TERVMENEDZSMENT A KÖZIGAZGATÁSBAN

Általános fogalmak

A közintézményekben is, akárcsak az összes többi szakmai szervezetekben hosszú ideje ismerik a tervmenedzsment fogalmát. Ezt néhány sajátos tényező is mutatja:

ˇ     424i84e ;    valamely hivatal átszervezésének vezetése: egy megoldandó problémáról, egy sor elvégzendő feladatról, időigényes tevékenységekről, ismeretekről és sajátos eszközökről van szó

ˇ     424i84e ;    a hivatalnak új iroda-felszereléssel való ellátására vonatkozó tervnek a kivitelezése: több megoldást tanulmányoztak és választottak ki; megrendelték a szükséges anyagokat és technikai eszközöket előre meghatározták, miként változnak majd meg az eljárások stb. Sajátos, időben korlátozott folyamatról van szó egy tervről.

ˇ     424i84e ;    az államigazgatási/közigazgatási eljárás mélyreható átszervezése óvatosságot, átgondolt lépéseket feltételez és számos szereplőt mozgósít ugyanakkor mindez utasítások, okmányok, és a lakosság tájékoztatásának formájában is megjelenik. Ez is egy terv.

Tulajdonképpen a menedzsment egyik legfontosabb része, különösen ami a változás menedzselésének aspektusait illeti, a tervek kivitelezése. Ezen a téren is újdonságokkal számolhatunk:

ˇ     424i84e ;    a tervek menedzsmentjére vonatkozó a múltbelihez képest sokkal részletesebb és formalizáltabb módszer

ˇ     424i84e ;    a terveket végrehajtó csoportokban dolgozó személyeket rátermettségük és nem a szervezeti hierarchiában elfoglalt pozíciójuk függvényében választják ki

ˇ     424i84e ;    a hivatalközi tervek kivitelezéséhez több, egymással akár konfliktusban álló hivatal dolgozóiból szerveznek munkacsoportot, hogy azokat a problémákat is megoldhassák, amelyek csak az egyes hivatalok közreműködése útján kezelhetők.

Meghatározás:

Egy terv számos olyan kölcsönösen összefüggő tevékenységből áll, amelyet szervezetten kell elvégezni, és amelynek kezdeti és végső időpontját pontosan meg kell határozni ahhoz, hogy elérjük a pontosan megfogalmazott céljaink megvalósításához szükséges előre meghatározott eredményeket.

A PHARE-program a következőképpen határozza meg a programot és a tervet:

A program az Európai Bizottság által, egy bizonyos ország vagy országok csoportja javára elhatározott intézkedés, amely az EB költségvetéséből finanszírozott tevékenységekben konkretizálódik. Minden program külön finanszírozási memorandum tárgya, és célja, hogy az EU bizonyos területen támogatást nyújtson.

Egy terv valamely program legmagasabb szintű eleme és általában több (rész)tervből áll.

Egy terv olyan problémát jelent, amelyre megoldást javasolunk. (Juran)

Egy terv a következőkből áll össze:

ˇ     424i84e ;    egy formalizált küldetés, amely állandó támpontként szolgál az elérendő eredmények és a betartandó megszorítások pontosan le vannak írva

ˇ     424i84e ;    funkcionális, ideiglenes szervezet, amely a csoporton belüli kompetenciáknak az ismeretek és a munkabírás terén történő egyesítésén alapul

ˇ     424i84e ;    pénzügyi, műszaki, de legfőképpen idő és módszerek képviselte források és eszközök.

A fenti elemek tudatosításával elkerülhetjük azokat a negatív aspektusokat, amelyekkel a leggyakrabban találkozunk ezen a területen:

ˇ     424i84e ;    ellenőrizetlen költségvetési módosítások

ˇ     424i84e ;    a határidők be nem tartása

ˇ     424i84e ;    személyek közötti érdekellentétek

ˇ     424i84e ;    a célok elérésében tapasztalt hiányosságok.

A tervmenedzsment hasznossága

Ha ezt a menedzsment típust a közigazgatásban alkalmazzuk, jelentős előnyökhöz jutunk:

ˇ     424i84e ;    az intézmények rutinszerű hierarchikus működésén való túllépés

ˇ     424i84e ;    azoknak az (al)egységeknek/hivataloknak az egymáshoz való közelítése, amelyek általában igen kis mértékben működnek együtt.

Egy pontos határidőkkel, célokkal, felelőssel és hozzárendelt eszközökkel rendelkező tervlehetővé teszi, hogy fokozatosan olyan kultúrát vezessünk be, amely az adott periódusban elérendő eredményekre összpontosít.

A terv stratégiai elemzése

Egy terv általában egy nagyon összetett valami különböző természetű tétek, kockázatok és különböző tevékenységi területekhez kapcsolódó megszorítások jellemzik. Például a közigazgatási eljárások megváltoztatását célzó terv számos téren jár jelentős következményekkel:

ˇ     424i84e ;    a "marketing rendszerében: az új eljárás megváltoztathatja az ügyfelek és a közigazgatás közötti viszonyt

ˇ     424i84e ;    a szervezés és az informatikai eszközökkel való felszereltség területén: beindíthatja egy új iroda, hivatal, főosztály megszervezését

ˇ     424i84e ;    a menedzsment rendszerében: a felelősségek újraelosztásához, új ellenőrzési folyamatok kialakításához vezethet

ˇ     424i84e ;    a gazdasági rendszerben: különböző direkt költségeket eredményezhet, amely hosszú távon befolyásolják a költségvetést

ˇ     424i84e ;    a szociális rendszerben: új munkakörülményeket, továbbképzési szükségleteket stb. eredményezhet

ˇ     424i84e ;    műszaki téren: azonnal vagy középtávon új felszerelések, pl. informatikai eszközök beszerzéséhez vezethet.

A résztvevők/szereplők

Egy terv kivitelezéséhez általában egy munkacsoportra van szükségünk:

ˇ     424i84e ;    A vezetőség: a felettes hivatal, amely a terv kivitelezéséért felelős, leosztja a feladatokat és meghatározza a célokat és az eszközöket.

ˇ     424i84e ;    A támogató: tárgyal a szükséges forrásokról és segítséget nyújt a gondok kezelésében kezeskedik a vállalt célok megvalósításáért és beleszólhat a terv felelősének kinevezésébe.

ˇ     424i84e ;    A terv felelőse: felel a terv egészéért, meghatározza a szükséges forrásokat, kidolgozza a megvalósításhoz forgatókönyvét, és bemutatja a vezetőségnek a kiadások források határidők célok közötti kompromisszum kialakításának eszközeit.

ˇ     424i84e ;    A terv elemzője: a terv kivitelezéséért felelős személy, aki a összehangolja csapatmunkát szerepkörébe tartozik a munka megkönnyítése, a (konszenzus eléréséhez szükséges) egyeztetések lebonyolítása, a szükséges információk beszerzése és kielemzése.

ˇ     424i84e ;    A munkacsoport tagjai: (ha lehetséges) legtöbb 7-8 személyből álljon a csapat, melynek minden tagja a saját szakterületén felmerülő problémákért feleljen mindemellett a csapat tagjai azt az (al)egységet (irodát, hivatalt stb.) is képviselik, amelyhez tartoznak.

A tervmenedzsment tökéletesítéséhez szükséges elemek az önkormányzati hivatalokban

Ahhoz, hogy előre léphessünk a tervmenedzsment terén, tudatosítanunk kell néhány kényes kérdést, amelyekre mindig figyelnünk kell a továbbiakban:

ˇ     424i84e ;    Jól körülhatároltuk a terv céljait?

ˇ     424i84e ;    A terv kivitelezésével megbízott csoportot a cél elérése szempontjából a legmegfelelőbb személyekből állítottuk össze?

ˇ     424i84e ;    Milyen típusú kommunikációra van szükség?

ˇ     424i84e ;    Felbecsültük-e a szükséges eszközöket és a betartható határidőket?

ˇ     424i84e ;    Kineveztünk-e olyan tervfelelőst, aki képes lesz véghezvinni feladatát?

ˇ     424i84e ;    Biztosítottuk-e a terv kivitelezéséhez szükséges pénzbeli és anyagi forrásokat?

Az előzetes elemzés

Mielőtt nekifogunk a terv kivitelezésének, nagyon fontos ellenőrizni, hogy értékeltük-e és felmértük-e az összes létező összetevőt. Ezt egy terv elemzésére összeállított önellenőrző lista segítségével tehetjük meg. A lista kitöltéséhez ismernünk kell a következő meghatározásokat:

ˇ     424i84e ;    Tétek: abban fejeződnek ki, amit szeretnénk elérni, megnyerni vagy kivívni.

ˇ     424i84e ;    Kockázatok: abban fejeződnek ki, amit elveszíthetünk vagy ami elromolhat.

ˇ     424i84e ;    Célok: valamely konkrét (mérhető) eredmény, amelyet jól meghatározott idő alatt és korlátozott eszközök bevetése árán szeretnénk elérni.

ˇ     424i84e ;    Megkötések: a kötelezettségek és az át nem hágható szabályok összessége.

ˇ     424i84e ;    Következmények: a változások, a kivitelezett terv hatása; ezek lehetnek pozitívak vagy negatívak.

Minden, amit a terv kivitelezésének megkezdése előtt nem mértünk fel, időzített bombaként jelentkezhet és a kezdeményezés kudarcát okozhatja.

A munkacsoport megszervezése

A terv kivitelezésével megbízott munkacsoport nem elitcsapat, hanem olyan személyekből áll, akiket szakértelmük függvényében válogattunk be, tehát nem önkéntesekből áll. A csoport minden tagjával kapcsolatban a következő kérdéseket kell feltenni:

ˇ     424i84e ;    Ki ő? (név)

ˇ     424i84e ;    Miért választottuk? (szakterület)

ˇ     424i84e ;    Mely célok megvalósításáért felel? (Azaz melyek a rá ruházott jogkörök?)

ˇ     424i84e ;    Milyen feladatokat kell megoldania?

ˇ     424i84e ;    Mely forrásokkal rendelkezik?

ˇ     424i84e ;    Ki felel tevékenységéért?

Ugyanakkor nagyon fontos, hogy a terv kivitelezése során megtegyünk néhány biztonsági intézkedést:

ˇ     424i84e ;    Csak egy tervfelelős lehet.

ˇ     424i84e ;    Ellenőrizzük, hogy minden szükséges összetevő a rendelkezésünkre álljon.

ˇ     424i84e ;    Figyeljünk az időkorlátokra.

ˇ     424i84e ;    Szögezzünk le írásban mindazt, ami a tervhez kapcsolódik: a célokat, a megkötéseket, a módszereket, a szereplőket, a szerepeket.

ˇ     424i84e ;    Szervezzük meg a kommunikációt:

-     424i84e ;    a felettesekkel,

-     424i84e ;    a csoporton belül,

-     424i84e ;    más, a tervben érdekelt struktúrákkal.

A terv előkészítése

ˇ     424i84e ;    Bontsuk szakaszokra a tervet.

ˇ     424i84e ;    Határozzuk meg azokat az időpontokat, amikor sor kerül az ellenőrzésre.

ˇ     424i84e ;    Határozzuk meg minden szakasz várható eredményét.

ˇ     424i84e ;    Becsüljük fel a szakaszok időtartamát.

ˇ     424i84e ;    Becsüljük fel a szükséges munkamennyiséget és a csoport tagjaira háruló megterhelést.

ˇ     424i84e ;    Osszuk le a feladatokat.

ˇ     424i84e ;    Irányozzuk elő a szükséges forrásokat.

Feladatlista

A terv kivitelezése (megvalósítás, ellenőrzés, nyomon követés, kiértékelés)

ˇ     424i84e ;    Töltsük ki időszakosan a terv kiértékelését célzó adatlapot.

ˇ     424i84e ;    Fogalmazzunk egyszerűen: a nagyon bonyolult dokumentumokat nem lehet könnyen használni.

ˇ     424i84e ;    Kísérjük figyelemmel a terv kivitelezése során végbemenő módosulásokat figyeljük meg, mi nem megy jól (hol léptük túl a költségvetést, hol nem tartottuk be a határidőket stb.). Szükség esetén lépjünk közbe.

A terv lezárása

ˇ     424i84e ;    A végső kiértékelés:

-     424i84e ;    Milyen mértékben teljesítette a feladatát a terv megvalósítására szerződött fél?

-     424i84e ;    Melyik a legjobb módszer az jövőbeni tervek kivitelezésére?

-     424i84e ;    Milyen forrásokra lesz szükség a jövőben?

ˇ     424i84e ;    Következtetések.

Összefoglalás

A tervmenedzsmenttel kapcsolatban nagyon fontos tudatosítani a következő sajátos elemeket:

ˇ     424i84e ;    nem állandó alkalmazottakkal dolgozunk: a szerződést meghatározott időre kötjük meg, vagy időszakos megbízásokat adunk (tanácsadók);

ˇ     424i84e ;    nem állandóak a hatáskörök: a terven dolgozók különböző alkalmakkor különböző szerepet vállalhatnak

ˇ     424i84e ;    a tervet szakaszokra osztjuk és jól meghatározott költségvetése meg határideje van;

ˇ     424i84e ;    világosan megfogalmazott, globális célokkal állunk szemben, amelyeket meghatározott időn belül el kell érnünk a siker mértéke a cél elérésétől függ.