Informatikai projektmenedzsment

Informatikai projektmenedzsment

5. gyakorlat

Tevékenységjellemzők finomhangolása

A gyakorlat témája:

Tevékenységkapcsolatok beállítása

Tevékenységek időütemezésének korlátozása

Kritikus úton levő tevékenységek azonosítása

Tevékenységek megszakítása

Tevékenységnaptár létrehozása

Tevékenység típusának megváltoztatása

Határidők kitűzése a teljesítéshez

Fix költségek megadása és felmerülésük meghatározása

Ismétlődő tevékenységek létrehozása

1. Tevékenységkapcsolatok beállítása

Tevékenységkapcsolatok:

BK (FS) Befejezés-Kezdés

KK (SS) Kezdés-Kezdés

BB (FF) Befejezés-Befejezés

KB (SF) Kezdés-Befejezés

A tevékenységek közötti kapcsolatnak azt kell kifejeznie, hogy a munkát milyen sorrendben kell elvégezni. A kapcsolatot késleltetés (Lag) megadásával finomíthatjuk.A negatív késleltetést átfedési (lead time), a pozitívat késleltetési időnek (lag time) nevezzük.

Tehát ha két tevékenység között BK kapcsolat áll fenn:

• Negatív késleltetési idő megadása esetén a következő tevékenység hamarabb elkezdődik, mint ahogyan az előző befejeződött volna.
• Pozitív késleltetési idő megadása esetén a következő tevékenység valamivel később kezdődik el, mint ahogy az előző befejeződött volna.

A késleltetés mértékét megadhatjuk a Tevékenység adatai (Task Information) párbeszédpanelen vagy a Bejegyzés (Entry) tábla Megelőzők (Predecessors) oszlopában. A késleltetést megadhatjuk időegységben (pl 2 nap) vagy a megelőző tevékenység időtartamának százalékos arányaként (pl 50%). A késleltetést bármelyik típusú tevékenységkapcsolat esetében alkalmazhatjuk.

Gyakorló állomány: film5.mpp

Töltsük le és nyissuk meg a MS Projektben

a.)    A 9. tevékenység Tevékenység adatai lapján állítsunk be a megelőző 8. tevékenység
Eltérés (Lag) mezőjébe -50% os átfedési időt. Figyeljük meg a további tevékenységek átütemezését! (Ugrás a kijelölt tevékenységre gomb!) A 9. tevékenység most úgy van ütemezve, hogy akkor kezdődjön, amikor a 8. tevékenység fele befejeződött. Amennyiben a 8. tevékenység időtartama megváltozik, a MS Project úgy ütemezi újra a 9. tevékenység kezdési időpontját, hogy ismét 50%-os átfedésben legyenek.

b.)    Változtassuk meg a 10. tevékenység és az őt megelőző 9. tevékenység kapcsolatát Kezdés-Kezdés típusúra.

Megfelelően választott kapcsolattípusok és késleltetések révén beállított átfedésekkel könnyedén lerövidíthetjük a projekt átfutási idejét. Mivel a MS Project nem ismerheti a felvett tevékenységekben levő munkák valóságos viszonyait, így nem is lehet képes automatikus ütemterv-korrekcióra, a projektvezetőknek kell elemezniük a tevékenységek sorrendjét, összefüggéseit, és szükség szerint pontosítaniuk a kapcsolatokat. Még valami.Két tevékenység viszonyát általában nem lehet meghatározni, csak konkrétan, az adott technológia, munkaszervezés, ütemtervi részletezettség stb. figyelembevételével. Ezért ne is keressünk olyan könyvet, amely konkrétan leírja, hogy mely tevékenységek közé milyen kapcsolatot kell tenni.

2. Tevékenységek időütemezésének korlátozása

A MS Project-ben minden tevékenységhez tartozik egy, az időütemezés szabadságát meghatározó korlát (Constraint). A korlátokat a következő három kategóriába sorolhatjuk:

Teljesen lágy korlátok: A MS Project meg tudja változtatni a tevékenységek kezdő és befejezési időpontját.

o        ASAP (lehető leghamarabb):
A MS Project úgy fogja ütemezni a tevékenységet, hogy a lehető leghamarabb végbemenjen. Ez az alapértelmezett korláttípus minden új tevékenység esetében, ha a projektet kezdésre ütemezzük.

o        ALAP (lehető legkésőbb):
A MS Project úgy fogja ütemezni a tevékenységet, hogy a lehető legkésőbb végbemenjen. Ez az alapértelmezett korláttípus minden új tevékenység esetében, ha a projektet befejezésre ütemezzük

Félig lágy korlátok: A tevékenység kezdési vagy befejezési időpontja határidőhöz  kötött. A MS Project ezen határidőn belül rugalmasan ütemezi a tevékenységek kezdési vag befejezési időpontját.

o        SNET (ne kezdődjön el hamarabb, mint.)
A MS Project úgy fogja ütemezni a tevékenységet, hogy az általunk megadott időpontban vagy az után kezdődjön csak el. Ezzel a korláttípussal tudjuk biztosítani, hogy a tevékenység ne kezdődjön el egy meghatározott időpont előtt.

o        SNLT (ne kezdődjön el később, mint.)
A MS Project úgy fogja ütemezni a tevékenységet, hogy az általunk megadott időpontban vagy előtte kezdődjön csak el. Ezzel a korláttípussal tudjuk biztosítani, hogy a tevékenység ne kezdődjön el egy meghatározott időpont után.

o        FNET (Ne fejeződjön be hamarabb, mint.)
A MS Project úgy fogja ütemezni a tevékenységet, hogy az általunk megadott időpontban vagy később fejeződjön be. Ezzel a korláttípussal tudjuk biztosítani, hogy a tevékenység ne fejeződjön be egy meghatározott időpont előtt.

o        FNLT (Ne fejeződjön be később, mint.
A MS Project úgy fogja ütemezni a tevékenységet, hogy az általunk megadott időpontban vagy hamarabb fejeződjön be. Ezzel a korláttípussal tudjuk biztosítani, hogy a tevékenység egy meghatározott időpontnál hamarabb fejeződjön be.

Teljesen kemény korlátok: A tevékenységnek meghatározott naptári időpontban kell kezdődnie és befejeződnie.

o        MSO (a megadott dátummal el kell kezdődnie)
A MS Project úgy fogja ütemezni a tevékenységet, hogy az általunk megadott időpontban  kezdődjön csak el. Ezzel a korláttípussal tudjuk biztosítani, hogy a tevékenység egy konkrét időpontban kezdődjön el.

o        MFO (a megadott dátummal be kell fejeződnie)
A MS Project úgy fogja ütemezni a tevékenységet, hogy az általunk megadott időpontban fejeződjön be. Ezzel a korláttípussal tudjuk biztosítani, hogy a tevékenység egy konkrét időpontban fejeződjön be.

Az, hogy milyen típusú korlátot alkalmazunk egy tevékenységhez, attól függ, hogy mit szeretnénk elérni a MS Projecttel. Csak akkor használjunk teljesen kemény korlátot, ha a tevékenység kezdési vagy befejezési idejét olyan tényezők határozzák meg, amelyek a projekt résztvevőitől függetlenek, sem korábban, sem későbben nem hajthatók végre. Mivel külső hatások projektben való jelentkezéséről van szó, így ezek kivétel nélkül csak mérföldkövekhez társulnak. Azoknál a tevékenységeknél, ahol nincsenek ilyen megszorítások, használjunk lágy korlátokat. Ezekkel lehet a legkörültekintőbben összehangolni a kezdő és a befejező időpontokat, továbbá lehetővé teszik, hogy a MS Project módosítsa az időpontokat, ha a projektterv megváltozik.

Gyakorlat

a)      A Tevékenységek (Tasks) ablakban kattintsunk a Határidők beállítása és tevékenységek korlátozása Seat Deadlines And Constrain Tasks) hivatkozásra. Megjelenik a Határidők és korlátok (Deadlines And Constraints) ablak.

b)      Jelöljük ki a 20. tevékenységet (Felvonulás, beállítás 3. jelenet). A jelenetet olyan helyszínen kellene felvenni, ami csak 2004. május 24. után áll a forgatócsoport rendelkezésére.

c)      A Határidők és korlátok (Deadlines And Constraints) ablak Tevékenység korlátozása (Constrain a Task) mezőjéből válasszuk ki: Kezdés legkorábban: (Start No Earlier Than) (Ne kezdődjön el hamarabb, mint.)

d)      Írjuk be vagy válasszuk ki az alatta lévő dátum mezőből: 2004.05.24., majd Kész (Done) gomb.
A MS Project SNET korlátot rendel a tevékenységhez, és megjelenik egy korlát ikon az Indicators oszlopban, melyre ha rámutatunk megtekinthetjük a korlát részleteit egy felbukkanó ablakban.
A 20. tevékenység úgy lett újraütemezve, hogy május 24-én kezdődjön el május 20. helyett. Az összes tevékenység, ami függ a 20.-tól, újra lett ütemezve.

Néhány további tudnivaló a tevékenységek korlátairól:

• Ha megadjuk egy tevékenység befejezési időpontját, (pl a Befejezés oszlopban) azzal FNET korlátot rendelünk hozzá.
• Ha megadjuk egy tevékenység kezdő időpontját (pl a Kezdés oszlopban) vagy áthúzunk egy sávot a sávos ütemterven, azzal SNET korlátot rendelünk hozzá.
• A tervezés fázisban lehetőleg ne használjunk keményebb korlátokat, ha mégis kell, rendeljük mérföldkövekhez, és kapcsolatok révén származtassuk át a tevékenységekre
• Sok esetben a határidő kitűzése jobb megoldás, mint félig lágy, vagy kemény korlát hozzárendelése.
• Korlátozás megszüntetéséhez kattintsunk a Tevékenység adatai (Task Information) párbeszédpanel Speciális (Advanced) fülén. A Korlát típusa (Constraint Type) mezőben, ütemezési iránytól függően válasszuk ki az ASAP (minél korábban) vagy ALAP (minél később) lehetőséget. (Ezek az alapértelmezettek)
• Ha a kapcsolódó tevékenységeken félig lágy vagy kemény korlátokat alkalmazunk, akkor előfordulhat, hogy ún. negatív tartalékidők jönnek létre. Például ha egy tevékenység BK kapcsolattal követi a megelőző tevékenységet, és MSO ( a megadott dátummal el kell kezdődnie) korláttal korábbra ütemezzük a kapcsolat révén lehetségesnél, negatív tartalékidőt és ütemezési konfliktust okozunk. Alapértelmezés szerint a korlát felülbírálja a kapcsolatokat, de arra is van lehetőség, hogy a tevékenységek kapcsolatának tiszteletben tartását kérjük a MS Projecttől. Kattintsunk az Eszközök (Tool) menüben, a Beállítások (Options) gombra, majd válasszuk az Ütemezés (Schedule) fület a megjelenő párbeszédpanelen. Távolítsuk el a pipát A tevékenységek mindig alkalmazkodnak a korlátdátumokhoz (Tasks will always honor their constraint dates) jelölőnégyzetből. Ez a beállítás csak az aktuális projektfájlra vonatkozik.
• Ha egy projektet a kezdés helyett a befejezésre ütemezünk, a korlátok működése némileg módosul. Például az ASAP helyett az ALAP korláttípus lesz az alapértelmezett. Ilyen esetben különös gonddal figyeljük, hogy a korlátok hatása a szándékunknak megfelelő legyen.

3. Kritikus úton levő tevékenységek azonosítása

A kritikus út a tevékenységek olyan sorozata, amelyen bármely tevékenység időtartamának megváltozása közvetlenül kihat az egész projekt átfutási idejére. Ebben a kifejezésben a kritikus szó nem utal semmilyen negatívumra, mindössze azt jelzi, hogy az ilyen tevékenységgel közvetlenül befolyásolhatjuk a projekt időtartamát.

A projekt előrehaladásával változhat a kritikus út összetétele. A tevékenységek tervezettnél gyorsabb vagy lassabb végrehajtása révén időtől időre más és más utak alkothatják a kritikus út elemeit.

A kritikus út megértésének kulcsa a tartalékidő, más néven a tevékenységek elcsúsztathatóságának megértése. A tartalékidőnek két típusa van: szabad és teljes.

A szabad tartalékidő az az időmennyiség, amennyivel egy tevékenység késleltethető vagy kiterjedhet anélkül, hogy az kihatna valamely másik tevékenységre.

A teljes tartalékidő az az időmennyiség, amennyivel egy tevékenység késleltethető vagy kiterjedhet anélkül, hogy az kihatna a projekt befejezésére. Egy tevékenység kritikus, ha a teljes tartalékideje kisebb egy meghatározott értéknél vagy egyenlő vele. Ez az érték alapesetben 0.

Gyakorlat

a)      A nézetek közül válasszuk ki a Részletes Gantt (Detail Gantt) nézetet (További nézetek ((More Views)

b)      Ugorjunk a 12. összefoglaló tevékenységre (Forgatás).
A 3. jelenetre épülő tevékenységek kritikus tevékenységek. A kritikus tevékenységek sávja piros, míg a nem kritikus tevékenységeké kék. A vékony kék vonal és a mellette álló szám az adott tevékenység szabad tartalékidejét mutatja.

c)      A MS Project alapértelmezés szerint kritikusnak csak a 0 tartalékidővel rendelkező tevékenységeket veszi, ennek megváltozatását az Eszközök (Tools) menüben a Beállítások (Options) elem hatására megjelenő párbeszédpanel Számítás (Calculation) fülén a A tevékenység kritikus, ha a tartalékidő legfeljebb . nap (Task are critical if slack is less than or equal to) mező kitöltésével kérhetjük.
A MS Project folyton újraszámolja a kritikus utat, még akkor is, ha sosem jelenítjük meg.

d)      Táblázatos formában a szabad és a teljes tartalékidő értékét bármely ütemterv nézetben Ütemezés (Schedule) tábla megjelenítésével, vagy a Szabad tartalékidő és Teljes tartalékidő (Free slack és Total slack) mezők beszúrásával.

4. A tevékenység munkafolyamatának megszakítása

Vannak esetek, amikor szükségessé válik a betervezett tevékenységek végrehajtásának megszakítása.

• A végrehajtás során előre látható, hogy meg kell szakítani egy tevékenység végrehajtását. Pl.: az adott erőforrás egy egész hetes tevékenységhez van hozzárendelve, de kiderül, hogy szerdán részt kell venni egy igazgatósági ülésen
• Egy tevékenység váratlanul félbeszakad. A tevékenység megkezdése után az erőforrásnak abba kell hagynia a munkát, mert egy másik tevékenység előnyt élvez. Csak azután folytathatja a munkát, hogy az előző tevékenységgel végzett.

Ha már a tervezési fázisban látható, hogy az adott tevékenység csak két részletben hajtható végre, és a megszakítás oka általános, nem függ konkrét erőforrástól sem, célszerűbb a megszakítás helyett egy összefoglaló tevékenység alá bontani a munkarészeket.

Gyakorlat

a)      Válasszuk ki a 4. tevékenységet! (Forgatási lapok összeállítása)
Tudjuk, hogy ennek a tevékenységnek a munkafolyamatát március 15. után, két napon belül meg kell szakítani.

b)      Kattintsunk a Tevékenység megszakítása (Split Task) gombra a Szokásos (Standard) eszköztáron! Megjelenik egy felbukkanó ablak, és megváltozik az egér mutatója.

c)      Mutassunk az egérrel 4. tevékenység sávjára az ütemterven! Ez a felbukkanó ablak nélkülözhetetlen a tevékenység megszakításához. Megjeleníti a tevékenység második részének kezdési időpontját. Ahogy mozgatjuk az egeret, a tevékenységet ábrázoló sáv felett látjuk, hogy ez az időpont folyamatosan változik.

d)      Mutassunk, (de ne kattintsunk) a 4. tevékenység sávjára az ütemterven, amíg meg nem jelenik a kezdés időpontja: 2004. 03. 15., hétfő.

e)      Húzzuk jobbra az egeret, amíg a kezdés időpontja nem változik 2004. 03. 17., szerdára, majd engedjük el az egér gombját. A MS Project megszakítja a tevékenységet, amit a sávos ütemtervben pontvonallal jelöl a tevékenység két része között.

Néhány tudnivaló a tevékenységek megszakításáról:

• Az idősor alsó számsorának a beállítása fontos a tevékenységek megszakításánál, mert ez határozza meg azt a legkisebb időegységet, amelyekre a tevékenység felosztható.
  Beállítása: Formátum (Format) Időskála (Timescale)
• Annyi részre osztunk egy tevékenységet, amennyire csak szeretnénk
• A megszakítás újraütemezéséhez húzzuk jobbra vagy balra a megszakított tevékenység részeit.
• A program a tevékenység-megszakítás idejét, amit pontvonallal jelöl, nem adja hozzá a tevékenység időtartamához, csak abban az esetben, ha a tevékenység fix időtartamú. Tényleges munka nem történik a megszakítás ideje alatt.
• Ha a megszakított tevékenység időtartama változik, akkor a tevékenység utolsó része lesz hosszabb vagy rövidebb.
• Egy megszakított tevékenység két részének újraegyesítéséhez húzzuk össze a két részt!

e)     Az egyes tevékenységek munkarendjének beállítása

Néhány tevékenységet olyan időbeosztás szerint kell ütemezni, amely eltér a projekt alapnaptárától, és a hozzárendelt erőforrások naptáraival sem egyezik meg teljes mértékben. Ilyen esetekben tevékenységnaptárat rendelünk az érintett tevékenységekhez. A projektnaptárhoz hasonlóan mi határozzuk meg, hogy melyik alapnaptárt fogjuk tevékenységnaptárként alkalmazni.

Néhány példa:

A szokásos alapnaptárt használjuk projektnaptárként, de az egyik tevékenységünknek egész éjszaka folytatódnia kell

Tevékenységünknek a hét egy adott napján kell megvalósulnia.

Tevékenységünknek egy hétvége alatt kell vagy csak hétvégeken szabad megvalósulnia.

Az erőforrásnaptáraktól eltérően a tevékenységnaptárak nem jönnek létre automatikusan. Naptárat nekünk kell a választott tevékenységhez rendelnünk. Ha a gyárilag hozzáadott naptárak egyike sem felel meg az igényeinknek, létre kell hozni egyet, és azt kell megadni a tevékenységnaptár mezőjében.

Ha például a 24 órás alapnaptárt rendeljük hozzá egy tevékenységhez, a MS Project 24 órás munkanap szerint fogja ütemezni a tevékenységünket, nem pedig a projektnaptárban meghatározott munkaidő alapján.

Ha egy tevékenységnaptárral rendelkező tevékenységhez rendelünk erőforrást, a munka ütemezésénél a MS Project csak a tevékenység- és erőforrásnaptár átfedéseit veszi figyelembe. Ha nincs köztük megfelelő mértékű egybeesés, a program figyelmeztet bennünket.

Gyakorlat

A film projektünkben az egyik jelenetet éjszaka kellett felvenni, viszont a projektnaptárban nincsenek ilyen késői munkaórák. Mivel ez a tevékenység nagymértékben eltér a projekt normális munkarendjéről, nem szeretnénk megváltoztatni a projektnaptárt, ezért új alapnaptárt hozunk létre és ezt alkalmazzuk a megfelelő tevékenységre:

a)      Eszközök (Tools) menü, Munkaidő módosítása (Change Working Time)

b)      A megjelenő párbeszédpanelen kattintsunk az Új (New) gombra

c)      A Név mezőbe írjuk be: Esti forgatás.

d)      Bizonyosodjunk meg arról, hogy a Másolat mezőben a Szokásos van kiválasztva, majd OK

e)      Jelöljük ki a dátumoknál hétfőtől péntekig az oszlopfeliratokat

f)        Kezdés:17:00, Befejezés: 23:00, Nem alapértelmezett munkaidő, OK

g)      Alkalmazzuk a létrehozott naptárat a 34-es tevékenységre: Forgatás (2. jelenet)
Tevékenység adatlap, Speciális fül, Naptár mezőben kell kiválasztani az Esti forgatás naptárt. Jelöljük be az Ütemezés az erőforrásnaptárak figyelembe vétele nélkül  (Scheduling Ignores Resource Calendars) jelölőnégyzetet. A Jelölők oszlopban megjelenik egy naptár ikon.

6. Tevékenység típusának megváltoztatása

Az erőforrás tevékenységhez rendelésekor a MS Project kiszámítja a tevékenység munkamennyiségét:

Munka=Időtartam * Erőforrás-mennyiség

A tevékenységnek akkor van munkaigénye, ha legalább egy munka típusú erőforrás hozzá van rendelve. A képlet minden eleme egy tevékenységtípusnak felel meg. A tevékenység típusa szabja meg, hogy az ütemezési képlet három értéke közül melyik marad változatlan, ha a másik kettő változik.

Az alapértelmezett tevékenységtípus a Rögzített erőforrás-mennyiség (Fix Unit), tehát amikor megváltoztatjuk egy tevékenység időtartamát, a MS Project újraszámolja a munkát. Ugyanígy, ha megváltoztatjuk a tevékenység elvégzéséhez szükséges munkát, a MS Project újraszámítja az időtartamot. Az erőforrás-mennyiségek mindkét esetben változatlanok maradnak. A két másik tevékenységtípus a Rögzített időtartam (Fix Duration) és Rögzített munkamennyiség (Fix Work).

Rögzített időtartamú tevékenység esetén az erőforrás-mennyiség vagy a munkamennyiség egyikének megadása után a MS Project újraszámolja a másikat.

Rögzített munkamennyiségű tevékenység esetén az erőforrás-mennyiség vagy az időtartam egyikének megadása után a MS Project újraszámolja a másikat. Ne feledjük, hogy ennél a tevékenységtípusnál nem tudjuk kikapcsolni a Munkavezérelt (Effort Driven) ütemezést.

Hogy egyes tevékenységeknél melyik tevékenységtípus a megfelelő, az attól függ, hogy miként szeretnénk a MS Projecttel ütemeztetni a tevékenységet.

Tevékenység típusának megtekintése, megváltoztatása:

• Tevékenység adatlap (Task Information) - Speciális (Advanced) fül
• Ablak (Window) - Megszakítás (Split) menü

Egy tevékenység típusát bármikor módosíthatjuk. A tevékenységtípus rögzített jelzője nem jelenti azt, hogy az időtartamának, erőforrás-mennyiségének és munkaigényének az értéke megváltoztathatatlan. Bármelyik tevékenységtípus bármelyik értéke megváltoztatható, illetve amikor egy tevékenység időtartamát, a hozzárendelt erőforrás vagy munka mennyiségét szerkesztjük, a MS Project intelligens címkét jelenít meg, aminek segítségével a módosítások hatását megváltoztathatjuk.

Gyakorlat

a)     Kattintsunk a Projektkalauz Nyomon követés gombjára.

b)      Válasszuk a Módosítások végrehajtása a projekten (Make Changes to the Project) hivatkozást. Baloldalon A projekt módosítása tábla, jobboldalon a Hozzárendelések szerkesztése nézet jelenik meg. Ebben a nézetben a tevékenységekhez rendelt erőforrások a megfelelő tevékenység alatt vannak felsorolva, és minden tevékenységnek és erőforrás-hozzárendelésnek látható többek között az időtartama, munkamennyisége, valamint az erőforrás-hozzárendelés mennyisége, azaz a korábban említett képlet három változója.

c)      Válasszuk ki a 2. tevékenységet! (Forgatókönyv áttekintése)
Láthatjuk, hogy a 2. tevékenység munkaóráinak száma összesen 40 óra (20 óra mindkét erőforrás számára), Az erőforrás-mennyiség egyenként 100%, és az időtartama - ugyancsak egyenként - fél hét. Most a tevékenység időtartamát fogjuk megváltoztatni, hogy lássuk, miként hat a többi értékre.

d)      A forgatókönyvet korábban már elolvasó erőforrásokkal történt megbeszélés során megegyeztünk, hogy azonos munkamennyiség mellett megduplázhatnánk a tevékenység időtartamát. Ennek megfelelően a 2. tevékenység Időtartam (Duration) mezőjébe írjuk be: 1 hét.

A MS Project egy hétre változtatja a 2. tevékenység időtartamát, és megnöveli a munkaidőt 40 órára, erőforrásonként. Azt szeretnénk, hogy az időtartam a kétszeresére változzon (ez megtörtént), de a munkaidő ne változzon (ez nem történt meg), így az intelligens címkét fogjuk használni a tevékenység új időtartamának beállítására.

e)      Mutassunk az Időtartam mezőre és kattintsunk az Intelligens címke műveletek gombra. A lehetséges beállítási lehetőségek:

A tevékenységhez szükséges munkaóraszám nőtt, így több időre van szükség

Az erőforrások naponta kevesebb munkaórát dolgoznak: nő a teljes időtartam

Mivel a 2. tevékenység Rögzített erőforrás-mennyiségű (ez az alapértelmezett tevékenységtípus), az intelligens címke alapértelmezett beállítása az, hogy az időtartam növelésével a munkaidő növekedjen. Mi azonban szeretnénk megtartani a munkamennyisé értékét és csökkenteni a tevékenység új időtartamához rendelt erőforrás-mennyiséget. Válasszuk a 2. lehetőséget, aminek eredményeként  hosszabb időtartam mellett minden erőforrás igénybevétele 50%-ra csökkent, és a teljes munkamennyiség 40 óra maradt (20 óra erőforrásonként).

f)        Válasszuk ki a 67-es tevékenységet! (Bemutató vetítés hivatalos jóváhagyás céljából). A tevékenység lapjának Speciális fülén látható, hogy a tevékenység jelenleg Rögzített erőforrás-mennyiségű. A tevékenység egész napra lett ütemezve, bár a hozzárendelt erőforrások egy része csak fél napig fog rajta dolgozni. Ezért, és hogy a tevékenységhez rendelt erőforrások költségét megfelelően kezeljük, Rögzített időtartamúra változtatjuk ezt a tevékenységet, és módosítjuk néhány erőforrás mennyiségét.

g)      Az Erőforrások (Resources) fülön az Egység (Units) mezőben csökkentsük Markó Hugó és Szacsvai Csaba erőforrás-mennyiségét 50%-ra.

7. Határidők kitűzése a teljesítéshez

A határidők korlátként való megadása nem szerencsés. A helyes megoldás az, ha a határidőket nem korlátként, hanem referenciaadatként rögzítjük.

Miért nem rendelhetünk MFO korlátot egy tevékenységhez, ha tudjuk, hogy konkrét időpontra el kell készülnie? Tegyük fel, hogy ötnapos tevékenységünket október 12-ére szeretnénk befejezni, és most október 1-je van. Ha az MFO korlátot rendeljük a tevékenységhez, és a dátumot október 12-ére tűzzük ki, a MS Project úgy hajtja végre, hogy a tevékenység tényleg október 12-én fejeződjön be.

Így a MS Project nem fogja korábbra ütemezni a kezdést még akkor sem, ha a tevékenység hamarabb befejeződhetne. Valójában ezzel a korláttal növeltük a tevékenység megvalósíthatóságának kockázatát. Ha a befejezések bármilyen okból (pl. a kívánt erőforrás beteg szabadságon van) késni fog, akár egy nappal is, a tevékenység nem valósul meg a tervezett időpontban.

Jobb megoldás, ha a tevékenység ütemezéséhez az alapértelmezett ASAP (lehető leghamarabb) korlátot használjuk, és október 12-ét határidőnek állítjuk be. A határidő olyan, a tevékenységhez megadott dátum, amely meghatározza azt az időpontot, amikorra teljesíteni szeretnénk a tevékenységet. A határidő önmagában nem korlátozza a tevékenységet (bizonyos korlátokkal együttesen azonban igen).

A tevékenység most már a legnagyobb ütemezési rugalmassággal rendelkezik. Lehet, hogy teljesen befejeződik a határideje előtt, ami függ az erőforrások rendelkezésre állásától, a megelőző tevékenységektől és a többi ütemezési feltételtől.

Amikor kitűzünk egy határidőt, a MS Project határidőjelzőt jelenít meg a sávos ütemterven. Ha a tevékenység befejezésének időpontja túllép a határidőn, a program feltüntet egy elmulasztott határidő jelzést a tevékenység Jelölők mezőjében.

Gyakorlat

Tűzzünk ki határidőt a 11. tevékenységhez: 2004. 05.21.
és a 12. tevékenységhez: 2004.08.13.!
Projektkalauz-Tevékenységek-Határidők beállítása és tevékenységek korlátozása vagy Tevékenység adatai-Speciális fül-Határidő

Az adott úton levő tartalékidő véget ér a határidőnél. Éppen ezért a határidő befolyásolja az olyan ütemezési módokat, amelyek a tartalékidőt csökkentenék vagy felszámolnák az adott úton. Pl. kezdésre való ütemezés esetén, ha egy úton a tartalékidő felénél helyezkedik el a határidő, és mondjuk a megelőző tevékenység ALAP korlátot kap, nem tolódhat a tevékenység a határidőnél későbbre.

8. Fix költségek megadása és felmerülésük meghatározása

A legtöbb projektben a költségek főként az erőforrások óránkénti, heti vagy havi költségadataiból származnak. Sokszor találkozhatunk azonban olyan költségekkel, melyek nem vagy csak áttételesen kapcsolódnak a valós erőforráshoz. Ilyenek pl. a tevékenység finanszírozására szánt összegek, melyek függetlenek a tevékenység időtartamától és az erőforrások által végzett munkától. Például:

Géptelepítés egyedi, csak az adott tevékenységre vonatkozó költsége a napi bérleti díjon felül

Forgatási engedély költsége, nyilvános helyen történő filmezéshez.

Az előbbi esetekben nem nevezhető meg konkrét erőforrás, így ezeket tekinthetjük akár Fix tevékenységköltségeknek is.

Ha egy tevékenységhez erőforrásköltséget és fix tevékenységköltséget is rendelünk, a MS Project összeadja a kettőt a tevékenység teljes költségének meghatározásához. Attól függetlenül, hogy a projekttervben nem adtunk meg erőforrásköltséget (mert még nem ismerjük a pontos adatokat), pontosíthatjuk a költségadatokat azáltal, hogy fix költséget rendelünk minden tevékenységhez.

Meghatározhatjuk azt is, hogy mikor vegye figyelembe a program ezeket a költségeket:

Kezdéskor.  A teljes fix költség a tevékenység kezdéséhez van ütemezve. A munkafolyamat nyomon követése során a tevékenység összes fix költsége a tevékenység kezdésekor merül fel.

Befejezéskor. A teljes fix költség a tevékenység befejezéséhez van ütemezve. A munkafolyamat nyomon követése során a tevékenység összes fix költsége csak a tevékenység befejezésekor merül fel.

Arányosan. A fix költség a tevékenység teljes időtartamán egyenletesen oszlik meg. A munkafolyamat nyomon követése során mindig a tevékenység befejezettségének mértékével arányos költség terheli a projektet.

A költségek felmerülési módja igen fontos lesz a nyomon követés során. A MS Project alapértelmezésként arányosan osztja el a fix költségeket, de ezt a cégünknél alkalmazott költségelszámolási gyakorlatnak megfelelően megváltoztathatjuk.

Gyakorlat

A film projektnél a korábbi tapasztalatokból tudjuk, hogy a forgatási engedélyek 50 000Ft-ba kerülnek, amit a tevékenységelején szeretnénk figyelembe venni.

Váltsunk a Tevékenységlap nézeten Tábla: Bejegyzés Költség nézetre!

Válasszuk ki a 8. tevékenységet! (Forgatási engedélyek beszerzése)

Írjunk be 50000 Ft-ot a Fix költség mezőbe, a Fix költség felmerülése mezőben pedig állítsuk be a  Kezdéskor opciót!

9. Ismétlődő tevékenységek létrehozása

Sok projektben nélkülözhetetlen az ún. ismétlődő tevékenységek alkalmazása. Ilyen tevékenységek pl. a rendszeres projektértekezletek, jelentések.

Ahogy a neve is sejteti, az ismétlődő tevékenység előre meghatározott, napi, heti, havi vagy éves rendszerességgel ismétlődik. Felvételekor a MS Project létrehozza az ismétlődési gyakoriságnak megfelelő tevékenységsorozatot. Az egyes elemekhez SNET korlátot rendel, a tevékenységek között nem definiál kapcsolatokat, és kikapcsolja a Munkavezérelt ütemezést.

Gyakorlat

Gantt diagram nézetben válasszuk ki a 12. tevékenységet (Forgatás)
Azt szeretnénk, hogy az ismétlődő tevékenység a gyártást megelőző fázis utolsó lépéseként legyen beütemezve, közvetlenül a 12. tevékenység előtt.

Beszúrás (Insert) menü Ismétlődő tevékenység (Recurring Task) hatására megjelenő párbeszédpanelen beállíthatjuk a tulajdonságait:
Tevékenységnév: Vezetőségi tervmegbeszélés
Időtartam: 2 óra
Rendszeresség: minden hétfőn, először: 2004. 03. 08. 12 alkalommal

Tekintsük meg a sávos ütemterven a tevékenységeket! Ne feledjük, hogy az ismétlődő tevékenységek összefoglaló sávjanem úgy néz ki, mint a többi összefoglaló sáv a sávos ütemterven!

Rendeljük erőforrásként Herpai Klárát, Jánoshalmi Pétert és Szacsvai Csabát az ismétlődő tevékenységhez!

Alapértelmezés szerint az ismétlődő tevékenység kezdő ideje a Naptárban beállított munkaidő kezdete. Ezt megváltoztatani az Ismétlődő tevékenység adatai lapon lehet: pl. a Kezdés mezőbe beírhatjuk: 2004. 03. 08. 10:00.