Informatikai projektmenedzsment

Informatikai projektmenedzsment

6. gyakorlat

Erőforrások és erőforrás-hozzárendelések finomhangolása

1. Különféle erőforrásköltségek megadása
2. Időtől függő erőforrásköltségek beállítása
3. Az erőforrások időben változó rendelkezésre állásának megadása
4. Erőforrás-hozzárendelés késleltetése
5. Az erőforrások munkájának szabályozása munkagörbék segítségével
6. Eltérő költségjellemzők hozzárendelése a különféle típusú tevékenységekhez azonos erőforrás igénybevételekor
7. Változó költségek anyagi erőforrásokhoz rendelése

Mivel többnyire az emberi és a gépi erőforrások okozzák a legnagyobb költséget a projektek során, alapvető érdekünk megtanulni, hogyan használjuk ki legjobban az erőforrások idejét.

1. Különböző erőforrásköltségek bevitele

Megállapíthatjuk, hogy bizonyos esetekben nem csak a tevékenység hosszától, hanem jellegétől is függhetnek az erőforrásköltségek. Egy rövidfilm projektben például az operatőr egyben kamerakezelő is lehet. Mivel az operatőr és a kamerakezelő munkájának költségei eltérnek egymástól, ezért érdemes ugyanahhoz az erőforráshoz két költségtáblát rendelni. Az aktív költségtábla kiválasztását az erőforrás-hozzárendelés részleteinek módosítása során tehetjük meg.

Gyakorlat

Gyakorló állomány: film6.mpp Rövidfilm projekt 08a.mpp

1. Töltsük le és nyissuk meg az állományt a MS Projectben.
2. A Nézet (View) menüben  kattintsunk az Erőforrás lap-ra. (Resource Sheet)
3. Válasszuk ki a 18. erőforrást (Milosevics János)
4. Hozzuk be az Erőforrás adatai (Resource Information) ablakot
               (kétszer kattintva az erőforrás nevén vagy a Szokásos eszköztár ikonjával)
5. Kattintsunk a Költségek (Costs) fülön
               Láthatjuk az A díjtáblán, hogy kiválasztott erőforrásunk alapértelmezett óradíja 1875 Ft. Minden egyes fülön alternatív óradíjakat rögzíthetünk.
6. A költségtábla B fülén az Alapdíj oszlopban az alapértelmezett  0 Ft/ó helyett adjunk meg 1400 Ft/ó. A túlóradíj mezőben 2100 Ft/ó.
7. OK-val zárjuk be az ablakot.

2. Költségek időbeli változásának beállítása

Az erőforrások óradíja/egységára, illetve a túlóradíja alapértelmezés szerint a projekt teljes idejére szól. A költségek azonban idővel változhatnak. Hosszabb projekteknél az ebből eredő költségkülönbségek olykor számottevőek lehetnek, kezelésükről a MS Project-ben feltétlenül gondoskodnunk kell.

Tegyük fel, hogy az egyik erőforrás egy órára jutó költsége január elsejétől 1000 Ft, júliustól pedig 1300 Ft. A MS Project az adott időegységre vonatkozóan külön-külön számolja ki a költségeket, az arra az időszakra érvényes költségadatokkal. Díjtáblánként maximum 26 időpont kezelésére van lehetőségünk.

Gyakorlat:

Válasszuk ki a 11. erőforrást (Dormán Hugó)

Az Erőforrás adatai  párbeszédablakon a Költségek fülén a második sorba a Változási dátumhoz írjuk be, vagy válasszuk ki: 2004.07.01., az Alapdíj oszlopban adjuk meg 20%.

( A MS Project kiszámolja a 20%-os növekedést)

Az alap- és a túlóradíjakon kívül olyan költséget is rögzíthetünk, mely akkor jelentkezik, amikor az adott erőforrást hozzárendeljük a tevékenységhez.

3. Az erőforrások időben változó rendelkezésre állásának megadása

Az egyik adat, amit a MS Project minden munka típusú erőforrásról tárol, hogy mennyit lehet belőle maximálisan igénybe venni. Szemben az erőforrás időbeosztását tartalmazó erőforrásnaptárral, ez határozza meg azt a legnagyobb óraszámot, amit az erőforrás túlterhelés nélkül képes még elvégezni. Ne használjuk tehát ezt a lehetőséget mondjuk a munkaszüneti napok nyilvántartására vagy olyan feladatokra, amelyekre az egyes erőforrások konkrét időbeosztásához tartoznak.

A rendelkezésre állás időbeli változásának megadása elsősorban olyan erőforrások esetében ajánlott, amelyeknek a munkabeosztására semmilyen rálátásunk nincsen.

Az erőforrások rendelkezésre állását az erőforrás adatlapjának általános fülén állíthatjuk be az Erőforrás elérhetősége (Resource Availability) mezőben.

A rendelkezésre álló erőforrásmennyiség megadása nem akadályozza meg a túlterhelések kialakulását, hiszen referenciadatként éppen azok felismerését szolgálja. Pontos adatrögzítés esetén a program minden esetben jelezni fogja, ha túlléptük a meghatározott keretet.

Gyakorlat:

a)      Válasszuk ki a 13. erőforrást: Villanyszerelő

b)      Úgy gondoljuk, hogy a munka számára két villanyszerelő lesz elérhető a projekt kezdetétől 2004. június 6-ig, három június 7-től június 11-ig, majd ismét csak kettő a projekt végéig.
Állítsuk be az erőforrásnál ezeket az adatokat az Erőforrás adatai párbeszédablak Általános fülén!

4. Az erőforrás munkájának késleltetése a tevékenységen

Bizonyos esetekben, ha több erőforrást rendelünk egy tevékenységhez, szükség lehet arra, hogy egyes erőforrások később kezdjék el a munkát. A tevékenységhez rendelt erőforrás munkájának kezdetét késleltethetjük.

Egy tevékenységhez lehetőleg csak olyan erőforrásokat rendeljünk, akiknek a munkája egymástól elválaszthatatlan. Ha még a tervezéskor kiderül a számunkra, hogy az egyik erőforrás később kezdi munkáját vagy hamarabb fejezi be, mint a többiek, akkor nagyon valószínű, hogy más munkát végez, ezért külön tevékenységhez illik rendelni. A munka késleltetésére szolgáló lehetőséget elsősorban abban az esetben szoktuk használni, ha csak menet közben derül ki, hogy mégis elválasztható az adott erőforrás munkája a többiekétől.

Például egy tevékenységhez 4 erőforrást rendeltünk. Tervezéskor nem tudjuk pontosan meghatározni az egyes erőforrások munkáját, menet közben derült ki, hogy a negyedik erőforrás a többiek munkájának ellenőrzését végzi, és így elegendő, ha csak később kezdi meg a munkáját az adott tevékenységen.

(Ha egy tevékenységhez rendelt összes erőforrás indítását késleltetni szeretnénk, akkor nem kell minden erőforrás-hozzárendelést egyenként beállítani, hanem sokkal célszerűbb a tevékenység kezdetét átütemezni.)

Gyakorlat

a)      Váltsuk nézetünket a Tevékenység kihasználtsága (Task Usage) nézetre.

b)      Válasszuk ki a 86-os tevékenységet! (Mesterkópia és hangszalag archiválása)

c)      A jelenleg hozzárendelt 3 erőforrás közül Dormán Hugót válasszuk ki, az ő munkájának kezdetét szeretnénk késleltetni.

d)      Jelenítsük meg a Hozzárendelés adatai (Assignment Information) párbeszédablakot!
(Shift F2 vagy szokásos eszköztár ikonja vagy Projekt menü Hozzárendelés adatai menü vagy dupla kattintás a néven)

e)      Az Általános (General) fülön a Kezdés (Start) mezőbe írjuk be,vagy jelöljük ki: 2004.12.06. OK

Figyeljük meg, hogy miként alakul az erőforrás munkaütemezése! A MS Project úgy állítja be Dormán Hugó hozzárendelését a tevékenységhez, hogy pénteken egyáltalán nem végez munkát, de hétfőn négy, kedden pedig kétórányi munkája lesz. A tevékenységhez rendelt többi erőforrást ez a módosítás nem érinti. Vegyük észre, hogy míg a tevékenység összes munkája nem változott meg, addig az időtartama igen - a munka 2 napról 3 napra nőtt. (péntek, hétfő, kedd)

5. Az erőforrások munkájának szabályozása munkagörbék segítségével

Az Erőforrás kihasználtsága és a Tevékenység kihasználtsága nézetben láthatjuk, hogy az egyes erőforrások pontosan mennyi ideig és miképpen végeznek munkát az egyes tevékenységeken. Az erőforrás-hozzárendelés részleteinek megtekintésén kívül ebben a nézetben szabályozhatjuk az erőforrások időegységre eső munkáját is. Ennek két módja van:

• Előre meghatározott munkagörbe használatával. Az előre meghatározott munkagörbék grafikus módon, általánosságban írják le, hogyan oszlik el a munka az időben.
• Az időegységre eső munka közvetlen magadásával. Az Erőforrás kihasználtsága és a Tevékenység kihasználtsága nézet jobb oldali ablaktáblájában közvetlenül megváltoztathatjuk az időegységre vonatkozó erőforrás-hozzárendelési értékeket.

Hogy miként használjuk a görbéket, vagy hogyan szerkesztjük az erőforrás hozzárendeléseket, az attól függ, mit szeretnénk elérni. Az előre meghatározott görbék a legjobban olyan hozzárendeléseknél használhatók, ahol előre meg tudjuk mondani a munka tevékenységen belül várható alakulását. Ha például a munka egy tevékenység előrehaladtával folyamatosan nő, jól modellezhető a Későn terhelt (Back Loaded) típusú munkagörbével. A munka jellegének helyes felmérése segíthet az erőforrás-túlterhelések megszüntetésében. Egy Korán terhelt (Front Loaded) és egy Későn terhelt (Back Loaded) típusú, majdnem párhuzamosan ( a meredekségnek megfelelő kis eltolással) futó tevékenységhez ugyanaz az erőforrás túlterhelés nélkül hozzárendelhető.

(Az előre meghatározott munkagörbékkel szemben a kézzel módosított munkagörbék alkalmazása tervezési fázisban nem kívánatos)

Munkagörbék, munkaeloszlás-jelölők

Gyakorlat

a)      Válasszuk ki a 81. tevékenységet! (Végleges háttérszöveg felvétele)

b)      Ehhez a tevékenységhez 3 erőforrás van rendelve és napi 8 óra munkát végeznek a tevékenységen- kivéve az első és utolsó napot. Ez az alapértelmezett Egyenletes munkagörbe.

c)      Változtassuk meg Mihályi Pál erőforrás-hozzárendelését úgy, hogy míg a többi erőforrás teljes időben végzi feladatát, addig az ő munkája a tevékenység előre haladtával folyamatosan növekedjék. Mivel a munkamennyiség állandó, így neki akkor is folytatnia kell a munkát a tevékenységen, amikor a többi erőforrás már végzett. (Későn terhelt munkagörbe). A beállítást a Hozzárendelés adatai (Assigment Information) párbeszédpanel Általános (General) fülén a Munkaeloszlás (Work Contour) mezőben állíthatjuk be.

d)      Figyeljük meg a beállítás hatását!
Ha jobbra görgetjük az idősor adatait, akkor láthatjuk, hogy a tevékenység időtartama alatti egymást követő napok során Mihályi Pál egyre több munkát végez a tevékenységen. A Jelölők mezőben láthatjuk a munkagörbe típusát jelző ikont.

e)      Mivel Mihályi Pál hozzárendelése a tevékenységhez később fejeződik be, mint a többi erőforrásé, ezért Pál határozza meg a tevékenység befejezésének időpontját. Gyakran nevezik ezt úgy, hogy ő a tevékenység meghatározó erőforrása; az ő hozzárendelése határozza meg a tevékenység végét.

Hogy megnőjön-e vagy változatlan maradjon-e a tevékenység időtartama, azt a tevékenység típusa határozza meg. A Rögzített időtartam típus választása esetén például nem nő meg a tevékenység hossza, viszont csökken az elvégzendő munkamennyiség.

• Válasszuk ki a 2. tevékenységet! (Forgatókönyv áttekintése)
• Vegyük észre, hogy Herpai Klára jelenleg napi négy órát végez a tevékenység teljes ideje alatt. Miért pont 4 órát? Klárának normálisan naponta 8 órányi munkát kellene végeznie ezeken a napokon a saját erőforrásnaptára szerint. Igen ám, csakhogy a tevékenységhez mindössze 50%-ban van hozzárendelve, ami egy napra vonatkoztatva 4 órát jelent. Herpai Klára munkabeosztását úgy szeretnénk módosítani, hogy a tevékenység utolsó két napján teljes időben végezze a munkáját. Ezért kézzel fogjuk szerkeszteni a napi munkamennyiségeket.
• Lépjünk Herpai Klára március 4-i munkanapjára, és írjuk be 8 óra, majd a TAB billentyűvel továbblépve a következő napra is gépeljük be a 8 órát.

Az erőforrás-hozzárendeléssel kapcsolatos feljegyzések készítéséhez kattintsunk a Erőforrás kihasználtsága vagy a Tevékenység kihasználtsága nézetben a megfelelő erőforrás-hozzárendelésre, majd kattintsunk a Hozzárendelés adatai párbeszédpanel Megjegyzés fülére, ahol begépelhetjük a megfelelő szöveget.

6. Az aktív költségtábla kiválasztása erőforrás-hozzárendelési nézetben

Egy erőforráshoz maximálisan 5 különböző költségtábla tartozhat. Ez lehetővé teszi, hogy ugyanaz az erőforrás különböző tevékenységeken eltérő költségszerkezettel jelentkezzen. Az alapértelmezett az A díjtábla, ha ettől el szeretnénk térni, akkor meg kell adnunk hogy az adott tevékenységnél melyik díjtáblát alkalmazza a program.

A korábbiakban készítettünk már egy második díjtáblát Milosevits János számára, arra az esetre, ha kamerakezelőként alkalmaznánk.

Válasszuk ki a 29. tevékenységet! (Forgatás- 7. jelenet)

A Nézet menüben mutassunk a Tábla:Usage almenüre és kattintsunk a Költség elemre.

Kattintsunk a sorfejlécre Milosevits Jánostól balra úgy, hogy a program az egész sort kijelölje.

Görgessük addig a bal oldali táblarészt jobb felé, amíg nem látjuk a Teljes költség (Total Cost) oszlopot. Vegyük észre, hogy János jelenlegi erőforrás-hozzárendelésének ehhez a tevékenységhez tartozó része: 15000 Ft. A Hozzárendelés adatai párbeszédpanel Általános fülén kiválaszthatjuk a B díjtáblát. Az erőforrás-hozzárendelés új költsége 11200 Ft lesz.

(A díjtábla értékét mutathatja a tetszőlegesen beszúrt Díjtábla azonosítójú oszlop is.)

7. Változó költségek anyagi erőforrásokhoz rendelése

A rövidfilm projektben van egy anyag típusú erőforrás is: a 16 mm-es film. Egy korábbi gyakorlat során már rendeltünk anyag típusú erőforrást egy tevékenységhez. Az ott megadott anyagmennyiség nem függött a tevékenység időtartamától. Lehet azonban olyan eset is, amikor az anyagszükséglet időarányosan jelentkezik. Ilyen például egy forgatás, amikor több filmet használunk el 4 óra alatt, mint 2 óra alatt.

Mindkét esetben, miután megadtunk az erőforrás egységnyi költségeit, a MS Project kiszámolja a tevékenység teljes költségét.

Gyakorlat

• A Nézet menüben válasszuk ki a Gantt diagram nézetet.
• Válasszuk ki a 29. tevékenységet! (Forgatás-7. jelenet) Ez az első tevékenység a sok közül, ami filmet igényel, ezért 16 mm-es filmet rendelünk anyagszükségletként a tevékenységhez.
• Az Erőforrások hozzárendelése párbeszédpanelen a 16 mm-es filmhez tartozó  Mennyiség mezőbe írjuk be:5/óra és kattintsunk a Hozzárendelés gombra.
  Mivel ennek a tevékenységnek a jelenlegi időtartama 8 óra, ezért a teljes filmigény 40 tekercs.
• Ha ellenőrizni szeretnénk az erőforrás-hozzárendelés költségét, akkor nézetet kell váltanunk: Tevékenység kihasználtság (Task Usage) nézetre. Itt láthatjuk a tevékenységhez rendelt erőforrások költségét. A film költsége 80000 Ft. Ha a tevékenység időtartama  megváltozik, akkor az elfogyasztott filmmennyiség és teljes költség is ennek megfelelően változik.
• A Tábla:Költség sorra mutatva kattinsunk a Usage elemre. Itt a Munka oszlopot megtekintve láthatjuk, hogy a 29. tevékenységhez jelenleg 40 tekercs 100 láb hosszú filmre van szükség.