Az értekezletek és típusaik, az értekezlet megszervezése, levezetése,  a nehéz emberek kezelése.

Erről az embereknek csakis rossz emlékei vannak. Nem hiábavaló az értekezlet, ha tartjuk magunkat bizonyos szabályokhoz.

Első és legfontosabb szabály: csak akkor hívjunk össze értekezletet, ha válaszolni tudunk a "mit szeretnénk megoldani" kérdésre. Ha a választ nem tudjuk, kerüljük el az értekezletet.

Nincs szükség rá: minden hónap első keddjén, előreláthatóan a résztvevők nézetei összeegyeztethetetlenek, akitől a döntés függ, nincs je 353e47d len, a munkatársak bevonása még jobba összezavarná a dolgokat.

Szükség van az értekezletre: a lehető leggyorsabban a lehető legtöbb információt kell összegyűjteni, ha döntésre van szükség, a döntéshozónak nincs ideje több információt beszerezni, különböző nézőpontra vagyunk kíváncsiak, együttműködés kialakítására, ha egyszerűen kíváncsiak vagyunk mások véleményére.

Fontos azt is megvizsgálni, hogy az információkat csak továbbítani, vagy ki is akarjuk cserélni. Ha nincs szükség véleménycserére, elég a levél is.

A jó értekezletek 4 alapvető funkció valamelyikét szolgálják: hírek, információk közlése, cseréje; eszmecsere, kérdésfeltevés; problémamegoldás; döntéshozatal. A négy funkció szerint négy típusú értekezletet különböztetünk meg.

Beszámoló típusú: akkor szükséges, ha ismertetni kívánjuk pl. a vállalat új politikáját, vagy egyszerűen tájékoztatni kívánjuk a munkatársainkat valamilyen fontos fejleményről. Központi szereplője az információt adó személy. Soha sem szabad hazudni! Legyen bármilyen rossz hírről is szó, a mellébeszélés csak ront a helyzeten.

Eszmecsere típusú: az adatok, elképzelések, tervek megbeszélése áll a középpontban. Arra kell a résztevőket rábírni, hogy minél több nézőpontot, ötletet vessenek fel. Mindenki aktív legyen.

Problémamegoldó típusú: legfontosabb teendő, meggyőződni, hogy minden résztvevő egyetért abban, hogy van probléma, és a megoldásában tényleg szükséges a résztvevők együttműködése. Az értekezlet vezetőjének írásos anyaggal kell felkészülnie, azt jó előre eljuttatni a résztvevőknek. Röviden, tömören ismertetni kell a megoldandó problémát. Próbáljuk meg elválasztani az okot és okozatot. Az okkal kell foglalkozni. Mindig egyetértéssel kell végződnie, amit azonban soha ne erőltessünk.

Döntéshozó típusú: Írásos anyagot kell a résztvevőknek elküldeni. A megszületett döntés másokra is vonatkozik. Azok vegyenek részt, akik döntésre jogosultak.

Hogyan készüljünk fel: A megrendezés előtt alaposan gondoljuk át a teendőket, tervet készítsünk a résztvevőkről, az időpontról és környezetről.

Ø      A témára vonatkozó tervezés: napirend.

Ø      Kit hívjunk meg: csak azok legyenek jelen, akiknek feltétlenül jelen kell lenniük.

Ø      Időpont tervezése.

Ø      Környezet tervezése.

Terv összeállítása: a végleges napirendet feltétlenül el kell juttatni minden résztvevőnek, hogy ők is felkészülhessenek a munkára.

Az értekezlet lefolytatása: a jó példa átragad a résztvevőkre. Ha a vezető célratörő, határozott, nyugodt hangon kezdi el a megbeszélést, ezt átveszik a többiek is. Célszerű rögtön az elején tisztázni a kitűzött célt, és az adott feladat paramétereit. Fontos, hogy az értekezleten mindenki jól érezze magát.

Nehéz emberek: A metakommunikatív csatornából sok információ gyűjthető be. Fontos feladat a megbeszélés témánál tartása. A levegőbe beszélést kerülni kell, az ilyen személyt le kell állítani. A kényelmetlen információkat tapintatosan adagoljuk. Az értekezleten találkozhatunk nehéz emberekkel is.

A nehéz helyzeteket nemcsak a résztvevők okozhatják, hanem az értekezlet vezetője is. Viták mindig keletkezhetnek. Ha a vezető ideges, átragadhat a többi résztvevőre. Ha a résztvevők között merül fel konfliktus, alkalmazzuk a pillanatleállítás technikát. Ha a vitát nem tudjuk megoldani, hagyjuk abba az értekezletet. Ha az értekezlet résztvevői egy jól összeszokott csoport tagjai, az is hiba, mivel az egyéni véleményeket elnyomja a közösségi szellem. Az ilyen csoport gyakran vállal túl nagy rizikót, meggondolatlan feladatokat, mert a csoporton belül biztonságban érzi magát.

Ilyen esetben a teendő:

Ø      tegyünk fel kérdéseket, és keressük meg a nézőpontbeli különbségeket,

Ø      küldjünk ki minden résztvevőnek írásos anyagot, s dolgoztassuk ki az álláspontokat mindenkivel előre,

Ø      ne hozzunk látszólagos egyetértés alapján túl könnyen döntéseket,

Ø      kezdeményezzünk minél több vitát, bátorítsuk azokat, akik még nem szóltak,

Ø      kérjünk szakértői véleményeket,

Ø      hívjunk a problémához értő kívülállókat,

Ø      amíg lehet, tartsuk vissza saját véleményünket.

Befejezés: hagyjunk kellő időt a napirend befejezésére. Az összefoglalást bárki megteheti, ami egyik része a befejezésnek. A másik része a jövőre vonatkozik: mi a teendő, mikor legyen a következő értekezlet.

Amennyiben az értekezleten vezetőként veszünk részt, szükség van néhány tulajdonságra: vállalni a vezetéssel járó felelősséget, önbizalom, jó ítélőképesség, határozottság, keménység, de nem diktatórikus.

Az értekezlet vezetőjének tisztában kell lennie csoportja szükségleteivel, igényeivel, és olyan környezetet kell teremtenie, amelyek megfelelnek ezeknek az igényeknek.

Amennyiben résztvevőként veszünk részt az értekezleten három lehetőség közül választhatunk, ha nem vagyunk elégedettek az értekezlet eredményességével: elfogadjuk és alkalmazkodunk, megszökünk, megváltoztatjuk.