A KÖNYVVIZSGÁLATI MUNKAPROGRAM

A könyvvizsgálati munkaprogram

1. A könyvvizsgálati munkaprogramokról

            222j93c Amikor a könyvvizsgáló munkaprogramot készít, akkor két lehetöség között választhat: vagy minden vizsgálathoz a tervezés alapján egyedileg határozza meg a teendöket, vagy ún. standard munkaprogramot használ, amelyet szükség szerint az egyedi helyzetekhez igazít. A bemutatott munkaprogramok ezt a második típust képviselik, azaz standard munkaprogramok.

            222j93c A standard munkaprogram elönyei:

jelentösen csökkenti a veszélyt, ha valamilyen lényeges szempont vagy vizsgálat elmarad;

jelentös tapasztalat halmozódik fel benne;

az egyes vizsgálatokra való alkalmazása viszonylag gyors;

olcsó.

            222j93c A standard program hátránya, hogy használóját mechanikus munkavégzésre csábítja.

            222j93c A könyvvizsgálónak az 500-as témaszámú, Könyvvizsgálati bizonyíték címü standardban megfogalmazottak szerint elegendö és megfelelö bizonyítékot kell gyüjtenie a véleményének alátámasztására. A bizonyítékok gyüjtésében a könyvvizsgálat végzése során fontos szerepe van a beszámoló állításainak, mert ezek teljesülését kell vizsgálni. A beszámoló állításait a hivatkozott standard 13. pontja így határozza meg:

            222j93c "A pénzügyi kimutatásokban szereplö állítások olyan vezetöi kijelentések, amelyek direkt vagy egyéb módon kifejezve a pénzügyi kimutatásokban öltenek testet, és az alábbiak szerint csoportosíthatók:

            222j93c létezés - valamely eszköz vagy forrás létezik az adott idöpontban;

            222j93c jogok és kötelezettségek - egy eszköz vagy egy forrás a gazdálkodó szervezeté az adott idöpontban;

            222j93c elöfordulás - gazdasági esemény elöfordulása az adott idöpontban a gazdálkodó szervezetet illetöen;

            222j93c teljesség - minden eszközt, forrást és gazdasági tranzakciót vagy eseményt rögzítettek, és nincsenek közzé nem tett tételek;

            222j93c értékelés - az eszközt vagy a forrást a megfelelö könyv szerinti értéken rögzítik, tartják nyilván;

            222j93c mérés - a tranzakció vagy az esemény értékelése abból a szempontból, hogy helyes összeggel rögzítik-e, illetve bevételként vagy ráfordításként a megfelelö idöszakra számolják-e el (allokálják-e);

            222j93c be(ki)mutatás és közzététel - egy tétel közzététele, besorolása és bemutatása megfelel az alkalmazott beszámoló követelményeinek."

            222j93c

            222j93c

            222j93c A definíció értelmében a vezetés a beszámoló elkészítésével különféle kijelentéseket, állításokat tesz, amelyeket közvetlenül vagy közvetve a beszámoló tartalmaz. A beszámolóban szereplö minden adat, információ felfogható úgy is, mint a vezetés által tett kijelentés, állítás. A hivatkozott standard oktatásához készült oktatási segédlet ezt egy példával illusztrálja, amelyben a beszámoló állításait az eszközökre vonatkozóan értelmezi :

            222j93c "Létezés: A vezetés állítja, hogy valamennyi, a beszámolóban kimutatott eszköz létezik (nem semmisült meg, nem lopták el).

            222j93c Jogok: A vezetés állítja, hogy valamennyi, a beszámolóban kimutatott eszköz felett megfelelö jogokkal rendelkezik a vállalkozás (a pénzügyi lízingelt eszközök kivételével az eszközök tulajdonjoga a vállalkozásé).

            222j93c Elöfordulás: A vezetés állítja, hogy valamennyi gazdasági esemény, amelyek elszámolása a beszámolóban szerepeltetett eszköz egyenlegét eredményezte, megtörtént.

            222j93c Teljesség: A vezetés állítja, hogy valamennyi, a vállalkozás tulajdonában (vagy pénzügyi lízing esetén birtokában) levö eszköz ki van mutatva az eszközök egyenlegében.

            222j93c Értékelés: A vezetés állítja, hogy a beszámolóban szerepeltetett eszközök a vonatkozó beszámolókészítési elvekben foglaltaknak megfelelöen lettek értékelve (a megfelelö érték­vesz­tések, értékcsökkenések el lettek számolva, követelések esetében a céltartalékképzés a beszámolókészítési elvekben foglaltaknak megfelelö).

            222j93c Mérés: A vezetés állítja, hogy valamennyi gazdasági esemény, melyek elszámolása a beszámolóban szerepeltetett egyenlegeket eredményezte, a megfelelö idöszakra került elszámolásra.

            222j93c Bemutatás: A vezetés állítja, hogy . a beszámoló a megfelelö bontásban tartalmazza a mérleget és az eredménykimutatást, és a kiegészítö mellékletben szerepel minden elöírt adat.

            222j93c A könyvvizsgáló gondolatban sorra veszi a beszámoló állításait, és megvizsgálja, hogy azok a vizsgálat tárgyát képezö mérlegsorra (fökönyvi számlára, tranzakcióra, egyenlegre stb.) igazak-e, és ennek alátámasztására bizonyítékokat gyüjt. Az állítások azonban nagyon általános jellegüek, ezért azokat a vizsgálat megkezdése elött az adott mérlegsorra értelmezzük, konkretizáljuk. A vizsgálat során azt kell bizonyítanunk, hogy teljesülnek-e az egyes mérlegsorokra értelmezett állítások. Ezt tekintjük a vizsgálat céljának. Ezért minden munkaprogram elején emlékeztetöül feltüntettük a beszámoló állításait, és meghatároztuk a vizsgálat céljait.

            222j93c A munkaprogram azt tartalmazza, hogy a könyvvizsgáló milyen könyvvizsgálati eljárásokat alkalmaz a vizsgálat céljainak elérése érdekében. A munkaprogram a teendök listája, amit a könyvvizsgálónak el kell végeznie, a gyakorlott könyvvizsgáló számára pedig ellenörzö lista, hogy a vizsgálat közben gondolt-e minden összefüggésre, nem hagyott-e ki fontos vizsgálati lépést.

            222j93c A vállalkozások könyvvizsgálóitól a tulajdonos (vagy ügyvezetö igazgató) elvárja, hogy az adókkal kapcsolatban is nyilatkozzon, és vizsgálata kiterjedjen az adóelszámolások helyességére. Bár tudjuk, hogy ez nem a könyvvizsgálónak lenne a feladata, de figyelembe véve a fenti elvárást, minden munkaprogramnak célja az is, hogy felhívja a figyelmet a társasági adóalap elszámolásával kapcsolatos fontosabb össze­függésekre. A fontosabb adónemek vizsgálatára külön ellenörzö programok készültek.

            222j93c A munkaprogramok szempontokat tartalmaznak a beszámoló minden gyakrabban elöforduló tételének vizsgála­tára. Válogatni kell a programpontok között abban az értelemben is, hogy nem ugyanazokat a vizsgálatokat és nem ugyanolyan mélységben kell elvégezni. Például, ha egy kritikusnak minösített mérlegsort vizsgálunk, ezt nem ugyanúgy tesszük, mintha ugyanez a mérlegsor a "lényegtelen" besorolást kapná. Az egyedi helyzetekhez, a kockázat mértékéhez való igazítás a könyvvizsgáló feladata.

            222j93c A standardok szerint a könyvvizsgálónak az egyes vizsgálatokból levont következ­te­tést írásban dokumentálnia kell. A programot aláírja a vizsgálat végzöje, ha pedig nem a könyvvizsgáló végezte a helyszíni vizsgálatot, akkor a könyvvizsgáló.

2. Az egyedi vizsgálatok tervezése - a vizsgálat terjedelme

            222j93c A vizsgálandó tételek, fökönyvi számlák egy része mindössze néhány elemböl áll, ilyenek például tipikusan a saját töke vagy a hitelek. Ezeket a könyvvizsgálat során 100%-ban vizsgáljuk. Vannak más fökönyvi számlák, ahol a tételszám lényegesen magasabb, ilyenek általában a kisvállalkozások könyvvizsgálatában a készletek és vevök. A viszony­­lag nagyobb tételszámot tartalmazó fökönyvi számláknál a vizsgálatok megtervezése és végzése során gyakran felmerülö kérdés, hogy a számla vagy számlacsoport értékének hány százalékát, hány tételt kell megvizsgálni ahhoz, hogy a megfelelö következtetést biztonsággal le lehessen vonni? Hogyan kell megvonni a határt az egyedileg megvizsgá­lan­dó nagy tételek és a kevesebb figyelmet igénylö kis tételek között? A standardok nyelvén kifejezve: mennyi az "elegendö" bizonyíték, hogyan határozzuk meg a vizsgálat terjedelmét?

            222j93c A nagy cégek könyvvizsgálatában ebben segítséget adnak a különféle statisztikai és nem statisztikai mintavételi módszerek, melyek elöírásszerü alkalmazásával már viszony­lag alacsony számú tételböl is megfelelö valószínüséggel következtetni lehet a teljes sokaságra. (Mintavételen az elöírásszerüen végzett véletlenszerü mintavételt értjük. Ebben az értelemben nem mintavétel például a könyvvizsgálati munkafolyamat elvégzése egy bizonyos közös jellemzövel rendelkezö tételcsoportra vonatkozóan, például a 10 millió lej feletti értékü beruházások vizsgálata vagy egyhavi pénztár vizsgálata, mert ezek nem véletlenszerü kiválasztáson alapulnak.)

            222j93c A kis cégek vizsgálatában azonban többnyire nem célszerü a bonyolult elökészítést igénylö statisztikai mintavételi eljárásokat alkalmazni, mert a tételszám általában alacsony, nem éri el azt a mennyiséget, amelynél a mintavétel elökészítésére és végrehajtására fordított idö megtérülne.

            222j93c A szakirodalomban egyszerübb és gyakorlatiasabb módszereket ajánlanak, és csak a legvégsö esetben ajánlják a mintavétel alkalmazását, és akkor is inkább az egyszerübb, nem statisztikai mintavételi eljárásokat javasolják.

            222j93c

            222j93c 2.1. Az egyedileg jelentös tételek

            222j93c A gyakorlati tapasztalatok szerint a vállalkozások esetében a vizsgálandó egyenlegek általában viszonylag kis számúak, nagy értékü tételt tartalmaznak, valamint nagyobb számú, de egyenként kisebb értékü tételböl állnak.

            222j93c A vizsgálat szükséges terjedelmének a meghatározásához elöször kiválasztjuk az egyedileg jelentös tételeket. Ezek lehetnek:

a nagyságrendjük miatt jelentösek;

a jellegük miatt jelentösek.

            222j93c 2.1.1. A nagyságrendjük miatt jelentös tételek

            222j93c Mekkora az a tétel, melyet az összege alapján egyedileg jelentösnek nevezhetünk? Nyilván ez elsösorban a vizsgált cégtöl, annak nagyságrendjétöl függ. Célszerünek látszik, ha az egyedileg jelentös tételt a lényegességhez kötjük, mert ez egy olyan méröszám, amelyet a cég nagyságrendje alapján állapítottunk meg. A vizsgálat terjedelmének a meg­ter­ve­zéséhez a hibahatárt használjuk fel: a hibahatár a lényegesség 75%-a. Az egyedileg jelentös tételeket a hibahatár alapján becsüljük úgy, hogy a hibahatárt elosztjuk egy 1 és 3 közötti faktorral. Minél alacsonyabb az adott tétel kockázata, minél több irányból és forrásból gyüjti a könyvvizsgáló a bizonyítékokat, annál kisebb lehet az osztószám. Az általánosan elfogadott mérték a 3. A 750 összegü hibahatár mellett az egyedileg jelentös tétel mértéke 250.

            222j93c A könyvvizsgáló minden tételt megvizsgál, amelynek az összege a 250-et meghaladja.

            222j93c 2.1.2. A jellegük miatt jelentös tételek

            222j93c A jellegük miatt jelentös tételek közé soroljuk:

a kapcsolt vállalkozásokkal szembeni követeléseket és kötelezettségeket;

az év közben nagy forgalmú, de az év végén "nulla" egyenlegü vevöket és szállítókat;

azokat a tételeket, amelyek könyvelésileg nem a tétel jellege szerinti elöjelet viselik (például tartozik-jellegü szállítók, követel-jellegü vevök stb.);

a feltünö tételeket. A könyvvizsgáló a jellege miatt feltünönek találja például a lassan mozgó vagy az erösen ingadozó értékü készleteket, a tevékenység jelle­gé­nek nem megfelelö tárgyi eszköznövekményeket, a szállítók vitatott egyen­legeit, a nagyon régen lejárt követeléseket és kötelezettségeket, a furcsa nevü vevöket és szállítókat stb.

            222j93c Az egyedileg jelentös tételeket 100%-ban megvizsgáljuk.

            222j93c 2.2. A maradék összeg vizsgálatával kapcsolatos döntés

            222j93c Miután kiszámoltuk az egyedileg jelentös tételek összeghatárát, az analitikában kijelöljük a nagyságrendjük miatt jelentös tételeket és a jellegük miatt jelentös tételeket.

            222j93c a) A maradékösszeget általában nem vizsgáljuk tovább, ha kisebb, mint a hibahatár. E döntés feltétele továbbá, hogy az egyedileg jelentös, 100%-ban megvizsgált tételek legalább a számlaegyenleg 65%-át tegyék ki, valamint, hogy a könyvvizsgáló úgy ítélje meg, hogy a maradékösszeg kockázata alacsony.

            222j93c Ha a maradékösszeg nagyobb, mint a hibahatár, akkor a könyvvizsgáló mérlegeli a további teendöket, és ebben az esetben is dönthet úgy, hogy további vizsgálat nem szükséges, mert a maradékösszeg kockázata alacsony, és a fenti egyéb feltételek is telje­sülnek.

            222j93c A maradékösszeg kockázatát az alábbiak figyelembevételével mérlegeljük:

- A vizsgált tétel kockázati besorolása alapján. A maradékösszeg kockázata kapcsolódik a teljes tétel kockázatához, de annál csak kisebb lehet, mert

o      a maradékösszeg kisebb, mint a teljes vizsgált tétel;

o      a könyvvizsgáló valószínüleg már kiválasztotta és megvizsgálta a kockázatosabb tételeket.

- A maradékösszeg jellege alapján. A könyvvizsgáló az eddigi tapasztalatai, az ügyfél ismerete, az egyedileg jelentös tételek vizsgálata során szerzett tapasz­ta­latok figyelembevételével mérlegeli, hogy a maradékösszegben mekkora és milyen gyakoriságú hibás állításoknak kellene elöfordulni ahhoz, hogy az már lényeges legyen. Például, ha a könyvvizsgáló úgy látja, hogy a maradékösszeg sok kicsi tételböl áll, és véleménye szerint alacsony a hibaszázalék, akkor úgy dönt, hogy az egyenleget nem vizsgálja.

            222j93c b) Ha a könyvvizsgáló úgy dönt, hogy a maradék összeget további vizsgálat alá veszi, akkor az alábbiak között választhat:

A maradék összegre vonatkozóan elemzö eljárásokat végez.

Egyéb tételes vizsgálatok megfontolása (például a fennmaradó vevö-egyenlegre a visszaigazoltatás helyett a befolyást vizsgáljuk, feltéve hogy a kockázat kicsi).

Mintavétel alkalmazása. Csak abban az esetben ajánlott, ha az egyéb tételes vizsgálatok és az elemzö eljárások nem szolgáltatnak elegendö bizonyítékot. A minta­­vételröl való döntésében a következöket vesszük figyelembe:

o      A fennmaradó egyenleg tételeinek száma. Ha a tételek száma meghaladja a 100-at, akkor általában a mintavétel hatékonyabb. Ha a fennmaradó egyenleg jelentös részét teszik ki további kis számú, nagyobb összegü tételek, akkor hatékonyabb azok vizsgálata.

o      Várható (becsült) hiba a fennmaradó egyenlegben. Általában, ha a várható hiba nagyobb, mint a hibahatár 1/3-a, akkor a mintavétel nem hatékony, a mintavételi kockázat túl nagy lenne. Ugyanakkor lehetséges, hogy a kockázatot néhány jelentösebb tétel hordozza, és ezek kiemelése és egyedi vizsgálata után a maradékösszegböl lehet mintát venni.

Kiterjeszti az egyedileg jelentös tételek vizsgálatát. A könyvvizsgáló új becslést készít a lényegességre, csökkenti az egyedileg jelentös tételek értékhatárát, és további, egyedileg jelentös tételeket választ.

3. Egyes kiegészítö könyvvizsgálati eljárások

            222j93c 3.1. A leltár ellenörzése

            222j93c A termelöi és kereskedöi vállalkozásokra jellemzö, hogy a készlet a mérleg egyik meghatározó tétele, és a leltározás ellenörzése kulcsfontosságú bizonyítékul szolgál a mérleg valódiságának megállapításához. A Nemzeti Könyvvizsgálati Standardok is elöírják, hogy a könyvvizsgálónak ellenöriznie kell a készlet felvételét. Ezért minden cégnél, ahol a készletek lényeges tételt képviselnek a mérlegben, a vizsgálatot végzö könyvvizsgálónak, vagy ha több leltározási hely van, a könyvvizsgáló asszisztensének jelen kell lennie a leltározáson

            222j93c A leltározáson való részvétel fontosabb céljai:

o Áttekinteni a felvétel módját, meggyözödni arról, hogy a leltározás teljes körü volt, és hogy a felvétel módja kizárta a kétszeres számbavételt.

o Megfelelö számú tétel számszerü ellenörzésével meggyözödni arról, hogy a felvett leltár egyezik a készlettel.

o Szemrevételezni a raktár és a készlet állapotát. Meggyözödni arról, hogy a selejtes, elfekvö készleteket leltározták, a hiányosságot a leltáríven megjelölték.

o A könyvvizsgálat más területeihez addicionális bizonyítékok szerzése.

            222j93c A leltározás idöpontját az ügyféllel egyeztetni kell. Célszerü az ellenörzést a leltározás befejezéséhez közel idözíteni, amikor a készlet jelentös része már fel van leltározva, de még látható a leltárfelvétel folyamata és végrehajtása is.

            222j93c Ha több munkaponton szükséges ellenörizni, akkor meg kell szervezni, hogy melyik telephelyen, ki vesz részt a leltáron. A könyvvizsgáló felelös azért, hogy a résztvevöket a leltár elött eligazítsa, feladataikat meghatározza, és a leltár után a programokat és a jegyzökönyveket összegyüjtse.

            222j93c 3.2. Vevö egyenlegközlö kérése, követelések visszaigazoltatása, azok vizsgálata

            222j93c 3.2.1. Az egyenlegközlök kiküldése

            222j93c A könyvvizsgálat során - mindazon cégeknél, ahol a vevö követelése jelentös tétel a mérlegben - az egyik legfontosabb vizsgálat az egyenlegközlök visszaigazolása. Ezért minden könyvvizsgálatban ki kell küldeni az egyenlegközlöket, és gondoskodni kell róla, hogy a kinnlevöség megfelelö arányban visszaigazolt legyen. A mérlegzárásig történt kifizetés ténye önmagában nem bizonyítja az elözö évi teljesítést és a követelés jogosságát a mérlegben.

            222j93c Az egyedileg jelentös tételeknél, különösen, ha a "vevök" kockázati besorolása magas, csak az ún. pozitív egyenlegközlöt fogadjuk el. Ilyen egyenlegközlö szerepel az ügyfélnek kiküldött dokumentumok között. Kivételes esetben, kisebb, nem jelentös tételeknél a könyvvizsgáló elfogadhatja a negatív egyenlegközlöt is.

            222j93c A könyvvizsgálati standardok elöírásai és a kialakult gyakorlat szerint az egyenleg­köz­löt a könyvvizsgálónak kell borítékolnia, hogy meggyözödjön a kiküldött levél tartal­má­ról, kiküldenie, és a saját címére kell választ kérnie. Ez gyakran ütközhet technikai nehézségekbe. Minden esetben célszerü azonban arról meggyözödni, hogy az ügyfél valóban kiküldte az egyenlegközlöt. Az ellenörzés egyik módja lehet, ha az egyenlegközlö visszaküldendö részét szignáljuk, így a visszaérkezéskor látjuk, hogy az általunk szignált példány ment-e ki. A könyvvizsgálónak az elökészítés során egyeztetnie kell a kiküldés idöpontját, és figyelnie kell, hogy az ügyfél a megbeszélt idöpontban kiküldje az egyenlegközlöket. A levélben kérhetjük a választ a saját címünkre. Figyeljünk arra, hogy a levél ne a mi formalevelünkön, hanem valóban az ügyfél levélpapírján legyen kiküldve, de azzal a szöveggel, amit mi kérünk.

            222j93c Ha az ügyfél nem teljes körüen igazoltatja vissza a kinnlevöséget, akkor a könyv­vizs­gá­lónak kell kijelölnie, hogy melyik tételekröl kér visszaigazolást. A teljes körü vissza­iga­zol­tatás esetén az egyedileg jelentös tételek visszaigazolásához, illetve a saját kijelölésünk esetén a kijelölt tételek visszaigazolásához (a visszaigazolás behajtásához) ragaszkodni kell. Ha a visszaigazolás nem érkezik meg a megfelelö idöpontban, akkor egy második, az ügyfél által aláírt egyenlegközlöt a könyvvizsgálónak kell postáznia (esetleg faxon elküldenie), és a saját címére kell a választ kérnie. Külön figyelmet kell fordítani azokra a tételekre, amelyekre vonatkozóan az ügyfél nem szokott egyenlegközlöt küldeni, és minden olyan tételre, amelyek esetén a könyvvizsgálót külön megkérik, hogy tekintsen el az egyenlegközlö küldésétöl. A könyvvizsgálati dokumentációban rögzíteni kell, hogy miért kérték az egyenlegközlö elhagyását. Ilyen esetekben az alternatív eljárásoknál felsorolt összes eljárást alkalmazni kell a követelés jogosságának vizsgálatára.

            222j93c 3.2.2. Alternatív eljárások

            222j93c Ha a második kérésre sem érkezik válasz, akkor más módon kell meggyözödni arról, hogy a teljesítés megtörtént. A következö eljárásokat lehet alkalmazni:

Le kell ellenörizni a vevö létezését, és valószínüsíteni kell, hogy üzleti kapcsolatban áll az ügyféllel (listák, szerzödések, levelezések stb.).

A szóban forgó nyitott tételeket dokumentálni kell: rendelés és rendelés-vissza­iga­zolás, szállítólevél, számla.

Dokumentálni kell a tárgyévi befolyásokat. Meg kell vizsgálni, hogy ezek valóban az elözö évi kiszállításokra történt kifizetések-e.

Meg kell vizsgálni a tárgyévi sztornókat, jóváírásokat, engedményeket, nem változott-e meg, vagy nem szünt-e meg a tárgyévben a követelés.

            222j93c 3.2.3. Visszaérkezö levelek vizsgálata. Dokumentálás

            222j93c A visszaérkezö levelekböl a nem egyezöeket meg kell vizsgálni, és meg kell állapítani az eltérés okát (úton levö pénz, úton levö számla, úton levö áru). Az egyenlegközlök egyeztetése során figyelni kell minden ellenörzési gyengeségre, egyszeri hibára, illetve a csalás, hütlen kezelés lehetöségére is. Például:

A válasz az ügyfél nyilvántartásával szemben arra utal, hogy egyes régebbi tételeket már rendeztek.

Az ügyfél nyilvántartása szerint a számlákat kiküldték a vevönek, de a vevö nyilvántartásában ezek a számlák nem szerepelnek. A számlák nem valóságosak, vagy zárási hibáról van szó.

Az ügyfél és a vevö egyenlegei (tételei) között rendszeresen azonos összegü vagy azonos arányú eltérés mutatkozik.

            222j93c Elöfordulhat szándékos félrevezetö könyvelés is, például, ha egy vevö több számlával tartozik, akkor a nagyobb számlára beérkezett összeg egy részét egy kisebb követeléssel szemben könyvelik el, és a különbözetet eltulajdonítják, vagy hogy a teljes beérkezö összeget eltulajdonítják, és az ezt követöen beérkezett összegeket számolják el a régebbi, "kimaradt" számlával szemben.

            222j93c A csalások felderítése a könyvvizsgálati standardok szerint nem a könyvvizsgáló, hanem az ügyfél feladata. Kivétel ez alól, ha a csalás fel nem derítése helytelen könyvvizsgálói vélemény kialakítását eredményezné, vagy az ügyfél kifejezetten kéri az ügy felderítését. Ugyanakkor, ha a könyvvizsgáló csalást gyanít, köteles a körülményeket megvizsgálni, és a feltárt tényeket a vezetésnek jelenteni.

            222j93c A szándékos félrevezetö könyvelésre a vevöktöl kapott egyenlegközlö vizsgálata deríthet fényt.

            222j93c A követelés visszaigazolásának és vizsgálatának eredményeit a B2.T2. munkatáblában kell összesíteni és dokumentálni.

            222j93c 3.3. Ügyvédi levél kérése

            222j93c A Társaság ügyvédjétöl a mellékelt formalevélben -, amelyet az ügyfél a saját levélpapírján küld ki - nyilatkozatot kell kérni az ügyfél peres ügyeinek állásáról. Ezek a nyilatkozatok független, hiteles forrásból származó fontos külsö bizonyítékok, amelyek alátámasztják a vizsgálatot, és gyakran lényeges új információt is tartalmaznak.

            222j93c A levelet a Nemzeti Könyvvizsgálati Standardok elöírásai szerint a vizsgálat befeje­zé­séhez minél közelebbi idöpontban kell kiküldeni, hogy azok lehetöség szerint a vizsgálat lezárásával bezárólag tartalmazhassák az ügyvéd rendelkezésére álló információkat.

            222j93c Ha a Társaságnak nincs állandó ügyvédje vagy folyamatban levö peres ügye, akkor erröl nyilatkozatot az ügyvezetö igazgatónak kell adnia.

            222j93c

3. Bankszámla egyeztetö

            222j93c A bankszámlák vizsgálatának alapja a tárgyév végi bankkivonat, valamint a banki visszaigazoló levél. A banki visszaigazoló levélböl több információhoz lehet jutni, mint a bankszámlakivonatból. Például:

biztosítékok létezése;

a bank által nyújtott garanciák;

bármilyen készpénz-engedményezés, korlátozás;

az ügyfélnek ugyanabban a bankban más számlája is van.

            222j93c Ezért minden vizsgálathoz mindegyik bankszámláról javasolt banki visszaigazoló levelet kérni, azokról a számlákról is, amelyekröl az utolsó rendelkezésre álló kivonat elözö év végi vagy évközi. Visszaigazoló levelet kell kérni a brókercégeknél, bankoknál levö, értékpapírban lekötött pénzek számláiról is.

            222j93c A visszaigazoló levelet akkor lehet elküldeni, amikor a vizsgált társaság már ismeri az év végi záró adatokat. A banki levelek elküldését nyomon kell követni, hogy azok a vizsgálat kezdetére visszaérkezzenek. Ha a társaság nem gondoskodik idöben a vissza­iga­zo­ló levél elküldéséröl, akkor saját magunknak kell elküldeni.

            222j93c A visszaérkezett leveleket ellenörizni kell. Ha a levélben biztosítékokra, garanciára utaló megjegyzés van, akkor azt a jelentés bevezetö részéhez fel kell jegyezni.

            222j93c 3.5. Készpénz vizsgálata. Pénzzel való visszaélés

            222j93c A december 31-i készpénzegyenleg valódiságát az ügyvezetö által aláírt ellenörzési jegyzökönyvvel támasztjuk alá.

            222j93c A pénzkezelés szabályosságát a vizsgálati programban foglaltak szerint, év közben is ellenörizhetjük. Az ellenörzéshez több hónapból válasszunk tételeket, mert így az eset­le­ges hibák nagyobb valószínüséggel felszínre kerülnek.

            222j93c A készpénz vizsgálatakor gondolni kell a csalás lehetöségére is, amelyre a készpénz a legcsábítóbb. Lehetnek csalási kísérletek más eszközökkel kapcsolatban is. A lehetséges károkozások közül megemlítjük a következöket:

készpénz ellopása;

költségbizonylatok hamisítása, nem a Társaságot terhelö számlák elszámolása;

adott engedmények felvétele készpénzben, fiktív nevekre;

bérszámfejtés nem létezö alkalmazottaknak;

az átutalási megbízás hamis kiállítása;

jogtalan jutalék utalása alkalmazottaknak, szállítók alkalmazottainak;

az értékesítés nyilvántartásba vételének elmulasztása, az ellenérték eltulaj­do­nítása;

vevötöl befolyó pénz szándékosan félrevezetö könyvelése, az ellenérték eltulaj­do­nítása.

            222j93c Milyen körülmények utalhatnak a csalás lehetöségére, illetve mi könnyíti meg a csalás kivitelezését?

A cég tevékenységéhez, méretéhez képest folyamatosan magas vagy egyre növek­vö pénztáregyenleg.

Egy alkalmazott kezében van a könyvelés, a számfejtés és a pénzkezelés; az ügyvezetö igazgató nem ellenörzi a pénztárt.

A pénztárkönyvben ceruzával bevezetett tételek vannak.

A vizsgált tételek alátámasztására az eredeti dokumentumok helyett fénymásolatok szolgálnak.

Hiányoznak bankszámlakivonatok.

Az átvezetési számlákon furcsa, szokatlan könyvelési tételek vannak.

A vevö-analitikában nagy összegü, viszonylag régi és még mindig rendezetlen számlák vannak.

            222j93c

A dokumentáció

            222j93c 1. A dokumentáció célja, tartalma

            222j93c A könyvvizsgálati dokumentációt a 230-as témaszámú Nemzeti Könyvvizsgálati Standardnak megfelelöen készítjük.

            222j93c A standard alapgondolatai

1.   A könyvvizsgálónak dokumentálnia kell a vizsgálatra vonatkozó fontosabb tényeket, az elvégzett könyvvizsgálati munkálatokat és a lényeges következtetéseket.

2.   A dokumentálás célja alátámasztani a könyvvizsgálói véleményt, és objektív, tárgyiasult formában rögzíteni a könyvvizsgáló munkáját annak igazolására, hogy a könyvvizsgálatot a Nemzeti Könyvvizsgálati Standardok alapján végezte el.

3.   A dokumentációt bizalmasan kell kezelni, és meg kell örizni annak elévüléséig.

            222j93c Az alapgondolatok szerint a vizsgálatra vonatkozó fontosabb tényeket dokumen­tálni kell. Ki kell emelni a kritikus és a jelentös vizsgálati területeket, és ezekhez kell a könyvvizsgálati véleményt alátámasztó bizonyítékokat gyüjteni. A kevésbé jelentös tételek, fökönyvi számlák dokumentálásától a könyvvizsgáló (az asszisztens) eltekinthet.

            222j93c A dokumentáció három fö részböl áll:

I.     Cégdokumentáció

II.   A vizsgálatok összefoglaló dokumentumai és levelezés

III. Tárgyévi munkadokumentáció

            222j93c 2. Szempontok a tárgyévi munkadokumentáció összeállításához

            222j93c A tartalmi dokumentációs résznek alkalmasnak kell lennie a következök megállapítására:

1)   A beszámoló egyezik a könyveléssel. Ezt a végleges fökönyvi kivonat bizonyítja.

2)   A munkát a standardoknak megfelelöen végezték el:

a)     A munkát megfelelöen megtervezték és felügyelték, a számviteli és ellenörzési rendszert a szükséges mértékben megismerték annak érdekében, hogy megter­vez­zék a könyvvizsgálatot, és hogy meghatározzák a vizsgálatok jellegét, idözítését és terjedelmét. Ezt a tervezési programok dokumentálása és a munkalapok kitöltése bizonyítja.

b)     Az összegyüjtött bizonyítékok, az alkalmazott vizsgálati eljárások, az elvégzett ellenörzések összességében elegendö és megfelelö bizonyítékul szolgálnak a könyvvizsgálói vélemény alátámasztására. Ez utóbbi követelmény teljesítését szolgálja az elvégzett vizsgálatok dokumentálása. Ennek készítése során el kell dönteni, mely mérlegtételeket kell dokumentálni, és milyen részletességgel. El kell dönteni, hogy milyen mértékben mutatjuk be és részletezzük a mérleg­so­rokat, valamint az elvégzett ellenörzéseket, a könyvvizsgálati munka­folyama­tokat, továbbá hogy milyen legyen a dokumentáció formája.

            222j93c A kisvállalkozások könyvvizsgálatában a könyvelési anyag dokumentálásakor a legföbb szempont, hogy a követelmények kielégítéséhez szükséges legegyszerübb és legcélszerübb dokumentációt készítsük.

            222j93c A könyvelési anyag dokumentációja vizsgálati programonként készül. A vizsgálati programok mögé kerül az adott rész fökönyvi kivonat részlete, az összefoglaló lapon, vagy ha nagyon kis cégröl van szó, akkor a fökönyvi kivonat a dokumentáció elején szerepel.

            222j93c Az egyes számlaegyenlegekhez tartozó munkapapírok, dokumentumok ez után követ­keznek. A munkapapírok két fö típusát különböztetjük meg:

1) A fökönyvi számlák egyenlegeinek számszerü részletezése, feldolgozása, egyeztetése. Ezen belül:

a)     Éves számlaforgalom összefoglalása: nyitó egyenleg, növekedés, csökkenés (mindkettö jogcímenkénti bontásban), záró egyenleg.

Példák: tárgyi eszközök, befektetések, céltartalék, hosszú lejáratú kötelezett­ség, saját töke elemei.

b)     A fökönyvi számlák részletezése, összetevöinek felsorolása: az erre a célra elkészített munkatáblákon vagy analitikák, számlalapok, folyószámla kivonatok formájában.

Példák: készletek, követelések, pénzeszközök, kötelezettségek.

c)      Fökönyvi számlák egyeztetése: a fökönyvi számlák egyeztetése más információkkal.

Példák: bankszámla egyenlege → banki kivonat vagy banki egyenlegközlö, vevö folyószámla → vevö egyenlegközlö, szállító folyószámla → szállító egyenlegközlö.

d)     Összehasonlító táblázatok: számlaegyenlegek összehasonlítása az elözö évekkel, tervvel, nyitó adatokkal, statisztikákkal, kalkulációkkal.

Példák: bevételek és költségek.

2) Könyvvizsgálati eljárások, eredmények szöveges bemutatása: az alkalmazott könyvvizsgálati eljárás, annak eredményeinek, a levont következtetéseknek rövid, tömör szöveges bemutatása, a könyvvizsgálati munkafolyamat során gyüjtött bizonyí­tékok bemutatása. A szöveges dokumentációnak áttekinthetönek kell lennie, egy lapon egy téma szerepeljen.

Példák: a leltárellenörzés eredményeinek összefoglalása, visszaküldött egyenlegközlök, teljességi nyilatkozat, különféle szerzödések másolatai stb.

            222j93c Az 1. csoportba tartozó munkapapírok elkészítéséhez segítséget adnak a standardizált táblázatok. Ilyen táblázatok találhatók a munkatáblák között. Mindent, amit lehet, célszerü a standard munkatáblák segítségével dokumentálni. Jelek használatával vagy rövid szöveggel fel kell tüntetni az elvégzett ellenörzés tartalmát és eredményét: "összeadva", "utánaszámolva", "fökönyvvel egyezik", "analitikával egyezik", "mellékelt bizony­la­tok­kal egyezik" stb. Kerülni kell a túlzottan sok dokumentum összegyüjtését, fölöslegesen sok bizonylat, számlalap lemásolását, mert ezek átláthatatlanná teszik a dokumentációt, és nem növelik a bizonyító erejét. A dokumentálás célja nem a mérleg alátámasztása, hanem szükség esetén a könyvvizsgálati munka elvégzésének a bizonyítása. Törekedjünk arra, hogy a munkalapok, a vizsgálat szöveges összefoglalása elegendö bizonyítékot szolgál­tas­son, és csak nagyon jelentös, nagy értékre vonatkozó bizonylatokat, szerzödéseket másoljunk le és tegyünk el a dokumentációban.

            222j93c A dokumentumok számozására, az ún. "referenciázásra" használhatunk egyszerüsített módszert: csak a dokumentumokat kell számozni, a dokumentumon belül az adatoknak nem kell sorszámot adni. A kisvállalkozásoknál nem szükséges a keresztreferenciák alkal­ma­zása, mert ez fölöslegesen bonyolulttá teszi a dokumentációt, és a Nemzeti Könyvvizsgálati Standard sem tartalmaz erre vonatkozó elöírást. A dokumentumok az adott vizsgálati program számát követöen folyamatosan kerülnek sorszámozásra. A doku­men­tumokat a könyvvizsgálati munkaprogramhoz kell számozni, nem a fökönyvi kivonathoz.

            222j93c Hasznos lehet a standardizált jelölések használata: gyorsítják a dokumentáció készí­tését, és az áttekintést is megkönnyítik. Itt ismét fel kell hívni a figyelmet a túlzottan bonyolult megoldások elkerülésére.

            222j93c Egy példa:

F: egyezik a fökönyvi kivonattal

M: egyezik a mérleggel, illetve az eredménykimutatással

U: utánaszámolva

5. A helyszíni könyvvizsgálat elvégzésére szükséges információk és dokumentumok

            222j93c A helyszíni könyvvizsgálat dokumentumai a mellékelt esettanulmányban találhatók. Fontos megjegyezni, hogy ezeknek a mérleg és az erdeménykimutatás tételein kívül a követ­kezökre is kell vonatkoznia:

            222j93c a) Bankszámla, készpénz

            222j93c Az általában szükséges dokumentációk, munkapapírok:

1.         mérlegsorok részletezése fökönyvi számonként, illetve bankszámlánként (össze­fog­laló lap);

2.         banki egyenlegközlök másolata;

3.         pénztári záró egyenleg másolata, ha a számla jelentös. Ha nem jelentös, nem szük­­séges dokumentálni.

Standard jelölések:

            222j93c B: a bankkivonattal egyezik.

            222j93c D: a devizabank a devizakönyveléssel egyezik.

            222j93c P: a pénztárkönyvvel egyezik.

            222j93c b) Követelések, vevök

            222j93c Az általában szükséges dokumentációk, munkapapírok:

1.         a megfelelö mérlegsor részletezése fökönyvi számonként (összefoglaló lap);

2.         folyószámla-kivonatok, lehetöleg ún. korosított kivonat;

3.         a vizsgálat terjedelmének meghatározásáról szóló munkalap;

            222j93c a kiküldött és visszaérkezett egyenlegközlök dokumentálása (összefoglaló tábla, nem kell az egyenlegközlö, csak a kiemelkedöen nagy tételekröl;

5.         a céltartalékképzés dokumentálása, a céltartalék részletezése, alátámasztása.

            222j93c c) Készletek

            222j93c Az általában szükséges dokumentációk, munkapapírok:

1.         a megfelelö mérlegsor részletezése fökönyvi számonként (összefoglaló lap);

2.         a leltárellenörzés dokumentációja:

jegyzökönyv, munkaprogram, mellékelve az ellenörzött tételek listája;

idegen helyen tárolt készlet visszaigazolása;

a leltárjegyekröl, illetve a leltárívekröl készült felhasználási kimutatás;

ha a könyvvizsgáló a fordulónapi leltáron nem vett részt, és más idö­pont­ban ellenörzi a készletet, akkor az ellenörzött leltár és az év végi készlet egyeztetéséröl való kimutatás.

3.         Egyéb munkapapírok:

végleges leltár, mennyiség és érték;

bevételi és kivételi jegyek, szállítólevelek az év végi és év eleji készletmozgásokról;

egyes tételek értékelésének ellenörzéséröl készült kimutatás;

kimutatás a készlet értékeléséhez használt anyag- és bérköltségtételekröl;

kimutatás a készlet értékeléséhez használt általános költségtételekröl;

kimutatás a hiányokról és a többletekröl (ha lényeges).

            222j93c d) Tárgyi eszközök

            222j93c Az általában szükséges dokumentációk, munkapapírok:

1.   a tárgyi eszközök összefoglaló kimutatása, vagy tételes tárgyieszköz-kimutatás;

2.   az értékcsökkenés ellenörzéséhez kimutatás;

3.   a javítási és karbantartási költségek részletezése, ha lényeges.

            222j93c Tárgyieszköz-kimutatás

            222j93c A tételes tárgyieszköz-kimutatás általában a következöket tartalmazza:

            222j93c - megnevezés;

            222j93c - a beszerzés dátuma;

            222j93c - bekerülési ár;

            222j93c - a leírás módszere;

            222j93c - becsült hasznos élettartam;

            222j93c - halmozott értékcsökkenés az idöszak kezdetén;

            222j93c - értékcsökkenési leírás a tárgyidöszakban;

            222j93c - halmozott értékcsökkenés a tárgyidöszak végén.

            222j93c Az összefoglaló kimutatás akkor hatékony, ha nagyon sok tárgyi eszköz van.

            222j93c A kimutatás fejléce:

            222j93c - elözö év végi záró egyenleg;

            222j93c - tárgyévi növekedés;

            222j93c - tárgyévi selejtezés és csökkenés;

            222j93c - egyéb módosítások;

            222j93c - tárgyév végi záró egyenleg;

            222j93c - elözö év végi halmozott értékcsökkenés;

            222j93c - tárgyévi leírási költség;

            222j93c - a halmozott értékcsökkenés csökkenése selejtezés és egyéb csökkenés miatt;

            222j93c - tárgyév végi halmozott értékcsökkenés.

            222j93c Az értékcsökkenés vizsgálatának dokumentálása

            222j93c Ha van tételes kimutatás, akkor azt tekintjük át, hogy az értékcsökkenést megfelelöen számolták-e. Ha nincs, akkor az összesítö kimutatásból átlagot számolunk, és az ellenörzést ennek segítségével végezzük.

            222j93c Javítás, karbantartás vizsgálatának dokumentálása

            222j93c Erre akkor kerül sor, ha jelentös az összeg. A vizsgálat célja annak megállapítása, hogy a javítási, karbantartás költségek között nincs-e beruházás elszámolva.

            222j93c Növekedések és csökkenések vizsgálata

            222j93c Ha ezek tételes kimutatására szükség van, akkor a következöket tartalmazza:

az eszköz megnevezése;

beszerzés dátuma;

beszerzési ár;

selejtezés, kivezetés dátuma;

halmozott értékcsökkenés a kivezetéskor;

eladásból származó bevétel;

nyereség-veszteség.