráfordításának hatékony felhasználását,

legyen a szabályszerű, fegyelmezett munka megvalósításának eszköze,

támogassa a racionális kezdeményezéseket, mutasson rá kellő időben a költségvetési szerv működése során felmerült megalapozatlan vagy helytelennek minősülő intézkedésekre, hiányosságokra,

a működés és gazdálkodás szervezettségének elemzésével és vizsgálatával, a gazdálkodással összefüggő jelenségek okainak feltárásával segítse elő a vezetés megfelelő tájékoztatását, a helyes vezetői döntések meghozatalát, a vezetői utasítások végrehajtását,

járuljon hozzá a hibák, hiányosságok, szabálytalanságok megelőzéséhez, a gazdálkodási fegyelem megszilárdításához.

Felelősség a belső ellenőrzés megszervezéséért

A belső ellenőrzés megszervezéséért, rendszerének kialakításáért a költségvetési szerv vezetője, illetve minden vezető felelős a maga területén.

II.

A BELSŐ ELLENŐRZÉS FELADATA,

VÉGREHAJTÁSÁNAK SZABÁLYAI

1.A költségvetési szerveknél jelentkező szakmai tevékenységgel összefüggő ellenőrzési feladatok   ^x

"

"

"

^x Az intézmény szakmai tevékenységének megfelelően kell meghatározni az elvégzendő feladatokat.

A gazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos ellenőrzési feladatok

A gazdálkodás szabályozottságának, szervezettségének ellenőrzése

Ennek keretében vizsgálni kell, hogy a költségvetési szerv szabályzataiban foglalt előírások összhangban vannak-e a mindenkor érvényes jogszabályi előírásokkal,

A végrehajtás során a belső szabályzatokban foglalt előírások megfelelően érvényesülnek-e.

Az említett követelmények maradéktalan érvényesülése érdekében a szabályzatok aktualitását 3 évenként felül kell vizsgálni.

A felülvizsgálatra vonatkozó konkrét feladatokat az éves ellenőrzési ütemtervben kell rögzíteni.

A felülvizsgálatnak a következő szabályzatokra kell kiterjedni:

Szervezeti- és Működési Szabályzat,

Számlarend,

Leltározási szabályzat,

Selejtezési szabályzat,

Bizonylati szabályzat,

Kötelezettség vállalás, utalványozás.

2.2.Munkaerő- és bérgazdálkodás ellenőrzése

Ennek keretében vizsgálni kell:

a munkaerő foglalkoztatása összhangban van-e a költségvetési szerv által ellátandó feladatokkal,

a bér- és létszámgazdálkodás során érvényesülnek-e a közalkalmazottak, illetve köztisztviselők jogállásáról szóló törvényi előírások.

2.3.Vagyongazdálkodás ellenőrzése

A vagyongazdálkodás gyakorlata megfelel-e az önkormányzat testülete által alkotott ..                          számú vagyonrendeletben foglalt előírásoknak.

2.4.Számviteli, elszámolási tevékenységgel összefüggő ellenőrzési feladatok

a./ A számviteli rend, bizonylati fegyelem érvényesül-e,

b./ A költségvetési beszámoló készítése során érvényesülnek-e a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló jogszabályi előírások.

A belső ellenőrzés részterületei

3.1. Vezetői ellenőrzés

a./A vezetők irányító tevékenységének részét képező vezetői ellenőrzés eszközei:

a vezetői döntések és jogszabályi előírások végrehajtásával kapcsolatos szakmai, gazdasági és más információk, a rendszeres vagy eseti adatszolgáltatások elemzése, értékelése,

az aláírási, utalványozási, ellenjegyzési jog gyakorlása során szakmai és gazdasági kihatással járó intézkedések indokoltságának, tartalmi helyességének, szabályszerűségének vizsgálata,

a munkahelyen végzett helyszíni ellenőrzés.

b./Az egyes részlegvezetők ellenőrzési kötelezettségeit munkaköri leírásokban rögzíteni kell.

3.2. A munkafolyamatba épített ellenőrzés

A munkafolyamatba épített ellenőrzést a szervezeti és működési szabályzatban, valamint az egyéb szabályzatokban és a munkaköri leírásokban foglalt előírások alapján kell végrehajtani.

Ennek keretében gondoskodni kell:

az ellenőrizendő feladatok pontos kijelöléséről,

az egyes feladatok ellenőrzéseit képező személy meghatározásáról,

az ellenőrzés módjának, gyakoriságának előírásáról.

A munkafolyamatba épített ellenőrzés során vizsgálandó feladatokat, azok ellenőrzését végző személyeket és időpontját az 1.sz. melléklet tartalmazza.

A feltárt hiányosságokról az ellenőrzést végző köteles .... napon belül az ellenőrzött személy közvetlen felettesét értesíteni.

3.3.Függetlenített belső ellenőr(i szervezet)

A függetlenített belső ellenőr(i szervezet) jogállását tekintve közvetlenül a költségvetési szerv vezetője (polgármester, intézmény vezetője) irányítása alatt áll.

Részletes feladatait jelen szabályzat II/2. pontja tartalmazza.

A Polgármesteri Hivatal saját tevékenységén kívül belső ellenőrzést végez a szervezetéhez tartozó részben önálló intézményeknél is.

A részben önálló költségvetési szervek belső ellenőrzése során a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét szabályozó megállapodásban foglaltak szerint kell eljárni.

A függetlenített belső ellenőrzés a következő módon valósul meg:

a./ önálló szervezeti egység keretében,

b./ függetlenített belső ellenőr alkalmazásával (önálló munkakörben),

c./ osztott munkakörű dolgozóval,

d./ külső szakértő megbízásával,

e./ ................. intézményekkel közösen foglalkoztatott belső ellenőrrel.

A belső ellenőr(i szervezet) feladatait a költségvetési szerv vezetője által minden év .....-ig jóváhagyott munkatervben kell megállapítani. Az éves ellenőrzési terv szerkezetét a 2.sz melléklet tartalmazza.

A belső ellenőr az ellenőrzésen kívül más rendszeres feladattal csak kivételesen akkor bízható meg, ha ellenőrzési feladatainak maradéktalan ellátása a teljes munkaidejét nem tölti ki, és az egyéb tevékenység az ellenőrzési feladatok ellátásával nem összeférhetetlen.

A belső ellenőrt (belső ellenőri szervezet vezetőjét) a szervezeti működési szabályzatban meghatározott módon

a./ meg kell hívni minden olyan megbeszélésre, melynek feladatkörét érintő kérdéseket tárgyalnak,

b./ tájékoztatni kell minden fontosabb belső intézkedésről.

3.4.A belső ellenőr jogai, kötelezettsége, felelőssége

a./ A belső ellenőrzést végző személy joga

ellenőrzés céljából a szabályzat hatálya alá tartozó költségvetési szervnél vizsgálatot végezni,

a vizsgált szervezeti egység minden olyan iratába betekinteni, melynek ismerete az ellenőrzéshez szükségesek,

részt venni a vizsgált szervezeti egység kiértékelő munkaértekezletén, vagy megbeszélésén.

b./ A belső ellenőrzést végző személy kötelezettségei, felelőssége

az ellenőrzést végző személy felelős az ellenőrzési feladatnak a munkaköri leírásában, a vizsgálati programban foglaltak szerint eleget tenni,

felelős a megállapítások helytállóságáért és azok adatszerű megalapozásáért,

köteles a vizsgálati program által meghatározott körben minden lényeges tényt megállapítani, feltárni és írásban rögzíteni,

köteles a megállapításokat az ellenőrzött személlyel közölni.

3.5.Az ellenőrzött szervek, személyek jogai, kötelezettségei

a vizsgált szervezet (személy) köteles az ellenőrzést végző személy részére minden tájékoztatást megadni, és az iratokba, dokumentumokba a betekintést biztosítani,

köteles az ellenőrzés zavartalan elvégzéséhez szükséges feltételeket biztosítani,

a belső ellenőrzést végző személy kérésére szóban, vagy írásban a valóságnak megfelelően nyilatkozni,

köteles az elfogadott megállapításokra külön utasítás nélkül az intézkedéseket megtenni,

joga van az ellenőrzés megállapításával kapcsolatban észrevételt tenni.

4. Az ellenőrzés végrehajtásának szabályai

4.1.Az ellenőrzési terv és tartalma

Az éves ellenőrzési terv összeállításáért a belső ellenőr (a belső ellenőrzési szervezet vezetője) felelős.

Az ellenőrzési tervnek tartalmaznia kell az adott évre ütemezett vizsgálatok tételes felsorolását a következő tagolásban:

a./ Témaellenőrzések

c./ Célellenőrzések

d./ Utóellenőrzések.

A témavizsgálatok során ugyanazokat a kérdéseket kell ellenőrizni több, vagy minden szervezeti egységnél.

Célellenőrzés keretében egy feladat végrehajtásának, valamely körülhatárolt kérdésnek, illetve jogszabály alkalmazásának vizsgálatát kell elvégezni egy szervezeti egységnél.

Célellenőrzés során a korábban végzett ellenőrzések alapján tett intézkedések végrehajtásáról kell meggyőződni.

Az ellenőrzési tervben valamennyi vizsgálatra vonatkozóan meg kell jelölni a következőket:

A helyszíni vizsgálat kezdő időpontját,

a helyszíni vizsgálat befejező időpontját,

a vizsgálatot végzők nevét,

a jelentés leadásának határidejét,

a jelentés elkészítéséért, leadásáért felelős személy megnevezését.

4.2.Ellenőrzési program

Az ellenőrzési programot a belső ellenőr (a belső ellenőrzés szervezetének vezetője) köteles elkészíteni.

A programot a vizsgálat kezdési időpontját megelőző ..... napon belül jóváhagyásra a polgármesternek, az intézmény vezetőjének meg kell küldeni.

Az ellenőrzési programnak a következőket kell tartalmaznia:

a./ az ellenőrzés jellegét, célját,

b./ az ellenőrző és az ellenőrizendő szervezeti egység megnevezését,

c./ az ellenőrzést végző személyek, az ellenőrizendő időszak megjelölését, az ellenőrzés kezdő és befejező időpontját,

d./ az ellenőrzés feladatainak részletes meghatározását,

e./ a jelentés leadásának határidejét,

f./ a program összeállítójának és a jóváhagyó személynek az aláírását.

Az ellenőrzési program szerkezetét a 3.sz. melléklet tartalmazza.

A függetlenített belső ellenőr (ellenőri szervezet) a vizsgálatot a helyszínen, a tényeket alátámasztó eszközök (számviteli bizonylatok, okmányok, nyilatkozatok, szemlék, stb.) felhasználásával köteles elvégezni.

Az ellenőrzést végző személy felelős a megállapításai helytállóságáért, és megalapozottságáért.

Amennyiben az ellenőrzés lefolytatása akadályba ütközne, akkor az ellenőrzés szabályozásáról szóló ......... számú polgármesteri utasításban foglaltak szerint kell eljárni.

4.4.A megállapítások írásba foglalása

Az ellenőrzés megállapításairól írásos jelentést kell készíteni a programban előírt határidőre.

Az ellenőrzési jelentés felépítésének szerkezetét a 4. sz. melléklet tartalmazza.

Az ellenőrzés megállapításainak bizonyítására felhasználhatók:

eredeti okmány,

hitelesített másolat,

kivonat,

tanúsítvány,

hitelesített összesítő kimutatás,

közbeeső jegyzőkönyv,

fénykép,

nyilatkozat,

szakértői vélemény.

A közbeeső jegyzőkönyv olyan tényállás vagy esemény bizonyítására szolgál, amelyről eredeti okmány nem áll rendelkezésre, de a valóságról az ellenőrzést végző személy és az ellenőrzött részleg dolgozója együttesen meggyőződtek és azt mindketten aláírásukkal igazolják.

A nyilatkozat az ellenőrzött részleg dolgozójának olyan írásbeli kijelentése, amelyben - egyéb okmányok hiányában - tényállást igazol, vagy közöl.

Szakértői vélemény akkor vehető igénybe, ha a megállapítás bizonyítására különleges felkészültség szükséges.

A belső ellenőr köteles a személyes felelősséget felvetni ha:

a vizsgálattal érintett dolgozó munkaköri kötelezettségét vétkesen megszegte,

jogszabályi előírást vagy belső utasítást sértett a munkája során a vizsgált dolgozó.

A felelősként megjelölt személyekkel a belső ellenőr a rájuk vonatkozó megállapításokat köteles ismertetni. A felelőssé tett személy a felelősségével kapcsolatos megállapítások megismerését záradékkal ellátott jelentés aláírásával köteles elismerni.

A felelősségi záradéknak a következőket kell tartalmaznia:

"A jelentés (vagy a jelentés .... oldal) bekezdésétől ...oldal (bekezdéséig terjedő részben foglalt) megállapításokat megismertem és tudomásul veszem, hogy ezzel kapcsolatban .... napon belül írásban magyarázatot vagyok köteles adni."

A felelőssé tett személy a záradékban megállapított határidőre a belső ellenőrnek (az ellenőrzési szervezet vezetőjének) a következőkről köteles írásbeli magyarázatot adni, illetve nyilatkozni:

elismeri-e a terhére rótt tényt és azzal kapcsolatos felelősségét,

mi volt a mulasztás, a hiányosság oka,

mit kíván tenni a hiányosság megszüntetése, kijavítása érdekében.

Az írásbeli nyilatkozatot és a belső ellenőr arra tett észrevételét a jelentéshez csatolni kell.

A felelőssé tett személlyel szemben a belső ellenőr (az ellenőrzési szervezet vezetője) fegyelmi, illetve az egyéb felelősségre vonás iránti eljárást köteles kezdeményezni.

Az ellenőrzés megállapításai alapján szükséges fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntetőeljárás kezdeményezésénél a vonatkozó külön jogszabályok előírásai szerint kell eljárni.

A megállapítások hasznosítása érdekében a jelentést záradékkal kell ellátni, melynek a következőt kell tartalmaznia:

"Az ellenőrzési jelentésben foglaltakat

megismertem, azokkal kapcsolatban ....

napon belül észrevételt (nem) teszek."

4.5. Az ellenőrzés megállapításainak hasznosítása

Az ellenőrzés tapasztalatai alapján a szükséges intézkedéseket a költségvetési szerv vezetője (polgármester, intézményvezető) rendeli el, illetve kezdeményezi. Erre a helyszíni ellenőrzés befejezését követő ... napon belül kell sort keríteni.

A megállapítások hasznosításának, a realizálásnak a megoldási formáiról a konkrét tapasztalatok ismeretében - a belső ellenőr, belső ellenőri szervezet vezetőjének javaslata alapján - a költségvetési szerv vezetője dönt.

A realizálás keretében intézkedni kell:

a hibák, hiányosságok kijavításáról, káros következményeinek megszüntetése érdekében a szükséges intézkedések elrendeléséről,

indokolt esetben a felelősségre vonások elrendeléséről.

4.5.1.Az intézkedések elrendelésének formái

Az ellenőrzések megállapításai alapján a szükséges intézkedések elrendelése történhet:

zárótárgyaláson

realizáló levéllel.

A zárótárgyalások előkészítéséről, illetve a realizáló levelek tervezeteinek elkészítéséről a belső ellenőr (belső ellenőri szervezet vezetője) köteles gondoskodni.

a./ A zárótárgyaláson (vagy zárómegbeszélésen)

Zárótárgyaláson az előzetesen megküldött és egyeztetett jelentés tartalma és az ellenőrzés javaslatai alapján meg kell határozni a következőket:

a teendő intézkedések irányát,

a szükséges intézkedések módját, ütemezését,

a végrehajtásért felelősök megnevezését, határidők megjelölésével.

A zárótárgyaláson a szükséges intézkedések meghatározása érdekében jelen kell lenni

az ellenőrzött részleg vezetőjének, az ellenőrzött személynek,

a részletek tisztázása érdekében a belső ellenőrnek (ellenőrzési részleg vezetőjének és a vizsgálatot végző személynek),

a költségvetési szerv vezetőjének vagy az általa felhatalmazott személynek.

A zárótárgyalás tényét, az elrendelt intézkedéseket jegyzőkönyvbe kell foglalni.

b./ Realizáló levélben

fel kell hívni az ellenőrzött részleg vezetőjének vagy az ellenőrzött személynek a figyelmét a jelentésben foglalt megállapításokra,

utalni kell arra, hogy az ellenőrzött részleg vezetője vagy az ellenőrzött személy köteles a szükséges intézkedéseket megtenni,

a megtett intézkedésekről .... napon belül az ellenőrzési részleg vezetőjét (belső ellenőrt) tájékoztatni.

A realizáló levelet a belső ellenőr (ellenőrzési részleg vezetője) köteles elkészíteni, amit a költségvetési szerv vezetője ír alá.

A válaszlevelek, tájékoztatások megküldését követően az ellenőrző szervezet vezetőjének (a belső ellenőrnek) véleménye alapján a költségvetési szerv vezetője (polgármester, intézményvezető) dönt arról, hogy a jelzett intézkedéseket elfogadja-e vagy sem.

Amennyiben a válaszlevelekben jelzett intézkedések elfogadásra kerültek az ellenőrzést lezártnak kell tekinteni.

Abban az esetben, ha a jelzett intézkedések nem elfogadhatóak, úgy újabb felhívást kell küldeni.

Az intézkedések megtörténtéről indokolt esetekben külön utóellenőrzést kell tartani. Az utóellenőrzés elrendeléséről a költségvetési szerv vezetője (polgármester, intézményvezető) dönt.

1.sz. melléklet

J E G Y Z É K

a munka folyamatába épített ellenőrzési feladatokról

2. sz. melléklet

polgármesteri hivatal (intézmény)

BELSŐ ELLENŐRZÉSI MUNKATERV

200.... évre

Témavizsgálatok

Ellenőrzendő feladat megnevezése

Vizsgált időszak:

A vizsgálat kezdési időpontja:

A vizsgálat befejezési időpontja:

A vizsgálatot végzi:

Ellenőrzendő feladat megnevezése

Vizsgált időszak:

A vizsgálat kezdési időpontja:

A vizsgálat befejezési időpontja:

A vizsgálatot végzi:

.

Célvizsgálatok

Az ellenőrzési feladat megnevezése

Vizsgált időszak:

A vizsgálat kezdési időpontja:

A vizsgálat befejezési időpontja

A vizsgálatot végzi:

.

Utóellenőrzések

Az ellenőrzési feladat megnevezése

A vizsgálat kezdési időpontja:

A vizsgálatot végzi:

.

Összeállította: ........................           Jóváhagyta: ...........................

belső ellenőr polgármester

(belső ellenőrzési intézményvezető

részleg vezetője)

3.sz. melléklet

polgármesteri hivatal (intézmény)

ELLENŐRZÉSI PROGRAM

ellenőrzéséhez

I.

Az ellenőrzés célja: annak megállapítása, hogy a vizsgált intézménynél ................... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... ......................

II.

Részletes vizsgálati szempontok

III.

Az ellenőrzés szervezése

Az ellenőrzött időszak:

A helyszíni ellenőrzést ................... között kell lefolytatni.

Az ellenőrzést végzi:

Az érdekeltekkel egyeztetett jelentés elkészítésének és leadásának határideje:

A jelentés elkészítéséért .................. felelős.

Dátum: ..........

Készítette: ........................ Jóváhagyta: ...........................

belső ellenőr polgármester

(belső ellenőrzési intézményvezető

részleg vezetője)

4.sz. melléklet

polgármesteri hivatal (intézmény)

J E L E N T É S

vizsgálatról

Az ellenőrzésre ............ számú vizsgálati program alapján került sor.

A vizsgálat célja volt annak megállapítása, hogy .......... ..... ...... ................... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... ........

Az ellenőrzést végezte:

I.

A vizsgálat részletes megállapításai

II.

Következtetések, javaslatok

Kelt: 200.... év .... hó ..... nap

Ellenőrzést végző(k) aláírása:               ....................... .......................

Záradék:

.......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .....

.......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... ..... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .......... ..... ...... .....