Informatikai projektmenedzsment

Informatikai projektmenedzsment

3. gyakorlat

A gyakorlat témája:

1. Tevékenységekhez erőforrások rendelése
2. Az időtartam, az erőforrás mennyiség és a munka közötti összefüggések
3. Újabb hozzárendelések révén az ütemezés befolyásolása
4. Anyagi erőforrások tevékenységekhez rendelése

Megismertük a tevékenységeket és az erőforrásokat, készen állunk az erőforrások tevékenységekhez rendelésére. A tevékenységek és az erőforrások összerendelése teszi lehetővé a tevékenységben 454h76e foglalt munka elvégzését.

Az erőforrások tevékenységekhez rendelésével választ kaphatunk az alábbi kérdésekre:

Ki, mely tevékenységeken dolgozik és mikor?

Rendelkezünk-e megfelelő számú erőforrással a projekthez szükséges munkák körének elvégzéséhez?

Előfordul-e, hogy egy erőforrásnak akkor kellene végrehajtania egy tevékenységet, amikor az erőforrás nem áll rendelkezésre? (pl szabadságon van)

Előfordul-e, hogy egy erőforrást olyan sok tevékenységhez rendeltük hozzá, hogy ezáltal túlléptük az erőforrás munkakapacitását- más szóval túlterheltük-e az erőforrást?

Gyakorló állomány : film3.mpp

Töltsük le és nyissuk meg a MS Projektben

a)      A Projektkalauz eszköztáron kattintsunk az Erőforrások elemre, majd válasszuk ki a  A személyek és munkaeszközök tevékenységekhez rendelése (Assign People And Equipment To Tasks) hivatkozásra

b)      Kattintsunk az Erőforrások hozzárendelése (Assign Resources) lehetőségre

c)      Megjelenik az Erőforrások hozzárendelése párbeszédpanel.

d)      Válasszuk ki a 2. tevékenységet: Forgatókönyv összeállítása

e)      az Erőforrások hozzárendelése párbeszédpanelen kattintsunk Varga R. Gábor nevére, majd a Hozzárendelés (Assign) gombra. Ekkor pipa jelenik meg Varga R. Gábor neve mellett, jelezve, hogy hozzárendeltük a forgatókönyv készítés tevékenységhez. Látható, hogy a hozzárendelt erőforrások kivételével, amelyek a lista tetején találhatók, az erőforrások abc rendben jelennek meg a panelen.

f)        A Projektkalauz területén a 4. lépés az Információk áttekintése (Review Information). Itt találhatók alapvető ütemezési értékek ehhez a tevékenységhez:

Időtartam (Duration)

Munka (Work)

Hozzárendelt erőforrás mennyiség (Unit)

g)      Kattintsunk 3. tevékenységre: Forgatási lapok összeállítása. Ehhez a tevékenységhez egyszerre 2 erőforrást rendeljünk: Pattantyús Melindát és Varga R. Gábort. (CTRL billentyű segítségével)

A hozzárendelés történhet egérrel való húzással is. Jelöljünk ki erőforrást az Erőforrások hozzárendelése párbeszédpanelen. Az egérrel mutassunk az erőforrás neve mellett balra található oszlopra. Amikor az egérmutató erőforrás-ikonra változik, húzzuk rá az erőforrás ikonját a tevékenység nevére a Tevékenység neve oszlopban.

4. tevékenység -> Szacsvai Csaba

5. tevékenység -> Péterffy Károly és Szacsvai Csaba

2. Az időtartam, az erőforrás mennyiség és a munka közötti összefüggések

A tevékenység létrehozását követően, az erőforrás-hozzárendelések elvégzése előtt a tevékenységeknek van ugyan időtartama, de nincs munka hozzájuk kapcsolva. A munka fejezi ki az erőforrás által a tevékenység végrehajtása érdekében kifejtett erőfeszítések időigényét. A munka mennyisége általában megegyezik az időtartamban foglalt munkaórák számával, kivéve ha a tevékenységhez több erőforrást rendelünk,, vagy ha a tevékenységhez rendelt egyetlen erőforrás nem teljes munkaidőben dolgozik. A MS Project a munkát az ütemezési képlettel számítja ki:

Időtartam x erőforrás mennyiség = munka

Pl.:       2. tevékenységnél 40 óra időtartam x 100% erőforrás-mennyiség = 40 óra munka

5. tevékenységnél 16 óra időtartam x 200% erőforrás-mennyiség = 32 óra munka

3. Újabb hozzárendelések révén az ütemezés befolyásolása

További erőforrások tevékenységhez rendelésekor alapértelmezés szerint a MS Project az úgynevezett Munka vezérelt (Effort Driven) ütemezést alkalmazza. Ez annyit jelent, hogy a tevékenység kiinduló munkaértéke állandó függetlenül a hozzárendelt további erőforrások számától. A munka vezérelt ütemezés leginkább szembetűnő hatása az, hogy a tevékenységhez további erőforrásokat rendelve a tevékenység időtartama csökken. A MS Project csak akkor alkalmazza a unka vezérelt ütemezést, amikor a tevékenységekhez további erőforrásokat rendelünk, vagy a meglevőket távolítjuk el onnan.

Ez az alapértelmezés megváltoztatható valamennyi új tevékenységre:

Eszközök

Beállítások

Ütemezés fül

Új tevékenységek munkavezérelten ütemezettek beállítás bekapcsolása illetve kikapcsolása

Egy tevékenységre vonatkozóan a tevékenység adatlapjának Speciális fülén állítható be a tulajdonság.

a.) 2. tevékenységhez rendeljük hozzá a meglévő erőforrás mellé Szacsvai Csabát is. Ekkor a Project átütemezi a tevékenységet és időtartamát 2,5 napra csökkenti.

Ennek következtében a 2. tevékenységet követő összes többi tevékenység átütemeződik.

Intelligens címke használata

b.) a 4. tevékenységhez Szacsvai Csaba van hozzárendelve, így a tevékenységhez szükséges munka 16 óra lesz (2nap)

Rendeljük hozzá a tevékenységhez Pattantyús Melindát is. Ekkor a 4. tevékenység neve mellett megjelenik egy intelligens címke, melyre kattintva választhatunk a listában megjelenő lehetőségek közül:

Időtartam csökkentése: a tevékenység korábban fejeződik be, ugyanannyi munkaóra

Teljes munkamennyiség növelése: több munkaóra, változatlan időtartam

Napi munkamennyiség csökkentése: változatlan időtartam és teljes munkamennyiség

c.) Az 5. tevékenységhez rendeljük hozzá Jósfai Mátyást és Pattantyús Melindát!

Most nem akarjuk, hogy az alapértelmezett módon az újabb erőforrás hozzárendelések módosítsák a tevékenység időtartamát. A két új erőforrás pluszmunkát fog végezni a tevékenységen, a tevékenység végrehajtásához meghatározott korábbi munkamennyiségen felül.

Kattintsunk az Intelligens címke műveletek (Smart Tag Actions) gombra!

Válasszuk a menüből a következő lehetőséget:

Teljes munkamennyiség növelése: több munkaóra, változatlan időtartam

A beállítás eredményeképpen  a MS Project visszaállítja a tevékenység időtartamát 2 napra és ehhez igazítja a rákövetkező tevékenységek kezdési időpontját. A további erőforrások ugyanazt a munkamennyiséget kapják meg, amivel a tevékenységhez eredetileg hozzárendelt erőforrás rendelkezett, vagyis a tevékenységre fordítandó összes munka mennyisége nő.

4. Anyagi erőforrások tevékenységekhez rendelése

Projektünkhöz már létrehoztunk egy anyag típusú erőforrást, a videókazettát, melynek felhasználását, költségét szeretnénk nyomon követni.

Amikor anyag típusú erőforrást rendelünk egy tevékenységhez, annak felhasználását és költségét az alábbi két módszer valamelyikével kezelhetjük:

Az anyagból rögzített mennyiséget rendelünk a tevékenységhez. A MS Project megszorozza az erőforrás egységköltségét a tevékenységhez rendelt erőforrás mennyiséggel a teljes költség meghatározásához.

Az anyagból változó arányú mennyiséget rendelünk a tevékenységhez. A MS Project annak függvényében fogja beállítani az erőforrás mennyiségét és költségét, ahogy a tevékenység időtartama változik

a.) A Szokásos eszköztáron kattintsunk a Erőforrások hozzárendelése gombra.

b.) A 4. tevékenységhez rendeljünk hozzá 4 db 30 perces videókazettát úgy, hogy Videókazetta Mennyiség(Units) mezőjébe beírjuk: 4.