A vezető funkciói: rendelkezés, koordinálás, ellenőrzés és képviselet.

A rendelkezés.

A rendelkezés célja, hogy a beosztott a vezető akaratával megegyező módon cselekedjen. Ez akkor érhető el, ha a rendelkezés:

¨   &n 616h77g bsp;  tartalma és formája egyértelműen kifejezi a vezető szándékát,

¨   &n 616h77g bsp;  eljut ahhoz, és megérti azt, akire vonatkozik,

¨   &n 616h77g bsp;  egybeesik a végrehajtó szándékával, vagy legalábbis nem ellentétes személyes érdekével.

Ebből következik, hogy a vezetőnek minden egyes rendelkezésének megfogalmazása és kiadása során a következő kérdésekre célszerű válaszolni:

1.   &n 616h77g bsp;  Milyen konkrét cél elérésére adja ki a rendelkezést?

2.   &n 616h77g bsp;  Kinek szól a rendelkezés?

3.   &n 616h77g bsp;  Mit tartalmazzon a rendelkezés?

4.   &n 616h77g bsp;  Milyen formában jelenjen meg a rendelkezés?

5.   &n 616h77g bsp;  Milyen úton jusson el az érintettekhez?

6.   &n 616h77g bsp;  Milyen más, ezt a rendelkezést erősítő vagy gyengítő rendelkezésekhez kapcsolódik?

7.   &n 616h77g bsp;  Milyen formájú, tartalmú legyen a rendelkezés végrehajtásáról a visszajelzés.

Ellenkező esetben bekövetkezhet a "négy beosztott" esete. A rendelkezés címzettjétől, de a vezetés szintjétől is függően, a rendelkezést többféle módon lehet kiadni. A módokat a végrehajtás szabadságfoka különbözteti meg.

A vezetés alsó szintjén általában konkrétan megfogalmazott feladatok végrehajtásáról rendelkeznek a vezetők. A vezetési hierarchia minél magasabb szintjén lévőnek szól a rendelkezés, annál inkább növekszik a szabadságfok is. A rendelkezéseknek a következő módjait ismerjük:

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; parancs,

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; utasítás,

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; megbízás,

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; meggyőzés,

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; érdeklődés felkeltése.

A rendelkezések történhetnek szóban és írásban is. Mindkét formában bizonyos követelményeknek meg kell felelni:

Ø   &n 616h77g bsp;  pontos információkon alapuló, helyes döntéseket tartalmazzon,

Ø   &n 616h77g bsp;  összhangban legyen a szervezet és az egység céljaival, terveivel,

Ø   &n 616h77g bsp;  végrehajtási módja a szervezetben kialakult és elfogadott működési szabályzatnak megfeleljen,

Ø   &n 616h77g bsp;  összhangban legyen benne mind a feladat, mind annak ideje és eszközigénye,

Ø   &n 616h77g bsp;  tartalmazza a kivitelezés részletes előírását, illetve az abban biztosított szabadságot,

Ø   &n 616h77g bsp;  rögzítse a végrehajtásról adandó részjelentések és a végső jelentés idejét és módját.

A koordinálás.

A koordinálás lényege az összerendezés, az összhangba hozás. A koordinálás nem a terv, a tervcél módosítása, hanem éppen annak megvalósítását elősegítő operatív beavatkozás.

A koordinálásnak két alapvető feladata az erőforrások tervben nem szabályozott összhangjáénak a megteremtése, és a megváltozott feltételeknek megfelelően az erőforrások új összhangjának kialakítása.

A koordináló tevékenység kiinduló eleme, a végrehajtás ellenőrzése, állandóan jelen van a vezető tevékenységében, a tervezett célok és folyamatok egybevetése a tényleges folyamatokkal és állapottal. Ha a kettő között eltérés van, akkor szükséges az eltérés okainak feltárása. Az eltérések okai vagy a feltételek változásában, vagy szervezési hibákban, esetleg egyszerre mindkettőben rejlik.

Az okok megállapítása után mérlegelni kell, hogy az eszközök, erőforrások milyen átcsoportosításával lehet úgy megváltoztatni a szervezet működését, hogy a cél a tervezett eredménnyel megvalósuljon. Ez a lépés a koordináció lényege.

A koordináció következő lépése a tervcélok módosítása, amellyel kialakítható a szervezeti működés új egyensúlya.

A koordináció természetéből következik, hogy ez lényegében beavatkozás a korábban kialakított, tehát elfogadott, begyakorolt folyamatokba.

A beavatkozás változást jelent, amivel szemben a végrehajtás általában ellenséges, mert veszélyeztetheti a végrehajtók biztonságérzetét. Az ellenállás leküzdésére tehát új ösztönzőket is ki kell alakítani.

Az ellenőrzés.

Az ellenőrzés során a vezetőnek kétféle feladatot kell megoldani:

Ø   &n 616h77g bsp;  a vállalati tevékenység komplex ellenőrzését,

Ø   &n 616h77g bsp;  a folyamatellenőrzést.

A folyamatellenőrzést a vezető három tipikus módon gyakorolhatja:

¨   &n 616h77g bsp;  előre meghatározott, szabályos időközökben,

¨   &n 616h77g bsp;  véletlenszerűen, tehát szabálytalan időközökben,

¨   &n 616h77g bsp;  a folyamat tartalmától függő jellegzetes pontokon.

Az ellenőrzésnek ki kell terjednie az eredményre és a működés hatékonyságára, beleértve a vezető saját munkáját is.

A folyamatellenőrzés azt vizsgálja, hogy a tervekhez képest hogyan alakulnak az események.

A vezető az ellenőrzés funkciójával méri:

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; koncepcióinak, célkitűzéseinek a gyakorlatban visszatükröződő helyességét,

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; információinak, azok alapján hozott döntéseinek helyességét,

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; rendelkezéseinek, előírásainak és szabályainak helytállóságát,

§   &n 616h77g bsp;   &n 616h77g bsp; a végrehajtásra előírt folyamatok normatív lebonyolítását.

A képviselet

A képviselet a vezető igen gyakran művelt funkciója, amely formáját tekintve alapvetően kommunikáció. A vezető informál a szervezetről. Az információval valamilyen célt akar elérni, képet közvetít a szervezetről a környezet felé, ezáltal igyekszik minél kedvezőbb benyomást kelteni. A kép azonban nem térhet el számottevően a valóságtól.

A képviselet nem kizárólag az első számú vezető feladata. A szervezete különböző szintű vezetői ugyancsak ellátják ezt a funkciót. Lényeges, hogy a képviselet egységes legyen. A szervezetről kialakított kép közvetítésére két eszközcsoportot használhat a vezető:

¨   &n 616h77g bsp;  hagyományos kommunikációs eszközöket (jelentés, hirdetés);

¨   &n 616h77g bsp;  metakommunikációs eszközöket, mely magába foglalja a szervezetet képviselő személy fellépésétől kezdve az ügyintéző magatartásáig mindent.

A képviseletet a vezetőnek, vagy az erre feljogosított munkatársnak több fórumon kell ellátnia. Ezek:

*   &n 616h77g bsp;    a társadalom szűkebb köre;

*   &n 616h77g bsp;    a terméket felhasználó piac;

*   &n 616h77g bsp;    a működéshez kapcsolódó partnerek köre;

*   &n 616h77g bsp;    a szervezete teljes kollektívája, egyes csoportja;

*   &n 616h77g bsp;    a szervezet tulajdonosai, felügyelői.

A különböző fórumokon a képviselet jellegét az adott fórumhoz kell igazítani. Olyan személyt kell választani, aki felkészült, ismeri az adott fórum igényeit, és meg is tud azoknak felelni. A vezető feladata nemcsak abból áll, hogy felkészülten és jól képviselje a szervezetet, hanem abban is, hogy kiválassza és felkészítse azt a munkatársát, aki az adott fórumon nála eredményesebben képviselheti a szervezetet.