Az időgazdálkodás

Azt mondják, az idő - pénz. Ez a mondás lebecsüli az időt. Az idő sokkal, de sokkal értékesebb, mint a pénz.

(Arnold Bennett)

2.1. Az időgazdálkodás alapjai

Az id gazdálkodás nagyon találó szó: kifejezi, hogy az időnk érték, és nincs bel le korlátlanul, tehát be kell osztani, mire fordítjuk. Amiben viszont az id nk különbözik a pénzt l - és minden más erőforrástól -, az, hogy nem raktározható , és jóval korlátozottabban helyettesíthet más erőforrással. A pénz, tudás, munkaer , anyagi eszközök ésszer határok között jól kiegészítik egymást (3. ábra: pl. pénzzel bérbe lehet venni hiányzó tudást), az időnél ezek a határok merevebbek. Például Veszprémb l Debrecenbe 5-6 óra helyett (autón vagy vonaton) helikopterrel 2 óra alatt is el lehet jutni, jóval drágábban, de ezt a feladatot 40 percen belül - hacsak valakinek indulásra kész repül gépe és ejtőerny je nincs - csak pénzzel megoldani lehetetlen.

Az eredményes időgazdálkodás alapja az, hogy saját elhatározásunkból csak a nekünk fontos dolgokkal foglalkozzunk, és azokat határidőre el is végezzük. Aki a határidőre nem figyel, annak legfeljebb hatékony, aki csak a határidővel foglalkozik, annak csak jó hatásfokú az időgazdálkodása.

Reálisan tudomásul kell vennünk, hogy küls igényeknek is ki vagyunk téve, amelyekre befolyásunk korlátozott, és mások megkövetelhetnek olyan munkákat, amelyek nekünk nem fontosak. Ha ezek elutasítása többe kerülne, mint megtenni, akkor - amíg ezen a feltételen nem változtatunk - az ésszerű, ha elvégezzük ket. Ami viszont fontos, az, hogy amikor szabadon dönthetünk, akkor nem foglalkozunk olyasmivel, ami kellemes vagy érdekesnek látszik, de nekünk nem fontos.

3. ábra

Az er források helyettesítése egymással

Az eddig elmondottak miatt kell ismerni önmagunkat és céljainkat ahhoz, hogy eredményes időgazdálkodásunk legyen. Egyébként nem tudhatjuk, nekünk mi fontos.

2.2 Az időgazdálkodás módszerei

1. Az id gazdálkodás legegyszer bb módja az, amikor egy papírlapra vagy határid naplóba listát készítünk az összes feladatról, amelyet aznap el kell végeznünk. A listát állandóan kéznél tartjuk, megjelöljük, amit elvégeztünk, amíg a lista végére nem értünk. Ez annyira egyszer módszer, hogy még nem kell ismerni hozzá sem önmagunkat, sem céljainkat, de aki használja, már többet tesz a boldogulásáért, mint az emberek legalább 50 százaléka.

2. Listakészítés és a feladatok rangsorolása. Azért jobb a puszta listakészítésnél, mert úgy növeli munkánk eredményességét, hogy nem növeli, hanem enyhíti a hajszoltságunkat. A Pareto-elv alapján ugyanis elég, ha a lista elején 30 százalékával végzünk, mert ez a 20-30 százalék adja munkánk hasz 222g62c nának 80-90 %-át. A lista további 70 %-ától már csak további 10-20 % arányú eredményt várhatunk. Feladataink fontosságát bet kkel (A fontos és sürg s, B fontos, C sürgős, D egyéb rutinfeladat) vagy szövegkiemel tollal jelezhetjük.

3. A rangsorolás logikus továbbfejlesztése: mit nem szabad megcsinálni? A módszer kulcskérdése: mi történik, ha ezt nem végzem el? A D jel feladatoknál többnyire semmi, ezért halasztódnak általában a végtelenségig. Akkor pedig egyszerűbb az ilyen feladatokról az elején eldönteni, hogy nem érdemes foglalkozni velük, és nem cipeljük magunkkal, mint fölösleges terhet. A dolog ilyen egyszer , nehézzé az teszi, hogy másoknak az ügy fontos lehet. Előttük vagy vállaljuk, hogy ezzel nem áll módunkban/nem tudunk/nem kívánunk/nem akarunk foglalkozni, vagy rejtőzködni és hazudni fogunk (letagadtatjuk magunkat a titkárunkkal vagy titkárnőnkkel, stb.). Utóbbi könnyebbnek látszik, mint a nyílt ütközés, de csak rövid távon az.

4. A négy-negyedes módszer úgy fest, hogy egy téglalapot négy részre osztunk, és az A, B, C, D feladatokat a megfelel negyedekbe írjuk be. A módszer abban a tekintetben hatékonyabb a 2. és a 3. eljárásnál, hogy hangsúlyozza a B feladataink fontosságát, és "mostohagyerek" helyzetét: a nyelvtanulás, munkánk átfogó elemzése, érdemi beszélgetés házastársunkkal, gyermekeinkkel, stb. várhat, mert nem a mai nap a határideje. Az alkotó munka tartós elhanyagolása azonban leállítja fejl désünket, alkotó munkára való képességünket. A kérdés fontossága indokolja, hogy a következ alfejezetet teljesen a négy-negyedes módszernek szenteljem.

Egy utóirat jellegű megjegyzés, a gondolatmenet végén: a nekünk fontos feladatok mérlegelésénél vegyük figyelembe, hogy nemcsak a munkánk létezik, és döntéseink hosszabb távra is szólnak. Ezért, ami partnerünknek és családunknak fontos, azt számításba kell vennünk, és a sport, vagyis testünk jó állapotban tartása legfeljebb hetekre hanyagolható el komoly következmények nélkül.

2.3. Az időgazdálkodás négy-negyedes módszere és tanulságai

A négy negyedes módszer, amint az el z fejezetben leírtam, úgy fest, hogy egy téglalapot négy részre osztunk, és az A, B, C, D feladatokat a megfelelő negyedekbe írjuk be:

B: fontos A: fontos

és sürg s

D: rutin (alá- C: sürg s        (Az elrendezés alapja az

Fontosság írás, telefon) ún. Boston C. G. mátrix.)

Sürgősség

A módszer hangsúlyozza a B feladataink fontosságát, és "mostohagyerek" helyzetét: a nyelvtanulás, szakdolgozat, diplomamunka előkészítése, munkánk átfogó elemzése, stb. várhat, mert nem a mai nap a határideje. A könyvek is várnak, mert nem csengetnek, mint a telefon: "vegyél fel!" A B feladataink hátrányos helyzete különösen szembeötl , ha a negyedek területe arányos a rájuk fordított id vel, és ha a változásokat okozó er ket is szemléltetjük (4.-6. ábra):

B                 A

FONTOS fontos és

sürg s

D C            

rutin sürg s

4. ábra. Az A, B, C, D tevékenységek átlagos kezdeti arányai, pl. egy menedzser kinevezésekor, jól vezetett szervezetben.

B                     A

fontos TŰZOLTÁS

D                     C

RUTIN             sürgős

5. ábra. Az időbeosztás változása saját magától, a körülmények nyomására. Ez a vezetők jelent s részét nyomasztja.

A legfontosabb, mert az alkotás és a megújulás alapja a B tevékenységcsoport. Aki err l lemond, aki hagyja, hogy a t zoltás (A) és a sürg s apróságok (C elvegyék az idejét, az beletör dik abba, hogy alkotó pályafutását befejezze. A nehézséget az okozza, hogy nincs stabil egyensúlyi helyzet! Saját magától az A C és D addig terjeszkedik, amíg B-t teljesen el nem nyomják; a körülmények nyomása arra törekszik, hogy teljesen feleméssze a B re fordítható id t (5. ábra). Ahhoz tudatos, kemény er feszítés kell, hogy B aránya állandó maradjon, s t növekedjék (6. ábra). Ehhez sok C-r l és D-ről kell megállapítani, hogy nem szabad megcsinálni (legalább is személyesen nem), és minden lehetséges A-t (ezek a zavarforrások) ki kell küszöbölni, vagy fel kell rájuk készülni.

B                     A

FONTOS f. és s.

C

D

rutin sürgős

6. ábra. A vezet id beosztásának eszményi változása a 4. ábrához képest, ha nagyon tudatosan jár el.

Úgy fogalmazhatunk, hogy az a kedvez állapot, amikor B re b ven fordíthatunk id t, stacionárius állapot, amely kevéssé valószín , saját magától nem jön létre, és csak állandó energia-befektetéssel tartható fenn; hasonló egy szép, gondozott kerthez. Ez az energia itt a vezet energiája, határozottsága ("mivel nem szabad foglalkozni?"), amely nem öncélú: a cél az, hogy évek múlva a vezet és a cég legalább úgy tudjon megfelelni a környezet próbatételeinek, mint ma. Az alkotó munka tartós elhanyagolása ugyanis erre a megfelelésre el bb-utóbb képtelenné teszi (csak a gördül követ nem növi be a moha...), és ott végzi, amit a 7. ábra szemléltet.

D                                 C

rutin                 sürgős

7. ábra. Egy vezető alkotó pályafutásának vége. Az okok, amiért így is közmegelégedésre betöltheti helyét, a következők: 1. Döntőbíró lehet ellentétes érdekű csoportok között; 2. A poszt oly sok protokoll kötelezettséggel jár, hogy akit a hatalom külsőségei helyett a valódi hatalom, vagy a hatalom mellett a pénz és a teljesítmény is érdekel, annak nem vonzó.

Még néhány gondolat az éget n fontos és sürg s feladatokról, az ún. t zoltásról: ha a vezet nek rendszeresen, személyesen kell t zoltómunkát végeznie, az általában azt jelenti, hogy a vezet a tervezési és saját vezetőinek fejlesztési funkciójában kudarcot vallott. Más szóval: rossz tervező, és csak követői vannak, vezetői nincsenek. Miért ez a meggy z désem?

Mert a válsághelyzeteknek több, mint a felét meg lehet előzni, és a többire is fel lehet készülni. Egy részük eleve elkerülhet , ha az adott szervezetbe "beépített" válság-forrásokat elemz munkával feltárjuk, és a szükséges átalakításokkal megelőzzük, hogy zavart okozzanak. Például jellemző zavarforrás az emberi gondatlanság, és a vezetési hiba, ilyen pl. a hiányos vagy pontatlan információ-közlés. Sok súrlódásnak, összeütközésnek lehet elejét venni, ha a vezetők és beosztottak világosan közlik, mit kívánnak, ezért tudják, mit akarnak egymástól.

A válsághelyzetek másik fajtája olyan, hogy külső, elháríthatatlan erejű ok idézi elő ("vis maior"), ezért nem kerülhet el, de konkrétan fel lehet rá készülni, ún. katasztrófa-forgatókönyvvel. Egy túler vel szemben elfogadott csatában nem lehet megfutamítani az ellenséget, de jó szervezéssel sok minden elérhet . Maximális veszteséget (40-50 %-ot) tudunk okozni az ellenségnek, a lehet legtöbb id t vesszük el t le, a saját veszteségünk nem lépi túl a 20-30 %-ot (olcsó harc nincs), és ha az ellenség elbizakodottan, nem eléggé szervezetten esik nekünk, olyan többlet-veszteségeket szenvedhet, hogy - bár végül elfoglalja a csatateret - lesz az ütközet vesztese. Egészen pontosan, győztes lesz, de nem nyertes[1], mert a győzelméért sokkal többet fizetett, mint amennyit az megért. Jó haditerv, és jó csapattisztek - azaz önálló vezetők - birtokában a védelmet vezényl tábornok a csata folyamán nem fog rohangálni a harcmez n, mert nem lesz rá szüksége.

Vegyük észre: a csata el tt a jó haditerv elkészítése napok, hetek munkájába kerül. Jó, vezetőnek alkalmas csapattisztjei pedig csak olyan tábornoknak lesznek, aki több éves kiválasztó és nevel tevékenységre hajlandó. Ez a magyarázata annak, hogy egy katonai egységnek (ezred, hadosztály, stb.) a legértékesebb és legnehezebben pótolható része a jó tisztikara. A harcban megsemmisült eszközöket azonnal lehet pótolni, a megsebesült vagy meghalt katonák pótlásához az állomány feltöltése, és néhány hét gyakorlatozás elegendő. Egy tiszt azonos értékű helyettesítéséhez viszont elengedhetetlen békében néhány év, harcban néhány hónap együttes munka próbatétele.

Vannak olyan válsághelyzetek, amelyekre csak jellegét tekintve lehet készülni (pl. t zvédelmi terv, t zriadó), de a megfelel személyek kiválasztása, felkészülése lehet vé teszi, hogy ha "helyzet van", akkor a vezet feladata nagyrészt a kijelölt személyek munkájának nyomon követése lesz, és döntenie csak olyan váratlan bajban kell, amely meghaladja a felelősök hatáskörét vagy tudását.

Meggy z désem, hogy a válsághelyzetek legfeljebb 10-20 százaléka olyan, amely még jellegében sem volt előre látható, elháríthatatlan váratlansággal csap le, és nem is könnyelm en alulbecsült kockázat vállalásának következménye (mint pl. a Titanic ütközése a jégheggyel). Ez és csak ez, amiért a vezet nem hibáztatható.

2.4 Az írásos munka eredményességének javítása

Olvasni, az olvasott szövegre széljegyzeteket tenni, kézzel írni a munkahelyünkön legtöbben íróasztalnál szoktunk. Ez a tény az alapja a legelső észrevételnek: az íróasztalunk lapját használjuk arra, hogy írunk vagy számolunk a rátett papírlapokon. Az íróasztal írásra való. Nem irattartók tárolására, megválaszolatlan levelek elfektetésére, több hónapi, évi iratcsomó felhalmozására, telefon, lámpa, tegnapi tízórai, stb. elhelyezésére. Ez a tanács annyira magától értetődő, hogy fölösleges lenne, ha ezt az elvet nem szegné meg szinte mindenki. Azt ajánlom, a legutóbbi mondat igazságáról mindenki győződjön meg saját maga.

Az íróasztal lapjának elfoglalása mindenféle olyan holmival, irattal, amelyekkel nem dolgozunk, több szempontból hátrányos.

Először is, mindaz, ami a pillanatnyi munkához nem szükséges, csak helyrabló lom. Az íróasztalunk valójában akkora, amekkora helyet találunk rajta. Ha annyi helyet sem hagytunk, hogy egy A4-es lapot rátegyünk, valójában nincs íróasztalunk, csak egy rakodófelületünk. Hol fogunk dolgozni? El kell döntenünk, látogatóinkat akarjuk elfoglaltságunkat bizonyító, zsúfolt íróasztalunkkal lenyűgözni, vagy használni akarjuk arra, amire való.

Másodszor, az irathalmok és megválaszolatlan levelek az el nem végzett munkánkra emlékeztetnek abban a percben, amikor odaérünk az íróasztalunkhoz, és ha a papírhalmaz elég nagy, ezt a munkát nem tudjuk elvégezni a munkanap végéig. Tehát munkánknak látszólag nem lesz eredménye: holnap is papírhegy fogad bennünket, ami nyomasztó, és arra csábít, hogy semmit ne tegyünk, hiszen látszólag úgyis mindegy.

Hogyan szokott ez a helyzet kialakulni, és mit lehet tenni ellene?

A helyzet magyarázatában a gyógymód is benne rejlik, amely viszonylag egyszerű, de nehéz, mert új szokás megtanulását kívánja meg. Az íróasztal úgy változik át lassanként lomtárrá, hogy mindaz a dokumentum vagy levél, amelyet nem intézünk el, nem válaszolunk meg, nem tesszük a helyére, vagy nem dobunk ki azonnal, az mind az íróasztalunkon pihen meg, és saját magától onnan el nem tűnik. Ezen az időnkénti átrendezésük nem segít. A megoldás: minden egyes irattal, levéllel, minden alkalommal, amikor a kezünkbe vesszük, csináljunk valamit! Úgy értem, csináljunk vele valamit azon kívül, hogy másik helyre tesszük az íróasztalon. Írjunk rá választ, tegyük polcon vagy szekrényben a megfelelő irattartóba, nyissunk neki egy új irattartót, postázzuk annak, akire tartozik, vagy döntsük el, hogy ki lehet-e dobni (jóval több papír dobható ki, mint gondolnánk, de el kell jutni a döntésig), és ha igen, dobjuk ki. Mind jobb annál, mint csak visszatenni az asztalunkon egy másik papír-halomba. Ha tartjuk magunkat ehhez a módszerhez, csak egyszer kell felszámolni a papírhegyet, utána ezzel a szokással elfogadható állapotban lehet tartani az íróasztalunkat. Az új szokás megtanulása és megtartása önfegyelmet kíván, viszont a ráfordított fáradság sokszorosan megtérül; mind munkakedvünk, mind munkafeltételeink jobbá válnak.

A következő javaslatom az irodai munka során gyakran szükséges információ-keresésre vonatkozik; rendszeresen használt telefonszámokat, címeket, adatokat érdemes cédulákra felírni, és azokat falra vagy falitáblára rögzíteni, mivel szemünk jóval gyorsabban talál rájuk, mint ahogyan naptárunkat elővesszük és fellapozzuk. Az említett falfelület vagy falitábla legjobb helye ebben az esetben íróasztalunk előtt és fölött lesz, hogy telefonálás vagy levélírás közben rá lehessen pillantani.

A szövegszerkesztő és adatelemző programok előnyeiről nem szükséges részletesebben szólni, annyira részei már az irodai munka elvárt alapismereteinek. Igényes dokumentum, jelentés, szakmai önéletrajz elkészítése szinte elképzelhetetlen nélkülük. Különösen jól érvényesülnek előnyeik, amikor többször át kell fogalmazni egy munkát (jelentés, szakdolgozat, diplomamunka, cikk, stb.), vagy ugyanazt a dokumentumot kis módosításokkal sokszor használjuk (megrendelés, szakmai önéletrajz). Egy viszonylag ritkábban hasznosított lehetőségükre hívom fel a figyelmet: a munkahelyünk és otthonunk között szállítandó anyag mennyisége is jelentősen csökkenthető a segítségükkel. Ha úgy határozunk, hogy a munkahelyünkön is, otthon is foglalkozunk a munkánkkal, akkor a témákat úgy célszerű felosztani az iroda és lakásunk között, hogy a két hely között szállítani való iratok mennyisége a lehető legkevesebb legyen; azonban nem is szükséges szállítani az iratokat, ha információikat számítógépes állományokon tároljuk, és ezeket az állományokat akár lemezen magunkkal vihetjük, akár e-mailen továbbíthatjuk.

A legjobb természetesen az volna, ha otthon nem lenne szükséges dolgoznunk, de ezt kevesen tehetik meg.

A telefon célszerű helye egy külön telefon-asztalkán van. Ha több íróasztal tulajdonosa használ egy telefont, hasznos a telefont egy oszlopra szerelt, elforgatható állványra helyezni.

2.5. Az idő-tolvajok

Általában, amikor új állásba lépünk be, bőven van időnk a munkánkra; bizonyítani akarunk, ezt várják el tőlünk, és még sem az időrabló helyi szokásokat nem ismerjük, sem az idő-tolvaj személyek nem szoktak még ránk, sem közéleti feladatokkal nem találtak meg. Idővel ez az előnyös helyzet hátrányunkra változik, nem árt, ha rámutatunk néhány idő-tolvajra; leépíthetjük őket, ha már ránk szoktak, illetve új helyünkön kevésbé engedjük őket ránk telepedni.

Időrabló helyi szokás az ügyfél nélküli idő unalmát munka helyett a munkatársakkal folytatott beszélgetéssel, hosszú közös ebéddel elűzni. Szintén sok időbe kerülnek az előkészítetlen, nem eredményes értekezletek, megbeszélések. Bizonyosan részt kell rajtuk venni? Segíthet, ha részt veszünk az értekezlet előkészítésében? Ez utóbbi mindenképpen hátrányos számunkra, mert azért, hogy az értekezlet kevesebb időt emésszen fel, és a felhasznált időt jobban hasznosítsa, mi magunk a saját időnkkel fizetünk, amelyet az előkészítésre fordítunk. Azért lehet érdemes mégis az időnkből ráfordítani, mert egy hiábavaló értekezlet idegesítő, és aránytalanul sok energiát fogyaszt el, amit jobban lehetne felhasználni.

Fontos idő-tolvajok a halogatás, az önfegyelem hiánya, az időzavar, a papírhegy az íróasztalon, a célok kitűzésének hiánya vagy a fontossági sorrend hiánya. Sokba kerülhet az is, ha nehezünkre esik nemet mondani. Általában ártalmatlan apróságnak látszó kérésekről van szó, két bökkenővel: 1. Semmi közük a saját munkánkhoz; 2. Több időt, gyakran sokszor annyi időt vesznek el tőlünk, mint amennyiről a kérő beszél ("Volna erre 10 perced?", kérdi, és örülhetünk, ha fél nappal megússzuk.). Ha ezt később szóvá tesszük, lehetséges, hogy hozzá nem értésünkre fog utalni, hiszen rátermett személyeknek nem kerülhetett volna többe néhány percénél.

A bejelentkezés nélkül "beeső" vagy "beugró" emberektől az üdvözlés után azonnal megkérdezzük, miben lehetünk segítségükre. Így megtakarítunk öt-tíz perces csevegést, mielőtt a tárgyra térne; azonnal színt kell vallania, csak az idejét akarja elütni, vagy el is szeretne intézni valamit. Az is kiderül, mi vagyunk-e az illetékesek, vagy valaki máshoz irányíthatjuk látogatónkat.

Sok, a munkánkat félbeszakító beugrást előzhetünk meg azzal, ha rendszeresen megbeszéljük az ügyeket azokkal a munkatársainkkal, akik gyakran keresnek meg problémákkal vagy kérdésekkel. Egyébként nem minden félbeszakítás rossz: néha valóban fontosabb dologgal keresnek meg, mint amivel foglalkozunk, és néha egy kedvező alkalom teljesen alkalmatlan időpontban merül fel. A szerencse pedig nem vesztegeti az idejét figyelmetlenekre és felkészületlenekre.

Összefoglalásképpen néhány záró megjegyzés: bizonyára felháborodnánk, ha bárki a beleegyezésünk nélkül kivenne néhány ezer forintot a zsebünkből vagy pénztárcánkból. Miért vennénk, vesszük szó nélkül tudomásul, amikor 10-30 percnyi vagy több időt lopnak tőlünk? Pedig átlagos szellemi tevékenységben 10-30 perc idő néhány ezer forintnak felel meg, egy hatalmas különbséggel: a zsebünkből hiányzó néhány ezer forintot azonnal tudjuk pótolni a bankszámlánkról, de az ellopott percek pótolhatatlanok. Két kényelmetlen kérdés következik: azért nem rebben a szemünk sem, amikor időt lopnak tőlünk, mert még nem ismerjük a saját időnk valós értékét? Vagy netalán azért, mert mi magunk is időtolvajok vagyunk?

2.6. Mikor kell pazarolni az időt?

Az üzleti életben ez leggyakrabban olyan tárgyalás második felében válik szükségessé, ahol éppen az időhúzással érünk legvalószínűbben célt. Feltehetőn így van, ha a tárgyaló partner a hosszú tárgyalásba jobban belefáradt, mint mi, és bizonyosan ez a helyzet, ha a partnert határidő szorongatja, viszont nekünk éppen nincsenek ilyen gondjaink (vagy el tudjuk hitetni a másik féllel, hogy nincsenek).

Ennél többet is tudunk mondani. Az idő erőforrás, akár a pénz, az eszközök vagy az emberek. Akkor érdemes felhasználni őket - látszólag pazarló módon is -, ha a felhasználás határhaszna pozitív, tehát az érte várhatón megszerezhető érték, és a siker valószínűségének szorzata nagyobb, mint a felhasznált erőforrás használati értéke számunkra. Ebből már következik, hogy akkor érdemes valakinek látszólag pazarló módon, mások szempontjából ésszerűtlenül sok időt, pénzt, stb. fordítani valamire, ha

• Amit megszerez, annak számára különleges, mások számára még rejtett értéke van (Ezen alapul szinte az összes sikeres spekuláció, de ezért érdemes a szerelmes embernek szerelme számára különlegesen drágán is megszerezni valamit.);
• A siker valószínűsége jóval nagyobb, mint mások hiszik, esetleg azért, mert olyan tudás, különleges eszköz, eljárás birtokában van, amivel a siker esélyét váratlanul meg tudja növelni (jellemzőn ide tartoznak azok a nagyon kockázatos hadműveletek, amelyeket a támadó kiemelkedő minőségű katonáira vagy újszerű fegyvereire, harceljárására alapoz);
• A felhasznált erőforrás használati értéke számára kisebb, mint ellenfelei feltételezik (Gazdag ember pénze egy részével nagy kockázatot is vállalhat; másik példám az aknamező, amelynek katonai értéke az idő, amit az aknamentesítésre kell fordítani. Az oroszok ellen kevéssé vált be, mert pl. Zsukov marsall egyszerűen ráhajtott néhány ezer gyalogos katonát, és az aknamezőt egy órán belül felszámolta. A szovjet hadsereg számára az ágyútöltelék használati értéke kisebb volt, mint más hadseregek számára.).

Végül egy figyelmeztetés: az időt csak az pazarolhatja, akinek van. Az időgazdálkodás, az eredményes időfelhasználás célja éppen az, hogy teremtsünk magunknak elég időt, amit felhasználhatunk egy nagyobb terv kidolgozására, utazásra, vagy játékra a gyermekünkkel. A négy éves gyermekünkkel csak idén játszhatunk mint négy évessel, jövőre öt éves lesz. Ahhoz, hogy szakíthassunk a hagyománnyal, amely szerint "lekváros kenyér mindig tegnap volt, és holnap lesz, de soha nem kaphatunk ma" , ahhoz kell, hogy legyen időnk, és elhatározásunk.

A pénzt sem azért gyűjtjük, hogy csak legyen, hanem hogy átválthassuk arra, ami még többet ér számunkra: autóra, lakásra, jobb életszínvonalra idősebb korunkban, a nyugalom érzésére, hogy ha váratlanul meghalunk, ez nem dönti anyagilag romba a családunkat. Hasonlóan az idővel sem önmagáért takarékoskodunk, hanem hogy arra jusson belőle, ami számunkra a legtöbbet ér. Azt csak mi tudhatjuk, mik lehetnek ezek, de jobb minél előbb megtudni, mert időnk - és életünk is - mindenképpen elfogy. Olyanra fordítsuk, ami többet ér nála, akkor jól fektettük be az időnket és életünket. Az, hogy életünk számunkra az egyik legdrágább vagyonunk, és mindenkit arra ösztönzök, hogy becsülje sokra az idejét, nincs ellentétben azzal, hogy fordítsuk valami olyanra, ami többet ér nála. Szerintem éppen ellenkezőleg: aki sokra becsüli az idejét és az életét, az befektetésükhöz méltó célokat keres és talál. Amit megpróbáltam itt kifejteni, azt költőien, tizenegy szóban foglalta össze "Az Édenkert háborúja" című regény királynője a Földünkről érkezett főhősnek feltett kérdésében [18]: "Ennyire értéktelen az élet a világban, ahonnan jöttél, hogy így félted?" A főhős csodálkozását látva megmagyarázza: "Csak a szegény ember ragaszkodik annyira az aranyhoz - mert fél, hogy elveszíti. A gazdag kedvére költi vagyonát, hogy elérje vele, amit akar. Az életre ugyanez áll."

2.7. Mégis lehet az időt raktározni?

Igen, ilyen célú tevékenységünk eredményét tekintve.

Természetesen az időtartamot nem lehet palackba zárva eltenni, és szükség esetén elővenni, hogy nekünk reggel 8 és 9 óra között három óra álljon rendelkezésünkre, míg mindenki másnak egy. Az továbbra is igaz, hogy mindenkinek napi 24 óra áll rendelkezésére.

Annak viszont semmi akadálya, hogy döntő fontosságú percekben időnk használati értékét háromszorosára vagy akár tízszeresére növeljük előzetes felkészüléssel, és a megfelelő erőforrások felhalmozásával.

Ezt teszi az, aki megtanulja a tárgyalás módszereit, és nehéz tárgyalás előtt sok órát fordít arra, hogy felderítse tárgyalópartnere jellemvonásait, ütőkártyáit. A tárgyalást lezáró 10-15 percben azért tudja sikerrel lezárni a tárgyalást, és 5-15 százalékkal jobb árat elérni, mert előzőleg kisebb használati értékű időt fordított a felkészülésre, amire tárgyalás közben már nincs lehetőség. Ebben az értelemben mondhatjuk, hogy időt raktározott el későbbi felhasználásra. Hasonlóan időt raktároz a sakkmester, aki 5-10 év alatt sakk-állások, kombinációs szerkezetek, megnyitások százait, ezreit tanulja meg, hogy a rendelkezésre álló idejének sokkal nagyobb legyen a használati értéke, mint a tehetséges amatőrnek. A sakkmester fejében 8-10 ezer óra van elraktározva, ennek köszönheti, hogy a lépések háromnegyedében - szemben az amatőrrel - nem töri a fejét, mert tudja, melyik egy vagy két lépés az, ami értelmesen megjátszható az adott állásban, és azt húzza.

Arról van ugyanis szó, hogy az idő önmagában nem szolgál minket. Csupán rendelkezésünkre áll, hasonlóan, mint a pénzünk, vagy autónk tartályában a benzin. Azért csak hasonlóan, mert pénzt vagy autót szerezni kell, de amíg élünk, napi 24 óra minden további nélkül a rendelkezésünkre áll. Az már a mi feladatunk megtanulni, hogyan növeljük meg a magunk számára időnk használati értékét a lehető legjobban. Az időnket nem csupán eltöltjük, hanem legalább egy részét befektetjük. Minél többet és minél jobban fektetünk be belőle, annál több hasznát látjuk később.

Ahhoz, hogy a magunk számára a lehető legjobban fektethessük be időnket, meg kell tennünk egy első lépést. Ez pedig az, hogy megállunk, és függetlenül korunktól és helyzetünktől végiggondoljuk, mit akarunk az élettől. Az idő befektetése, raktározása témájában is oda értünk vissza, hogy mindenek előtt meg kell ismernünk önmagunkat:

Mit akarunk csinálni?

Kivé akarunk válni?

Hová akarunk eljutni?

Mekkora jövedelmet akarunk, hogy vágyainkat megvalósítsuk?

Milyen értékek mellett kötelezzük el magunkat?

2.7.1. Hogyan vehetünk magunknak időt?

Ma az idő egyike a széles körben megvásárolható erőforrásoknak. Az időtartam nem vehető meg, az idő használati értéke viszont annál inkább. A leggyakoribb idővétel, amikor telefonálunk. A telefonra fordított idővel, és a telefonálás árával megvettük azt az időt és útiköltséget, amely ahhoz lett volna szükséges, hogy az illetőt személyesen felkeressük, majd visszatérjünk. Távolsági beszélgetéssel több napot is megveszünk néhány száz forintért, de néhány helyi telefonnal is órákat vásárolhatunk meg, amikor áruházak kínálatáról, árairól tájékozódunk, vagy üzleti találkozók időpontjait egyeztetjük jövőbeli ügyfeleinkkel.

Tulajdonképpen az a meglepő, milyen gyakran nem veszünk időt a telefontársaságtól. Aki nem szeret telefonálni - én sem szerettem, így tapasztalatból beszélek -, az a következő két kérdést tegye fel saját magának: Mennyi idő alatt érhetem el a célom telefonálás nélkül? Mennyivel többe kerül ez, ha az időmet óránként legalább néhány ezer forintra értékelem?

Amikor levelet, csomagot adunk fel, vagy amikor taxiba ülünk, akkor is időt veszünk.

Időt és nyugalmat veszünk magunknak, amikor a legjobb szerszámokat használjuk munkánkhoz, és folyamatosan jó karban tartjuk őket. Időt és életet is biztosítunk magunknak, amikor rendszeresen szervizbe visszük az autónkat, és mindig legalább 100 kilométerre elegendő benzint tartunk a tartályában. Floridában emberek haltak és halnak meg azért, mert nem volt elég benzinjük, hogy hurrikánok útjából kitérjenek.

Amikor mások hibáiból tanulunk könyvekből, szakcikkekből, nagyon sok időt szerzünk be, amit különben a saját hibáinkból okulásra fordítanánk. De ez utóbbihoz nem is élünk elég sokáig, ahogy a Bevezetés első mottójában M. D. Baughman leírta.

A felsoroltakon túl is érdemes körülnéznünk, milyen eszköz, módszer beszerzésével takaríthatunk meg többet az időnk pénzbeli értéke révén, mint amennyibe az eszköz vagy módszer kerül.

2.7.2. Hogyan raktározhatjuk az időt?

Minden alkalommal ezt tesszük, amikor tanulunk. Gyermekként kezdjük, amikor időnknek még nincs nagy használati értéke, tudást halmozunk fel későbbi felhasználásra. Ezt folytatjuk középiskolában és a főiskolán vagy egyetemen: megtanuljuk a legfontosabb alapelveket, törvényszerűségeket, módszereket, és azokat az adatokat, tényeket, számokat, amelyek az alkalmazásuk megértéséhez szükségesek.

Mindez a tudás elraktározott időt jelent, olyan módon, mintha időt csomagolnánk be és raktároznánk agyunk rekeszeiben, hogy szükség esetén kinyissuk őket, és felhasználjuk. Mint láttuk, a sakkmester sok ezer órát raktároz, és bont fel a sakkverseny néhány órája alatt. Mindenki, aki mestere a szakmájának, ennyi időnek megfelelő tanult tudást és tapasztalatot mozgósít egy szakmájába vágó probléma megoldásához. Ezt kell(ene) megfizetni, és ezért nem lehet eléggé hangsúlyozni, hogy minden szervezet kulcselemei a munkájukat szakértelemmel végző emberek.

A tanulást felnőtt korban is folytatjuk, amikor időnk használati értéke nagyobb, azért, hogy tovább növeljük: a baltát időnként élezni kell

A tanulásról itt leírtakból következik, hogy a tanulás célja nem az, hogy a diák átmenjen a vizsgán, sem nem az, hogy a tanár számonkérési igényeit a diák kielégítse, hanem az, hogy a diákok tanulásuk révén optimális hatékonysággal valósítsák meg az időraktározást. Ha a tanulást a diákok olyan tevékenységként fogják fel, amely során időt tárolnak későbbi felhasználásra - tehát nem az iskolának, hanem az életnek tanulnak -, képesek lesznek távlatban látni a dolgokat, értelmét fogják látni az elemző gondolkodásnak, a koncentrációnak, és számos adat, képlet bevésésének is. Másrészt, ha a tanítást a tanárok is - általános iskolától az egyetemig - olyan tevékenységként fogják fel, amely során diákjaik időt tárolnak későbbi felhasználásra, akkor jobban fogják látni és érezni, a tananyagban mire miért van, vagy nincs szükség.

Az idő tárolásának egy második módja az a szokás, hogy rendszeresen feljegyezzük ötleteinket, és az olyan adatokat, információkat, tényeket, amelyeknek később hasznát vehetjük.

Az idő tárolásának a harmadik módja, hogy rendezett formában rögzítjük a rendszeresen szükséges információt. Például listát állítottam össze arról, mit kell magammal vinnem néhány napos konferenciára, egyhónapos tanulmányútra, vagy két hetes hegyi túrára. A tapasztalataim alapján a listáról kihúzom, amit nem használtam, és beírom, ami hiányzott, és ott kellett megvennem. Így a harmadik alkalom után gyakorlatilag tökéletes a listám, és könnyen utazom, mert semmi fölöslegeset nem viszek magammal. Ezen kívül az összepakolást harminc percen belül elvégzem, és bizonyos vagyok abban, hogy semmi szükséges eszközről nem feledkeztem meg. Listáim legalább másfél óra időt, és nyugalmat raktároznak számomra. Időt raktároz számunkra az is, ha felcímkézett irattartókban, rendezetten tartjuk témakörönként iratainkat, számláinkat, úgy mint

Adóügyek;

Autóval kapcsolatos iratok;

Biztosítások;

Gyermekek iratai;

Háztartási eszközök számlái és garanciapapírjai;

Lakás rezsiszámlái, befizetései (célszerűen egy bankkal átutaltatva);

Orvosi kezelések iratai;

Utazási tervek.

Az idő tárolásának negyedik módja, hogy rövid feljegyzéseket készítünk megbeszélések, tárgyalások, konferenciák után. Leírjuk, amíg frissen él emlékezetünkben, hogy miben egyeztünk meg, milyen döntést hoztunk. Legjobb, ha a feljegyzés egy példányát a tárgyaló partnerünknek is elküldjük emlékeztetőnek, és véleményezésre. Sok, a félreértések tisztázására fordított időt és idegeskedést takaríthatunk meg.

Ajánlott irodalom

1. Andrews Bob: Prioritások (11087 számú kazetta, Network 21, Budapest).

2. Antalffy Thomas: Sürgős vagy fontos? (11138 számú kazetta, Network 21, Budapest).

3. Arroba, Tanya - James, Kim: Pressure at work. A survival guide for managers (McGraw - Hill, London, 1992).

4. Back, Ken - Back, Kate: Assertiveness at work (McGraw - Hill, London, 1992).

5. Bennett, Roger: Personal effectiveness (Kogan Page Ltd., London, 1989).

6. Bettger, Frank: Üzletkötés a gyakorlatban (Bagolyvár, Budapest, 1994).

7. Blanchard, K. - Oncken, W.: Vezetői időgazdálkodás (Bagolyvár, Budapest, 1998).

8. Covey, R.S.: The seven habits of highly effective people (Simon&Schuster, New York, 1993).

9. Demeter János: Kibe fekteted az idődet? (15078 számú kazetta, Network 21, Budapest).

10. Dornan, Jim: Élesítsd a baltád (11042 számú kazetta, Network 21, Budapest).

11. Eisenberg, Ronni: Organise yourself (Piatkus Ltd., London, 1993).

12. Fletcher, Winston: Meetings, meetings (Coronet Edition, 1985).

13. Frank, Milo O: Értekezlet, megbeszélés (Bagolyvár, Budapest, 1998).

14. Girard, Joe: Hogyan adjunk el bármit bárkinek (Bagolyvár, Budapest, 1993).

15. Girard, Joe: Hogyan adjuk el önmagunkat? (Bagolyvár, Budapest, 1998).

16. Heyne, Paul: A gazdasági gondolkodás alapjai (Tankönyvkiadó, Budapest, 1991).

17. Joseps, Ray: Időgazdálkodás vezetőknek (Bagolyvár, Budapest, 1994

18. Kárász Cecília: Mennyit ér önnek az ideje? (11002 számú kazetta, Network 21, Budapest).

19. Lakein, Alan: How to get control of your time and your life (New American Library, Bergenfield, 1974).

20. Lakein, Alan: Hogyan gazdálkodjunk időnkkel és életünkkel (Bagolyvár, Budapest, 1997).

21. Lawhead, Stephen: Az Édenkert háborúja (Európa, Budapest, 1998).

22. Le Boeuf, Michael: Az önszervezés iskolája (Bagolyvár, Budapest, 1994).

23. Levinson, Jay Conrad: The ninety-minute hour (Penguine Books, New York, 1991).

24. Lewis, Carroll: Alice Csodaországban ().

25. Lloyd Sam R.: How to develop assertiveness (Kogan Page Ltd., London, 1988).

26. Máté Gábor: Mindennek ára van (11306 számú kazetta, Network 21, Budapest).

27. Moss, Geoffrey: A vezetői eredményesség ABC-je (Bagolyvár, Budapest, 1999).

28. Norfolk, Donald: Stresszkalauz (Bagolyvár, Budapest, 1997).

29. Nusshold, Hans: A prioritások meghatározása (15033 számú kazetta, Network 21, Budapest).

30. Oakwood, Alexander: Mikor mondjunk NEM-et (Bagolyvár, Budapest, 1992).

31. Oakwood, Alexander: Legdrágább kincsünk az idő (Bagolyvár, Budapest, 1998).

32. Oncken III. William: Monkey business - vezetői időgazdálkodás (Bagolyvár, Budapest, 2000).

33. Richardson, Cheryl: LEGYEN időd az ÉLETEDre! (Bioenergetic, Budapest, 2002).

34. Samuelson, P.A. - Nordhaus, W.D.: Közgazdaságtan (Közgazdasági és Jogi, Budapest, 1992).

35. Seiwert, L.J.: Az időgazdálkodás ABC-je (Közgazdasági és Jogi, Budapest, 1992).

36. Shook, Robert: The art of the hard sell (Kogan Page Ltd., London, 1986).

37. Smith, Hyrum: A sikeres időgazdálkodás 10 természettörvénye (Bagolyvár, Budapest, 1993).

38. Stubbs, David R.: Assertiveness at work (Pan Books, London, 1985).

39. Szuchar Alois: Pénz- és időbeosztás (15028 számú kazetta, Network 21, Budapest).

40. Townend. Anni: Developing assertiveness (Routledge, London, 1991).

41. Updegraff, Robert R.: Idő, amire szükségünk van (Bagolyvár, Budapest, 2002).

42. White Derrick: Close more sales (Mercury Books, London, 1992).