|  | ||||||||
|  | ||||||||
| | ||||||||
| | ||||||||
 |
 |
|
|
|
||
 |
 |
|
|||||||||||||
Az utazási vállalkozások rendszere és folyamatai
kereskedelmi folyamatok
egyéb más támogató folyamatok pl. marketingfolyamatok, dokumentáció kezelése, tűzrendészet, leltározás szabályai
Kereskedelmi folyamatok
beutazási, kiutazási osztály - nagyobb cégeknél
Minél nagyobb a forgalma a cégnek, annál tagoltabb a szerkezete. Nagy forgalmú cégeknél még a külön osztályok is tagoltak. Az ajánlatok, megrendelések, szerződések megegyeznek minden üzletág esetében pl. egyéni és csoportos 545f53f utazásnál is. Kereskedelmi tevékenység révén a kulcs a potenciális megrendelő, tőle függ az egész folyamat. Ajánlatkéréssel fordul az utazásszervezőhöz. Ezen elkezd dolgozni az utazási iroda úgy, hogy az alvállalkozóktól összegyűjti az árualapokat. Mikor ez alapján elkészült az ajánlat, visszagazolunk a potenciális megrendelőnek. Már az ajánlatkérést is visszaigazoljuk, hogy tudja, hogy dolgozunk rajta. Sokszor előfordul, hogy a megrendelő nem ad meg elég adatot, ilyenkor ezeket pótolni kell. Az ajánlatot a megrendelő vagy elfogadja, vagy nem. Ha nem, akkor megkérdezzük, hogy miért. A beszerzett árualapoknál (pl. szállodai szobafoglalások)ideiglenes szerződéseket kötünk a szolgáltatóval és ezeket minél előbb vissza kell mondani, nemleges válasz esetén. Ha a megrendelő igent mond, akkor meg kell kötni a szerződéseket a megrendelővel, beszállítóval (pl. szálloda, étkezés, buszok, stb.) Változások az utolsó pillanatig történhetnek. A szerződésben minden feltételt rögzíteni kell, ami azt segíti, hogy a szolgáltatást biztosítani tudjuk. Ha változik valami a programban, akkor nem kell új szerződést kötni, de meg lehet tenni. A project lebonyolítása után el kell számolni. Ebbe beletartozik, hogy fizetünk a magyar szolgáltatóknak, beszedjük a pénzt a külföldi partnertől, amit a számla alapján lehet megtenni. Fontos a belső elszámolás is, ami az utókalkulációból és a kontrollingból áll.
Ajánlat kérések fogadása
Ezt akviziciós (üzletszerző) és marketingtevékenység előzi meg, de ajánlatkérés nélkül is lehet termékeket előállítani pl. piackutatás, trenderdek alapján. Az ajánlatkérést lehet írásban vagy szóban fogadni, de akiket nem ismerünk, azokkal célszerű írásba foglaltatni. Mielőtt nekiállunk kidolgozni az ajánlatokat, tanácsos egy mailbe visszaküldeni a kérést és rákérdezni, hogy ez kell e nekik. A referens/üzletkötő egy menedzserrel egyeztet, mielőtt nekiáll dolgozni az ügyön, kialakítanak egy projecttervet ami alapján dolgoznak. Fontos konzultálni a megrendelővel, akár burkolt marketingtevékenységet is ki lehet fejteni olyanokkal, akik már rendeltek meg tőlünk.
Az ajánlatkészítés folyamata
Alvállalkozók bevonása - akik számunkra a szolgáltatásokat biztosítják. Lehet ismerős vagy ismeretlen. Minél feldolgozottabb egy termék, annál jobban el lehet adni, így sok alvállalkozó kell hozzá. Jó ha van egy folyamatosan bővülő alvállalkozói lista. Az ár, minőség, rugalmasság, kreativitás, fizetési/lemondási kondíciók és az ismertség alapján kell a döntést meghozni, hogy bevonjuk e az alvállalkozót vagy nem üzleti döntés kockázatokkal. Akkor érdemes az egész folyamatot elkezdeni, amikor megvannak a konkrét információk a megrendelőktől.
Árualap:
szálláshelyek
rendezvényhelyszínek (sportlétesítmény, edzőtábor, közintézmény, publikus létesítmény, kastély, múzeum, vár, könyvtár, hajó, szabadtéri területek pl. sátrak vagy paint-ball pálya, túlélőprogramok, mászó-fal)
éttermek és catering szolgáltatások
személyi szolgáltatások (idegenvezető, hostess, őrző-védő, takarító, ruhatáros),
közlekedési eszközök (busz, repülő, helikopter, hajó, vonat)
nyomdai tevékenység (meghívók, asztali menük)
technikai eszközök (hangosítás, fény, lézertechnika, stb.)
csak programgazdák, nem árualap tulajdonosok vagyunk
Ha megvannak az árualapok (minimum 2-3 ajánlat darabonként), akkor a referens ezeket összehasonlíthatóvá teszi (mindegyik ajánlatra reagál és ha hiányos kérdez), majd ki kell választani, hogy kikkel dolgozunk együtt.
Break even point: - amikor még megéri - az az ár, ahol a szolgáltatási színvonal még elfogadható, vagy az a minőség, ahol az ár még elfogadható.
Ki kell alakítani a programokat, amik megint csak variánsok - kell részletes leírás, képek, információk, stb.
Előkalkuláció: a kiajánlandó árak előzetes meghatározására - összeadjuk az összes szolgáltatás beszerzési árát összes ráfordítás. Ez az, amit nekünk majd ki kell fizetni (Ft/fő-ben számolva). Ha gyorsan kell az ajánlat, akkor lehet magasabb az ár. Az árat a program szokványossága is befolyásolja, hogy hány más tour-operátornak van ilyen vagy ehhez hasonló terméke, stb. Függ a potenciális megrendelő fizetési potenciáljától is pl. hogy nyugdíjasok e a megrendelők vagy egy multi cég. Számít az ajánlatkérő eddig nálunk realizált forgalma is, ha valaki már sokat rendelt, cserébe jó árakat vár el. Fontos a potenciális megrendelő megnyerése is marketingtényező, pl. egy multi cég megnyerése érdekében akár 0 árréssel is el lehet adni egy szolgáltatást, abban a reményben, hogy később is tőlünk rendel.
El kell készíteni az ajánlat szöveges részét is, ami tartalmazza a részletes programokat. Ebből a megrendelő láthatja amit kell és szólhat ha valamit máshogy képzelt el. A menedzser is ez alapján készíti el az előkalkulációt, így nem célszerű bármit is kihagyni belőle. Kellenek részletes leírások pl. hogy mi történik részletesen egy hajóúton. Kellenek képek, vagy linkek a képhez, de az utóbbi esetben vigyázni kell a honlapon szereplő esetleges árakkal. Le kell írni a fizetési és a szerződési feltételeket is ez annál fontosabb és szigorúbb, minél közelebb van az utazás időpontja. Meg kell adni a résztvevők létszámát, a tervezett időpontot és az árakat. Ezt mind elküldjük és odaírjuk hogy meddig várjuk az ajánlatra a visszajelzést. Esetleg lehet telefonálni, hogy megkapta e ezt a megrendelő és hogy mindent ért e, stb. Lehet, hogy nem fogadja el, lehet hogy kiválaszt két programvariánst és ezen akar egy kicsit módosítani. Ilyenkor megint kezdődnek elölről az egyeztetések, aminek még mindig lehet az a vége, hogy a vendég nem fogadja el az ajánlatot. Ha sikerül megegyezni, akkor jön a szerződéskötés a megrendelővel és az összes alvállalkozóval. A szerződés lehet akár egy email is pl. egy szállodával, ha minden lényeges dolog benne van.
A referens tartja nyilván a szerződéseket és az időpontokat pl. lemondási határidő. Lehet egy tervezetet készíteni, pl. mikor fizet előleget a megrendelő, mikor küldi át a névlistát, stb. - szóval hogy mikor mit kell tenni. A megrendelőtől előbb kérjük az előleget és többet, mint amennyit és amikor majd tőlünk kérik az alvállalkozók.
Ezt követően jön a project lebonyolítása, ami nem nehéz ha minden jól elő van készítve. Meg kell írni a forgatókönyvet, ami hasonlít a részletes programhoz, szerepel benne az alvállalkozó és a megrendelővel történt kommunikáció is. Minden programnál ott vannak a telefonszámok, buszrendszámok, sofőrök telefonszáma, tour-operátor elérhetősége, stb. Még egyszer át kell gondolni, hogy nem felejtettünk e el semmit. A forgatókönyvet a megrendelőnek és az alvállalkozóknak is elküldjük, kiszedve belőle, ami nem tartozik rájuk. Először a megrendelővel kell mindent tisztázni és elküldeni neki a forgatókönyvet. Ha rábólint, akkor küldjük el az alvállalkozóknak is. Mindent a forgatókönyvbe leírtak szerint kell csinálni, bár a helyszínen megint csak lehetnek módosítások. Ha utazási iroda értékesít, akkor a forgatókönyvet nem küldik el az utasoknak, csak az alvállalkozóknak. Miután hazatértek az utasok, elvileg minden ki van fizetve. A cég a tour-operátor által kiadott számla alapján fizet. Céges utaztatásnál kell küldeni egy elszámolást a megrendelőnek, az alvállalkozónak és saját magunknak is. Az alvállalkozótól kapott számlákat a referens ellenőrzi. Meg kell csinálni az utókalkulációt is, hogy el tudjunk számolni saját magunkkal is. Ez az előkalkulációval ellentétben nem /fő-re történik. Felírjuk az összes bevételünket és az összes kiadásunkat, majd ezeket összevetve megkapjuk a különbséget, azaz az árrést. Ez akkor teljes egészében a miénk, ha nincs rajta árrés áfa. Rendezvények esetében, az utazási szervezőknek, illetve a kiutazó csoportoknál, amik nem az EU-ba irányulnak, nincs.
Nettó árrés=bruttó árrés - árrés áfa
Ezt követően össze kell írni a projecttel kapcsolatos munkaórákat, telefonköltségeket, a helyiség bérleti díját, marketing költségetek, stb. Minél több ilyen adatot írunk be, annál pontosabban fogjuk tudni a nyereséget/veszteséget. Általában a projecteknek van számuk, ami azért fontos, mert a könyvelő a számlákat és bizonylatokat ezekhez a számokhoz fogja bevinni.
Szerződések
utazási szerződés - utas és utazásszervező között
utazást közvetítő szerződés - utazásszervező és utazási iroda között
beszerzési szerződés
Utazási szerződés
A 214/1996-os kormányrendelet szabályozza, a PTK általános előírásai vonatkoznak rá. Az utazási vállalkozó köteles a szerződésben meghatározott szolgáltatásokat biztosítani, az utas pedig köteles azt megfizetni. Az utas azzal, hogy befizette az előleget, tudomásul vette a szerződési feltételeket "aláírta" a szerződést.
A szerződésnek tartalmaznia kell:
az utazási vállalkozó paramétereit (főleg nyilvántartási szám, telefonszám, cím, stb)
úti cél és útvonat, indulás pontos helye és ideje, főbb állomások
a szálláshelyek típusa és komfortfokozata (a célországi besorolását)
a részvételi díj forintban meghatározott összege és hogy ez milyen szolgáltatásokra nyújt fedezetet, befizetendő előleg/hátralék időpontjai
a szállás körülményei
étkezésre vonatkozó tájékoztatás
a fakultatív programok illetve az ezeken történő részvétel feltételei (pl. minimum 10fő)
a részletes programot
a legalacsonyabb létszám, aminél az utazásszervező már elindítja az utat
az a határidő, amíg az utazási vállalkozó lemondhatja az utat illetve értékesítheti az utat
milyen biztosítások járnak/nem járnak, melyik biztosító, milyen biztosításokat lehet kötni
esetleges vízumkötelezettség, egészségügyi kötelezettség
az utas neve, lakcíme, elérhetőségei
az a határidő, amíg az utas elállhat az utazástól kártérítési kötelezettség nélkül
a részvételi díjban nem szereplő, de külön felszámításra kerülő díjak (illeték, helyi adó)
a biztosító megnevezése, melyénél az utazásszervező a vagyoni biztosíték szerződését kötötte
Az utazási irodák működését az állam feltételekhez köti, pl. vagyoni biztosítékot kell elhelyezni valahová, amihez nem nyúlhat valamelyik banknál zárolva van. Ha felszámolja a vállalkozást, akkor visszakapja, ha igazolja, hogy minden fizetési kötelezettségének eleget tett. Ha nem köt le pénzt, akkor biztosítást kell kötnie egy biztosítóval, aki megállapítja a biztosítási összeget, amiért garantálja a minimális vagyoni biztosítékot. Igénybe lehet venni bankgaranciát is, aminek szintén van ára, de olcsóbb, mint a biztosító.
Az utazási irodának van tájékoztatási kötelezettsége is, ez már szerződésen kívül van. Helyi idegenvezető neve, elérhetősége, vagy az utazásszervező elérhetősége. Az utazási vállalkozás kötelezettsége meggyőződni, hogy az alvállalkozó legális e, a szálláshelyek megfelelnek e annak a kategóriának, ami ki van rá írva. Kell olyan idegenvezető, aki beszéli a célország nyelvét, vagy az ott használt világnyelvek egyikét. A részvételi díjat nem lehet emelni, kivéve ha erről a szerződésben máshogy nem rendelkeztek. A díjemelésről az utast tájékoztatni kell úgy, hogy el tudja dönteni, hogy az új feltételek mellett hajlandó e utazni. Az utasnak joga van elállni és visszakapja a pénzét. Az utazási vállalkozó akkor állhat el az utazástól, ha az utazásszervezéskor nem látható külső körülmények lépnek fel, amik veszélyeztetik az utazás biztonságát (pl. kitör egy polgárháború).
Az utazási szerződést jogászok írják és nem az utazási szakemberek. Nehéz összehangolni a jogász és az utazási szakember igényeit ahhoz, hogy megfelelő legyen a szerződés. Az utas az utazásszervezővel és nem az utazási irodával köti meg a szerződést. Az utazásszervező felel a szerződésben szereplő kötelezettségek teljesítéséért, ha nem teljesíti, akkor köteles a díjat arányosan csökkenteni. Ha nem tudja valamelyik szolgáltatást teljesíteni, köteles azt ahhoz hasonló értékű és színvonalú szolgáltatással pótolni. Ha ezt csak magasabb áron tudja, akkor a többletköltség őt terheli. Az utas nem köteles elfogadni a helyettesítő szolgáltatást, hanem visszakérheti a pénzét is. Ha az utazásszervező semmilyen formában nem tudja pótolni a programot, vissza kell térítenie a költséget az utasoknak.
Utazást közvetítő szerződés (viszonteladói szerződés)
Utazásszervező és utazásközvetítő között jön létre, szabályozza a viszonyokat, benne van a jutalék és annak mértéke, hogy az utazásszervező hogyan támogatja az utazási értékesítőt (pl. study tourok).
Beszerzési szerződés
Az utazási szervező milyen feltételekkel veszi meg az alvállalkozótól az árualapjait. Az utazásszervező mindig azokkal a szolgáltatókkal köti, akiktől vásárolt.
Tartalmi elemek
szerződő partnerek adatai, megnevezése
szerződés tárgya
megvásárlási forma pl. kontingens szerződés
szolgáltatás ára
fizetési feltételek
lemondási feltételek
jutalék, azzal kapcsolatos rendelkezések
szolgáltatások igénybevételének módozatai pl. megrendelések, visszamondások, módosítások szabályozása
szankciók
(Minél hosszabb a szöveg, a másik oldal annál több helyen tud belekötni.)
a vitás ügyekben ki a döntéshozásra jogosult pl. 8. kerületi bíróság, jamaikai bíróság, stb.
felelősség kérdése - milyen felelősség terheli a feleket
a szerződés életbelépésének és megszűnésének feltételei
Típusai
Annyi típus van, ahány szolgáltató kategória.
A szálláshelyekkel kötött beszerzési szerződések
1. igény szerinti lekérés - van e., ha van ad
kockázatmentes
nincs különösebb kedvezmény
későbbi szorosabb együttműködést vezethet be
nincsenek szankciók csak amit kikötnek
csak ha van szabad kapacitás akkor jön létre
2. kontingens szerződés - a szálláshelyre vagy annak egy bizonyos %-ára a vevő elővásárlási jogot szerez, szobákat kér bizonyos időpontokra, amit a szálloda másnak nem adhat el, amíg az utazási iroda azt le nem mondja. Két formája van:
határidőhöz kötött lejárat előtt szankció nélkül visszaadhatja a szobákat az utazási iroda
nincs határidő teljesen a vevő kockázata, nem adhatja vissza a szobákat, mennyiségi kedvezmény
3. bérleti szerződés - az egész szállodára bérleti szerződést köt, nem csak egy kontingensre.
általában az objektum teljes kapacitására vonatkozik
ebben az esetben a szálloda feladata csak az üzemeltetés, már nem értékesíthet
ha jönnek utasok ha nem, az utazási iroda kifizeti a szállodának a bérleti díjat
általában üdülő programokra jellemző, nagy kockázat de alacsony ár
Étkezési beszerzési szerződés
rugalmasabb, mint a szálláshelyekkel kötött kisebb értékről van szó, rövid/kedvező lemondási feltételek
magasabb ködbér (általában 100%)
Közlekedési szolgáltatási szerződés
Buszok, vonat, helikopter, hajó, léghajó, lovas kocsi, stb. az utazási iroda átküldi hogy milyen buszt akar pl. férőhely, tv, hová és mikor megy, milyen céllal/milyen szolgáltatásokra veszi igénybe pl. városnézés. A busztársaságok minden évben átküldik az utazási irodának az árajánlatot és az utazási iroda ez alapján rendel.
A repülőgép
ügynöki vagy block seat vagy charter szerződés
ügynöki szerződés
az utazásszervező nem csomagkomponensként szerzi be a repülőgépjegyet, hanem önállóan értékesíti
mindig csak annyi jegyet állít ki, amennyire igény van
az ügynöknek azonnali hozzáférése van a légitársaságok járataihoz és on-line tud foglalni, kiállítani a repülőgépjegyet és fizettetni
az ügynök IATA vizsgával rendelkezik
a szerződés megkötése és a szolgáltatás megvásárlása egy időben történik
az ügynök jutalékért dolgozik
block seat szerződés
az utazásszervező egy járaton helyeket bérel ki, megveszi és kifizeti - nem az egész gépet - a helyeket nem lehet visszaadni
az utazásszervező olcsóbban jut a helyhez, mint egy ügynöki szerződés esetén, de nő a kockázat
charter szerződés
az egész repülőgépet kibérelik
Szerződések idegenvezetőkkel
az idegenvezető szerződhet jogi vagy természeti személyként
az idegenvezetés időtartama, az idegenvezető feladatai meg vannak határozva
az idegenvezető azt a céget köteles képviselni a munkája alatt, akivel szerződést kötött
a forgatókönyv az idegenvezetői szerződés mellékletét képezi
az idegenvezető minden nap reggel felhívja az aznapi szolgáltatókat, hogy minden rendben van e és ha valami módosult (pl. 35 fő helyett 33)m akkor szól a szolgáltatóknak és az utazási irodának is
Egyéb szerződés
Nem közvetlenül az utazáshoz kapcsolódik pl. ügyvéd, takarító, őrző-védő szerződés, stb.
A külföldi partnerek is szolgáltatói kategória szerint oszlanak meg, minden hasonlóan zajlik, mint a belföldi szolgáltatóknál csak a szerződések idegen nyelven vannak. Akkor kell ezt aláírni, ha mindent értünk és ki kell kötni a devizanemet. A fizetési feltételek és módozatokban van a legnagyobb kockázat.
A szerződésszegés egyenes arányban van a ködbér nagyságával.
Találat: 2491
