|  | ||||||||
|  | ||||||||
| | ||||||||
| | ||||||||
 |
 |
|
|
|
||
 |
 |
|
|||||||||||||||||||
TARTALOMJEGYZÉK
A program általános ismertetése 2
Teljeskörű 2
Rugalmas 2
Hatékony 3
Törvényesség 4
Biztonság 4
Korszerűség 4
Üzemeltetési feltételek 4
Műveletek technológiai sorrendje 5
Személyi törzs 6
Egyéb törzsek karbantartása 9
Kedvezmények törzs 9
Szervezeti egység + Státuszhoz rendelt - Díj - ÁFA törzs 11
Fizetési módok törzs 12
Paraméterek karbantartása 13
Dolgozó kódok kialakítása, karbantartása 14
Havi hivatalos étkezési napok karbantartása 16
Előjegyzett étkezési napok karbantartása személyenként 18
Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként 21
Pro forma számla 22
Számlázási műveletek 23
Egyedi számla előjegyzett étkezések alapján 25
Egyedi számla tényleges étkezések alapján 27
Csoportos számla előjegyzett étkezések alapján 28
Csoportos számla tényleges étkezések alapján 29
Számla stornózása 30
Helyesbítő számla előállítása 32
Számla nyomtatása 34
Kifizetés rögzítése 36
Listák, lekérdezések 38
Általánosan érvényes tájékoztató 38
Étkezési létszám 40
Étkezők étkezési napjai 42
Étkezői karton 45
Számla és ÁFA tételesen 47
Számla és ÁFA összesítő 49
Főkönyvi feladás a számlákról 51
Főkönyvi feladás a kifizetésekről (Pénzforgalmi gyűjtő) 53
Számlázott kedvezmények 55
Nem számlázott étkezők 57
Havi étkezési eltérések 59
Csekk nyomtatás 61
Igazolvány nyomtatás 63
Biztonsági műveletek 65
Adatbázis kimentése floppyra 65
Adatbázis visszatöltése floppyról 66
Újraindexelés 67
Adatbázis ellenőrzés 68
Adatbázis ellenőrzés 69
A program általános ismertetése
A program az étkezési díjakkal kapcsolatos ügyviteli tevékenységek teljeskörű, hatékony gépesítését valósítja meg . E feladatokra optimalizált célszoftver .
Ezen belül alkalmazható bármelyik intézmény vagy vállalkozás egymástól eltérő ügyviteli rendszerében.
A szoftver jellemzői :
Teljeskörű
Nyilvántartja az étkezők személyi adatait .
Nyilvántartja az étkezők előjegyzett, tényleges és számlázott étkezéseit nap - étkezés (regg. tízórai, ebéd, uzsonna, vacsora ) bontásban.
Jelentés (igénylés) előállítás a konyha részére. Az előjegyzett, tényleges, számlázott étkezések kimutatása étkezőnként és összegzetten.
Pro forma számlázás lehetősége a tényleges ( valódi ) számlázás előtt.
A törvényeknek és rendeleteknek megfelelő, az étkezőt részletesen tájékoztató számla előállítása egy lapra 2 példányban.
Kifizetések nyilvántartása. Az étkező által fizetendő és az étkező helyett más által fizetendő összegekre vonatkozóan is.
Számla, Áfa és a pénzforgalom analítikus nyilvántartása.
Főkönyvi feladások a számlázott, kifizetett és Áfa tételekről.
Tételes és összegzett statisztikák.
Étkező karton vezetése az étkező összes számlájának és kifizetéseinek felsorolásával, aktuális egyenleg számítással .
Beléptetés, azaz jogosultság ellenőrzés étkezőbe telepített gépről.
Rugalmas
Étkező bármikor ( hó közben is ) beléptethető, szüneteltethető, kiiktatható .
Az étkezők szervezeti egységekre és / vagy státuszokba és / vagy évfolyamokba csoportosíthatók ( pld.: iskola, kollégium, tanár - diák - fizikai )
Szervezeti egység - státusz szerint eltérő díj , áfa tartalom, étkezés menü lehet.
Személyre szabott, egyedi étkezési díj is alkalmazható
Korlátlan számú kedvezmény ( támogatás ) féleség lehet, amelyek megadhatók % -ban,
Ft/nap, Ft/hó összegben .
Egy étkező több féle kedvezményben is részesülhet.Törvények által járó és külső támogatók által ( pld. alapítványok ) átvállalt .
Az étkező bármilyen fizetési móddal fizethet .
Az étkezések gyakorisága ( melyik napokon ) és félesége ( reggeli, tízórai, ebéd, stb.) akár személyenként és naponta is eltérő lehet ( pld.: délelőtti és délutáni heti váltások, vagy 3 műszakos dolgozók ). 222j91c
Az előjegyzés bármilyen időszakra szakaszolható,folyamatosan aktualizálható, pro forma számlával írásban rögzíthető. Ez a tényleges étkezések nyilvántartására is igaz .
Számlázás előtt pro forma ( mint ha, de nem az )számla készíthető (ellenőrzés, tájékoztatás, írásba foglalás, stb, céljából ).
A számla készülhet előre az előjegyzett vagy utólag a tényleges étkezések alapján, egyedi vagy csoportos előállítással, ezek bármilyen kombinációjában, szervezeti egység - státusz szerint eltérő módon. Pld.: tanulók részére előjegyzés alapján csoportosan, a tanárok részére tényleges alapján egyedi, a fizikai dolgozók részére tényleges csoportos, stb . Akár havonta is eltérő módon.
Egy étkezési hónapban egy étkezőre egy elsődleges számla készül, de minden számla helyesbíthető vagy stornózható, akár többször is.
A túlfizetés visszafizethető vagy kompenzálható más számlákkal.
A felhasználó dönthet arról, hogy az átvállalt ( más által fizetendő ) összegek kifizetését ( étkezőnként - számlánként ) tételesen nyilvántartja vagy sem a programban .
A program a számla teljesítési EV / hó és a kifizetési EV / hó szerint is kimutatja az áfát ( teljesítés ill. pénzforgalom szerinti áfa kötelezettség ).
A lekérdező műveletben ( táblázatok előállítása ) az adatbázis tartalmát nem változtatja a program, ezért azok bármilyen gyakorisággal végrehajthatók .
A táblázatok előállítása során a felhasználó un. Kiválasztási feltételeket adhat meg,azaz szelektálhat az adatbázisból figyelembeveendő adatokra vonatkozóan .
A táblázatok választhatóan képernyőre és/vagy nyomtatóra írhatók.
A program teljes " kapacitása" fokozatosan is igénybe vehető . Például :
1. ütem :Igénylések a konyha részére
2. ütem :Pro forma számlák előállítása
3. ütem :Számlázás
4. ütem :Kifizetések nyilvántartása
Az állandó és viszonylag állandó adatokat törzsadatként tárolja, azokat csak egyszer kell berögzíteni illetve változáskor módosítani.
A változó adatoknál a kivételek rögzítésének elvén működik. Ez azt jelenti, hogy a legmunkaigényesebb feladatot jelentő Személyenkénti étkezések ( előjegyzett, tény, számlázott ) nyilvántartása ( rögzítése ) során a program elővezeti az étkező várható étkezéseit és csak az eltérést kell jelölni a programban.
Pld.: Ha egy adott hónapban minden étkező minden étkezési napon a szokott étkezései szerint étkezik, akkor a felhasználónak semmi teendője,csak a számlázást kell indítania függetlenül attól, hogy előjegyzett vagy tény alapján számláz.
Csak alapadatokat kell rögzíteni, minden számítható adatot a program állít elő.
A költséges nyomtatóra írás minimalizálható azáltal, hogy a táblák csak képernyőre is írathatók.
A program a rögzített és számított adatokat véglegesen megőrzi, adatbázisából bármilyen időszakra visszamenőlegesen is kérhető kimutatás, számlamásolat.
Nagytömegű ( csoportos ) számla nyomtatása szakaszolható. Használhatatlan számlák (nem olvasható, begyűrt, stb.) másolatok lekérésével pótolhatók.
A főkönyvi könyveléshez és ÁFA bevallás elkészítéséhez összegzett feladást készít.
Törvényesség
A program mint analítikus ügyviteli rendszer megfelel a törvények ( Számviteli, ÁFA ) által előírtaknak.
A számlakészítés a 34./1999. ( XII. 26.) PM rendelettel módosított 24./1995. ( XI. 22. ) PM rendeletnek megfelelően működik.
Számlát törölni nem lehet csak stornózni vagy helyesbíteni, amelyek új, sorszámozott bizonylatok ( stornó vagy helyesbítő számlák ).
Biztonság
Programozott védelem az illetéktelen használat ellen. Csak jelszó megadásával működik.
Programozott adatbázis mentés, visszatöltés műveletek amelyeket a felhasználó bármilyen gyakorisággal végrehajthat.
Programozott adatbázis ellenőrzés, amelyeket a program a tételek logikai ellenőrzésével hajt végre ( sérülés, eltűnés, szabálytalan változtatás, stb. feltárása ).
Nem számlázott étkezők kimutatása bármilyen gyakorisággal.
Részletes számla tartalom, amely önmagában is lehetővé teszi a számlázott értékek ellenőrzését mind az üzemeltető mind az étkező ( fizető ) részére (díj, kedvezmények, étkezési napok és étkezések, adóalap, adó, fizetendő, étkező aktuális egyenlege, stb.).
Nagytömegű ( csoportos) számla nyomtatása előtt a számlák képernyőn ellenőrizhetők, Szükség esetén " visszatöltés" után, veszteség nélküli újra számlázás lehetősége.
Korszerűség
Korszerű operációs rendszerre korszerű programnyelven készült (Windows, DELPHI).
Helyi és hálózati üzemmódban is üzemeltethető. Hálózati üzemmódban osztott egyidejű hozzáférést tesz lehetővé.
On - line, interaktív. Azaz a rögzített adatok, változások azonnal ellenőrzésre, feldolgozásra kerülnek illetve " párbeszédesen " működik.
Használat közben a felhasználót segítő tájékoztató ( HELP ) jeleníthető meg a képernyőn. F1 billentyű lenyomására az aktuális művelethez tartozó szöveges leírás jelenik meg.
Üzemeltetési feltételek
Windows 95 vagy ettől fölfelé ( 98, 2000, NT, XP )
Lapra író nyomtató ( tintasugaras vagy lézer ). Mátrix ( leporellóra is író ) nyomtatóra is ír, de ezeken nagyon lassú a grafikusan történő nyomtatás miatt.
Szabad hely a Winchesteren minimum 50 Mbyte.
Minimum 64 Mbyte memória ( RAM ).
Floppy meghajtó a mentés - visszatöltés műveletekhez.
CD olvasó a program betöltéséhez.
Szünetmentes áramforrás ( biztonsági okokból ).
Műveletek technológiai sorrendje
1. Törzsek karbantartása
Dolgozók
Paraméterek
Egyéb törzsek
Személyi törzs
2. Étkezések karbantartása
Havi hivatalos étkezési napok karbantartása
Előjegyzett étkezések karbantartása személyenként
Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként
3. Pro forma számlák előállítása a 2.2. vagy 2.3. után
4. Számlázási műveletek
4.1. Eredeti számlák előállítása a 2.2. vagy 2.3. után
4.2. Storno és/vagy helyesbítő számlák előállítása
5. Kifizetések rögzítése
6. Listák, lekérdezések bármikor és bármelyik műveletek után
7. Biztonsági műveletek
7.1.Mentés floppyra
Minden adatbázist módosító művelet után, azaz az 1-5 műveletek mindegyike után
7.2.Visszatöltés
Bármikor, ha az adatbázis (a Winchester) használhatatlanná vált
7.3.Újraindexelés
Bármikor ha az adatbázisból nem vagy hiányosan kerülnek elő az adatok
7.4. Adatbázis ellenőrzés
Személyi törzs
Az étkező személyek viszonylag állandó adatai. Ebben az állományban minden étkezőnek szerepelni kell, aktuális adataival.
A személyi törzs karbantartásáras szolgáló menü elhelyezkedése :
A menübe lépve a következő képernyő jelenik meg :
Kitöltendő adatok :
Kód :
A személy egyedi és végleges azonosítója . Max . 7 jelből állhat. Bármilyen kódolási elv használható. Nem módosítható adat. Javaslat : 1-6. jel =születési dátum EV - HO - NAP 7. jel = azonos születési dátumok sorszámozására 0 - 9 -ig vagy betű.
Irsz. Helység :
Lakóhely, program által felkínált adatokból választható .
Utca, házszám :
Billentyűzetről
Születési dátum :
Év 4, hó 2, nap 2 számokkal.
Évfolyam :
Max . 4 jel, billentyűzetről , év váltáskor aktualizálni kell . Arab számok használatát javasoljuk az évfolyam jelölésére .
Anyja neve :
Nem kötelező .
Szervezeti egység :
A program által felkínált Szervezeti egység törzsből választani ( hozzá rendelni ).
Státusz
A program által felkínált Szervezeti egységen belüli státuszokból választani
Fizetési mód :
A program által felkínált, Fizetési mód törzsből választható ( számlára kerülő ! ) adat. Egyedi számlázás esetén, az aktuális számlára vonatkozóan módosítható.
Bankszámlaszám :
Lakossági folyószámláról fizetés ( ÁTU ) esetén billentyűzetről.
Kedvezményei :
A program által felkínált Kedvezmények törzsből választhatók. Egy személyhez max. 3 féle eltérő kódú kedvezmény rendelhető. Azonos Tipusú ( Díj , Fizetési ) több féle kedvezményt a levonás sorrendjében (prioritással) kell a személyhez rendelni (kiválasztani). Számlázáskor a levonás sorrendje : Díj tipusok sorrendben > Fizetési tipusok sorrendben. Itt kell beírni az egyedi kedvezmény személyre érvényes mértékét, a megfelelő sor - oszlop mezőbe. (Lásd : Kedvezmény törzsből leírtakat).
Állapot :
A program által felkínált 3 féle állapotból kell a megfelelőt kiválasztani.
ETK=étkezik, azaz az étkezési hónapban minimum 1 napon étkezik , ezért számlázni kell a személyre .
SZU=szünetel, azaz az étkezési hónapban egyetlen napon sem étkezik, ezért számla sem készül a személyre .
VEG=véglegesen megszűnt, nem étkezik, nem számláz részére a továbbiakban .
TÖRLÉS: Nincs. Személy a törzsadat állományból nem törölhető, csak VEG állapotba helyezhető. A rendszerben a személy és számlái véglegesen megőrzésre ( tárolásra ) kerülnek, a felhasználói program-ból nem törölhetők .
Étkezései :
A személy napon belüli étkezései. Az itt bejelölt étkezéseket vezeti elő (írja be) a program az étkező következő étkezési hónapjára vonatkozó, Előjegyzett étkezési napok karbantartása műveletben, ahol étkezési naponként az itt jelölt étkezései szerepelnek mint jellemző, de módosítható adatok (jelölések). Megértéséhez lásd az Előjegyzési napok karbantartása műveletben leírtakat is .
Egyedi ár Személyre megállapított, áfa-t is tartalmazó díj étkezésenkénti összege. Csak abban az esetben adható meg, ha az étkező olyan Szervezeti egység-Státuszba soroltuk, ahol a Díj mezőbe O (Nulla) szerepel, azaz nincs díj.
Nyitóegyenleg :
A program használatba vételekor, az étkező tartozásának vagy követelésének egyenlege. Követelés = túlfizetés esetén "-" előjellel kell beírni . A beírás, felülírás időpontját a program automatikusan tárolja ( csak az utolsót ). Az egyenleg az "étkező által fizetendő" összegre vonatkozik (más fizeti - re nem). Az étkező új egyenlege kiszámításakor az itt szereplő összeget minden esetben figyelembe veszi a program. Közvetlenül nem rögzíthető a fizetése, csak az étkező valamelyik számlájához rendelve, vagy a Nyitó egyenleg felülírásával, amely végül nulla lesz . Az áttekinthetőség miatt az utóbbit javasoljuk.
Igazolvány Vonalkódos igazolvány nomtatása étkezésre jogosultság ellenőrzéséhez (beléptetéshez)
(Az igazolványok csoportosan is nyomtathatók a Lekérdező menüben)
Személy keresése, kiválasztása:
Bal alsó táblázatból listázva, vagy a "Keresendő" mezőbe kódja vagy neve beírásával.
Új személy bevitele :
"Új személy" gombra kattintva .
Egyéb törzsek karbantartása
Az egyéb törzsek karbantartására szolgáló menüpont elhelyezkedése :
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg :
Kedvezmények törzs
Minden olyan kedvezményféleséget írjon be, ami előfordulhat az étkezőknél, még akkor is ha csak egyeseknél, egyedi mértékben. Az itt beírt kedvezményekből lehet a személyhez rendelni a kedvezményt a Személyi törzs adatok rögzítésekor.
Korlátlan számú kedvezmény féleség vihető be, mértéke bármikor módosítható. Ezeket egyedi kódokkal kell jelölni.
Kód = A kedvezmény féleséget azonosítja, max.6 jel (betű és/vagy szám) lehet.
Megnevezés = A kódhoz tartozó rövidített elnevezés, max 15 jel.
Típus = Program által felkínált 2 féle típusból kell választani.
-Díj :Törvények, rendeletek által szabályozott, minden jogosultra érvényes kedvezmény. Átutalása személyenként (számlánként) nem tartható nyilván a programban.
-Fizetési: A "díj" kedvezménnyel csökkentett összegből más szerv által fizetendő (átvállalt pl. valamelyik alapítvány egyes személyek részére) kedvezmény, amelyeknek tényleges kifizetését személyenként, számlánként is nyilván kívánjuk tartani.
Mértéke = Megadható % vagy Ft/nap vagy Ft/hó mértékben. Kedvezményenként eltérő
lehet, de egy kedvezményre vonatkozóan egyféleképpen.
%-ban=A kedvezmény nélküli, ÁFA-val növelt (bruttó) díjra vetítve. Kedvezmény = bruttó díj * %.
Ft/nap= Étkezési napokra vonatkozóan függetlenül a napi étkezések (tízórai, ebéd stb.) számától és díjától.
Kedvezmény= Ft/nap * étkezési napok.
Ft/hó = Havi maximális összeg, függetlenül az étkezési napok és étkezések számától.
A kedvezmények érvényesítésének sorrendje számlázáskor ha egy személy többféle kedvezményre is jogosult:
Egyedi (személyenként eltérő) mértékű kedvezmények esetén:
Csak a kedvezmény kódot és nevét rögzítse, a mértéket ebben a műveletben nem kell rögzíteni. Azt a Személytörzs karbantartási műveletben, a személyre vonatkozó kedvezmények hozzárendelésénél, a személyre vonatkozó mértékkel írja be. (Látsd: Személyi törzs karbantartása műveletnél leírtakat)
Törlés a kedvezmény féleségekből
A program csak azt a kedvezményt engedi törölni a Kedvezmények törzsből, amely egyetlen ETK, SZU jelű személynél sem szerepel.
Szervezeti egység + Státuszhoz rendelt - Díj - ÁFA törzs
Ebben a műveletben kell megadni az étkezési díjakat bruttó értékben és az ÁFA % -át rászámítandó mértékben, a következő adatmezők kitöltésével :
Szerv.egység :
Az egész szervezeten belül korlátlan számú szervezeti egységet (bölcsöde, óvoda, ált.isk, középiskola, kollégium, stb.) különböztetünk meg .
Indokok :
Számviteli, statisztikai igények .
Eltérő ÁFA és díjak .
Eltérő étkezések .
Max . 10 jelű kód . Minimum egy kitöltendő
Státusz :
Szervezeti egységen belül az étkező személyek megkülönböztetésére szolgál (tanár, tanuló, kiszolgáló személyzet, stb. )
Indokok :ugyanaz mint a szervezeti egységnél .
Max . 6 jelű kód . Minimum egy kitöltendő .
ÁFA % RÁ:
Áfa % -a , a nettó díjra számítandó mértékben megadva (0,12,25).Szervezeti egység, státusz szerint eltérő lehet .
Étkezések díja :
A napon belüli étkezések (reggeli, tízórai, ebéd, stb.) áfával növelt (bruttó) díjja. Szervezeti egység, státusz szerint eltérő lehet . Csak azokhoz az étkezésekhez kell beírni, amelyek az adott Szerv. egység státusznál előfordulhatnak .
Ha személyre szabott, efgyedi díjat fizető étkezők is vannak, azok részére olyan Szervezeti egység-Sátuszt kell létrehozni ahol az étkezések díja nullát tartalmaz. Több ilyen is lehet.
Összevont :
Alkalmazható abban az esetben, ha az étkezők mindegyike egész hónapban azonos étkezésekre tarthat igényt, de azokat nem kívánjuk külön is nyilvántartani .Pl.: tízórai - ebéd - uzsonna helyett összevont étkezést alkalmazhatunk egyes szerv.egység - státusz esetén.
Minden étkező személyt a Személyi törzs kitöltésénél a megfelelő szerv.egység - státuszhoz kell majd rendelni, ahol a program csak az itt bevittek között szereplőt fogad el. Az ÁFA % és díjak bármikor felülírhatók, de csak akkor módosítsa, ha a következő számlázásnál érvényesíteni kell.
Számlázáskor a program ebből az állományból veszi az áfa és díj értékét. Helyesbítő, stornó számla esetén nem, hanem az eredeti számlából, tehát a változtatás mindig csak a következő, eredeti számlánál érvényesül. Az állományból sor törölhető ha ez a szervezeti egység-státusz kód egyetlen ETK, SZU állapotú személyi törzsben sem szerepel.
Ide kell berögzíteni a különböző minőségű és díjú étkezések adatait is.
Pld.:A menü, B menü, C menü, ...
vagy tanuló A, tanuló B, tanár A , tanár B, ....
A szervezeti egység , státusz adatmező szabadon felhasználható és értelmezhető. Az étkező bármelyiket
választhatja, azaz a Személyi törzsében bármelyik hozzárendelhető.
Fizetési módok törzs
Programozott, nem módosítható fizetési módok :
KPA =
Készpénzben, azonnal fizetve. Számlázáskor ha ez a fizetési mód szerepel a személynél, akkor a számlát a program " ki is fizeti ", azaz kifizetettnek tekinti az étkező által fizetendő összeggel . ( A " fizetési " kedvezmény - más által fizetendő - összeget nem ! ) Ennél és csakis ennél a fizetési módnál, tehát nem kell külön rögzíteni, az étkező által kifizetett összeget a számla kifizetése műveletben .
KPU =
Készpénzben, utólag fizetve. A számla mindaddig rendezetlen - ki nem fizetett lesz - amíg a kifizetését be nem rögzíti .
CS =
Csekken fizetve. A számla mint a KPU - nál .
ATU =
Átutalással fizetve. A számla mint a KPU -nál.
KOM =
Kompenzálás. Fizetés nem történik, a személy más számláikhoz kell beszámítani (helyesbítő, stornó számlák esetén). Pld.: Helyesbítő számla összegét nem fizeti ki az étkezőnek, hanem a következő havi számlában és az étkező új egyenlegében érvényesíti . Fentieken túl a felhasználó újabb fizetési módokat vihet be (pld.: beszedési megbízás, stb.) Ennek értelmezése, használata a felhasználó feladata . Ezeket a program utólag fizetendőként (nem KPA szerűen) kezeli .
Paraméterek karbantartása
Számlára írandó viszonylag állandó adatok.
A paraméterek karbantartására szolgáló menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg :
VTSZ / SZJ =
Vámtarifaszám vagy Szolgáltatási jegyzék szám. Fontos! Megnevezéseként a program minden esetben KÖZÉTKEZTETÉSI DÍJ szöveget ír. Maximum 8 jel lehet. A jegyzék szám elé javasoljuk beírni, hogy az VTSZ vagy SZJ szám. Pld : SZJ : 5251
Számla előtag és utótag =
Használata nem kötelező. Maximum 5 - 5 jel lehet. Az előtagot akkor célszerű kitölteni ha más módon vagy más programmal is állít ki számlát a felhasználó. Ekkor a két vagy több számlasorszámot el kell különíteni a rendszerekben. A folyamatos, kihagyás nélküli sorszámozásra nincs hatással. Az utótag felhasználható pld. az ÉV jelölésére. Csak a Számlákon jelenik meg, a listákon nem. Pld.:
Előtag: EDI/
Utótag: /03
Számlasorszám :001378
akkor a megjelenése a következő : EDI/001378/03
Bankszámlaszám =
Átutalás fizetési mód esetén,az a bankszámlaszám, amelyre az összeget át kell utalnia az étkezőnek. A számlára minden esetben kiírásra kerül.
A fenti adatok bármikor módosíthatók felülírással. A módosítás a következő számlázásnál érvényesül.
Dolgozó kódok kialakítása, karbantartása
Célja: Védekezés az illetéktelen hozzáférés ellen illetve az adatbázist módosító tételek, műveletek dolgozóhoz rendelése, dokumentálása.
Igény szerint kialakíthatják az Önök számára megfelelő dolgozó kódokat, megnevezéseket, és a hozzá tartozó beléptető jelszókat. A program az átadáskor egy dolgozó kódot (RG) és jelszót (pronet) tartalmaz, ez szükséges a további kódok és jelszavak kialakításához.
Dolgozó kódok karbantartására szolgáló menüpont elhelyezkedése:
A menübe lépve a következő ablak jelenik meg:
Minden alkalommal az általunk leprogramozott dolgozó kóddal és jelszóval kell belépni, ugyanis csak ebben az esetben van lehetőség a karbantartásra. A megfelelő adatok beírása után lehetőségünk van a dolgozók karbantartására
Új dolgozó felvitele:
Az egérrel kattintson az Új dolgozó feliratú gombra. A következő lépésben kattintson a dolgozó kód nevű mezőbe, majd írja be az új dolgozó kódot. A következő kitöltendő mező a dolgozó neve, majd a dolgozó kódhoz tartozó jelszót. A dolgozó kód és a jelszó szigorúan együtt alkalmazhatók, tehát a programba belépni, csak rögzített dolgozó kóddal, és a hozzá tartozó jelszóval lehetséges. A mezők között az egér megfelelő területen történő kattintásával, vagy a TAB billentyű leütésével mozoghat. A rögzített adatokat a Mentés gombra kattintva tárolhatja le.
Adatbázist módosító műveletek esetén (törzs, étkezési napok, számlák) a program az adatbázisba kerülő tételekhez bejegyzi a műveletet végrehajtó dolgozó kódját is, amely utólag megjeleníthető.
Havi hivatalos étkezési napok karbantartása
Ez a művelet azt a célt szolgálja, hogy a következő hónap étkezési napjainak Személyenkénti aktualizálásánál csak az itt megadottaktól eltérő ( kevesebb ) napokon étkező személyekkel kelljen foglalkozni, ahol a "kivételek rögzítése " elvet alkalmazzuk mind az Előjegyzett, mind a Tény, mind a Számlázandó étkezési napok személyenkénti bejelölésére.
A havi hivatalos napok karbantartására szolgáló menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Belépéskor az utolsó kitöltött hónap jelenik meg ( kivéve első alkalommal ). Ez módosítható vagy a következő ( Új ) hónap tölthető ki .
A., Új év / hó esetén a lehetséges ( maximális ) étkezési napok bejelölése :
Az Új év / hó mezőbe ( képernyő közepén )írja be a következő étkezési év / hó számjegyeit 20xx.xx formátumban .
Kattintson az Új év / hó gombra.
Jelölje be rákattintással a következő hónap lehetséges étkezési napjait a képernyő felső részében megjelenő naptárba.
E jelöléseket a program a képernyő alsó részében megjelenő Szervezeti egység - Stá tusz szerinti étkezési napokhoz is elővezeti, azonos bejelölésekkel. Bejelölés törlése ismét rákattintással.
A szervezeti egység - Státusz szerinti étkezési napok ( képernyő alján ) eltérítése a 3, pontban kijelölttől, azaz az étkezési napok differenciálása ( ha azok nem azonosak ).
A bejelölések a megfelelő Szervezeti egység - Státusz sor és nap oszlopában rákattintással módosítható. Ez lesz a Személyenkénti étkezési napok elővezetésének alapja (inputja). A 3, pont csak technikai kijelölés azért, hogy minimalizáljuk a rögzítendő adatok mennyiségét a 4. pontban. Azonos (egységes) étkezési napok esetén nincs eltérítés, úgy ebbe a pontba (műveletbe)be sem kell lépni.
Befejezés a MENTÉS - re kattintással. Ezt a 3, művelet után is megteheti, ha nincs szükség a 4, pont szerinti differenciálásra.
B., Módosítás már újként létrehozott hónapban: A módosítandó mezőkre lépve, rákattintással. Ebben a műveletben minden módosítandó mezőt jelölni kell. A képernyő felső részében jelölt módosításokat a program nem érvényesíti a Szervezeti egység - Státusz szerinti napokra, azokat a megfelelő mezőre kattintva kell végrehajtani.
Az itt meghatározott, Szervezeti egység - Státusz szerinti havi étkezési napokat vezeti elő (jelöli be) a program az étkező (ETK állapotú) személyek következő havi Előjegyzett, Tény és Számlázandó étkezési napjaihoz, figyelembe véve az étkező Személyi törzsében szereplő szervezeti egység - Státusz és Étkezései aktuális adatát.
Ezek az általában érvényes adatok személyenként eltéríthetők, módosíthatók mind az étkezési napokra mind az étkezésekre vonatkozóan az Előjegyzett étkezési napok karbantartása személyenként és / vagy a Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként műveletekben . Hangsúlyozzuk, hogy ez a művelet csak technikai, a felhasználó munkáját könnyítő tevékenység , annak érdekében, hogy ne kelljen minden hónapban több száz személynél egyenként bejelölni az étkezési napokat ( feltételezzük , hogy döntő többségében az általános = hivatalos étkezési napokkal megegyezően étkeznek ). Az ettől eltérő napokon étkezők esetén azonban személyenként módosítani kell az előzőekben leírt műveletekben.
A programban a feldolgozások alapadatai ugyanis minden esetben az étkezőkre vonatkozó "személyes" adatok (törzs, étkezési napjai).
Előjegyzett étkezési napok karbantartása személyenként
Ebben a műveletben kell a következő havi előjegyzett étkezéseket személyre szabni, azoknál, akik nem a hivatalos étkezési napokkal megegyezően kívánunk étkezni és / vagy nem a Személyi törzsében szereplő étkezéseket kérik és / vagy az egyes étkezési napokon eltérő Étkezéseket kérnek és / vagy hó közben módosítják az igényléseiket.
Célja :
Étkezési létszám jelentés ( megrendelés ) a konyha részére, Nap - Étkezések - Létszám bontásban. Lásd : Étkezési létszám előjegyzés alapján nevű táblát.
Pro forma számla előállítása ( választhatóan ).
Számlázás előkészítése ( az étkezések számának véglegesítéséhez ).
Az előjegyzett étkezési napok karbantartása személyenként menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Mit tartalmaz a képernyő:
Az étkező Személyi törzsadatait.
Az Előjegyzett, Tény, Számlázott étkezési napok - étkezések táblázatait, az adott étkezési hónapra vonatkozóan.
Az adott étkezési hónapra vonatkozóan elkészült számlái ( ha van ).
A táblázatok minden esetben kitöltve ( elővezetve ) jelennek meg, akkor is, ha semmit sem jelöltünk még a személy következő étkezési hónapjára vonatkozóan. Ez a kivételek rögzítésének elvéből következik azért, hogy csak az általánostól eltérő esetekben kelljen jelölnie a felhasználónak.
Minden étkező új étkezési hónapjának kiinduló táblázatait a program tölti ki a Hivatalos étkezési napok és az étkező személyi törzsben aktuálisan szereplő Szervezeti egység - Státusz Étkezései adatok együttes figyelembevételével.
Az Előjegyzett, Tény, Számlázott táblázatok tartalma kiindulásként azonosak. Azért,hogy a Tény és a Számlázott ( ill. számlázandó ) táblázatok esetében is csak a kivételeket kelljen jelölni. Feltételezzük, hogy az étkezők döntően a Hivatalos szerint jegyeztetnek elő, ténylegesen ennek megfelelően étkeznek és ezt kell majd számlázni is. Így az étkezők döntő többségének táblázatai eleve jók, rájuk vonatkozóan e műveleteket ( az étkezési napok - étkezések karbantartásai ) nem kell végrehajtani.
Hogyan módosíthatunk :
Ebben a műveletben csak az Előjegyzett táblázatban lehet módosítani úgy, hogy a módosítandó mezőre ( sor - oszlopra ) kattint, aminek hatására a bejegyzés átvált ellenkezőjére.
Ellenőrizze a tábla kitöltésének helyességét, a táblázat jobb szélén megjelenő összes igen - nem napok számával. A program a Hivatalos NEM ( - ) étkezési napokra nem enged IGENT ( ) bejelölni .
Az itt végrehajtott módosítást a program érvényesíti a Tény és ha még nem készült számla erre a hónapra, akkor a Számlázott táblázatra is. ( Mert valószínűsíti, hogy az előjegyzett lesz a tény és a számlázott, de legalábbis azt megközelítő.)
Természetesen a Tény és Számlázott táblázatok önmagukban is módosíthatók a következő, erre szolgáló műveletekben ( Tényleges étkezési napok karbantartása, Egyedi számlázás ).
A táblázatok tartalmának programozott átvezetése a táblázatok között csak föntről lefelé érvényesül, fölfelé nem.
Minden étkező, minden étkezési hónapjára vonatkozó, mind a három táblázatát az utolsó Módosítás állapotában letárolja a program. A táblázatok tartalma bármikor és többször is módosíthatók. Jellemzően az Előjegyzések hóközi változásai miatt. E módosítások végrehajtását követően azonnal lekérhető az aktuális Étkezési létszám jelentés nevű tábla, a kívánt EV / HO naptól - napig időszakra.
Az előjegyzés szakaszolása hónapon belül:
A felhasználó az előjegyzéseket és az Étkezési létszám jelentéseket a konyha részére étkezési hónapon belül bármilyen mértékben és változó időtartama feloszthatja, szaka kaszolhatja ( havi, dekád, heti, napi, stb.).
Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként
Ebben a műveletben lehet az étkező tényleges (megtörtént) étkezéseit aktualizálni. Erre a következő esetben van szükség :
A számlázás az étkezési hónapot követően, a tényleges étkezések alapján történik.
ÉS, az étkező tényleges étkezései nem azonosak az előjegyzettel
ÉS, valós kimutatást szeretnénk a tényleges étkezésekről.
A tényleges étkezési napok karbantartása személyenként menüpont elhelyezkedése:
A személyek Tény étkezései táblázat tartalma kiindulásként azonos az Előjegyzett táblázat tartalmával. Ebből következik, hogy csak az Előjegyzettől eltéréseket kell bejelölni az étkező Tény táblázatába. Ha például egy adott hónapban minden étkező az Előjegyzett táblázatának tartalmával azonosan érintkezik, akkor az adott hónapban ebbe a műveletbe be sem kell lépni. Ekkor az Előjegyzett és Tény kimutatások tartalma is azonos lesz. A Tény táblázatban végrehajtott módosítást a program nem érvényesíti az Előjegyzett táblázatban (így térhet el az előjegyzett a ténytől), de érvényesíti a Számlázottban ha még nem számláztunk az adott hónapot, azaz csak számlázandó esetben vezeti át a Tény tartalmát a "Számlázott" táblázatba (feltételezve, hogy döntően a Tény tartalmát fogjuk számlázni). A Számlázott (azaz számlázandó) táblázat tartalma önmagában csak Egyedi számlázáskor, a személyenkénti számlázási műveletben módosítható.
A program a Tény táblázatokat mindig az utolsó tartalmával tárolja le, étkezőnként, étkezési hónaponként. "Csoportos számlázás tényleges étkezések alapján" választása esetén a Tény táblázatok tartalmát előzőleg aktualizálni kell, mert ennél a módnál a program a számlákat folyamatosan készíti, közbeavatkozásra nincs lehetőség.
A Tény táblázatok módosításakor ellenőrizze a bejelölés helyességét a táblázat jobb szélén megjelenő összegzéssel. Tény Hivatalos NEM napra nem jelölhető be.
Pro forma számla
Előtte lásd a Számlázási műveleteknél leírtakat !
Az étkezők előzetes tájékoztatására szolgál. Tartalma és formátuma azonos a valódi számlával, kivéve a következőket:
Nem valódi számla, nem bizonylat, ezért nincs sorszámozása .
Egy példányban készül, egy lapra 2 étkező részére nyomtat, Pro forma felirattal .
Csak nyomtatásra kerül, nem tárolja le a program .
Csak csoportosan készíthető, választhatóan az étkezők előjegyzett és / vagy tényleges
Étkezések táblázatai alapján , a valódi számlázás szerinti kiválasztási lehetőségekkel .
A Pro forma számlák készítésére alkalmas menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
A szűrési feltételek kitöltése után, a Pro forma számla indítása gombra kattintva elkészülnek a Pro forma számlák.
Mivel nem kerül letárolásra (az adatbázis tartalmát nem változtatja) korlátlan számban és részletben ismételhető (pld. ha 2 példányban szükséges, vagy hibás a tartalma ).
Pro forma = mint ha, de nem az.
Valódi számlázás előtti ellenőrzésre is használható, csak képernyőre íratva és / vagy kinyomtatva.
Az utólagos, tényleges étkezések alapján történő számlázási rendszer esetén a pro forma Számla az előjegyezett (igényelt) étkezések bizonylatolására is használható. Mivel nem számla, nem kerül tárolásra, az igények következmény nélkül módosíthatók az étkezők Előjegyzett étkezései táblázatban, amelyről újabb (aktuális) pro forma számlát nyomtathatunk.
Számlázási műveletek
A számla tartalma :
Számla száma Szigorú folyamatos sorszám programból, elő-utótag
Paraméter file -ból .
Példány Programból . 1., Eredeti, 2., MÁSOLAT lehet .
Szállító név, cím, bank, adószám Rejtett adat, programból, védelmi okokból .
Vevő kód, név, cím, bank Étkezők Személyi törzs file - ból .
Számla kelte Felhasználó által, billentyűzetről rögzítve
Teljesítési év / hó Étkezési év hó, felhasználó által kiválasztott, a program által felkínált lehetségesből .
Fizetési határidő Felhasználó által, billentyűzetről rögzítve .
Fizetés módja Személyi törzsadatból, egyedi számlázás esetén billentyűzetről felülírható .
VtSz / Szj Paraméter file - ból .
Termék / Szolg. MegnevezéseProgramból
Státusz, Szerv. egység, Évf . Személyi törzs file - ból .
Számlázott étkezések táblázat Az étkező aktuális havi "Számlázott" étkezései táblázatából ( Forg . file ).
Br. Díjak : A Szerv .egys.-Státusz-Díj-Áfa törzsből, vagy egyedi díj esetén a Személyi törzsből.
Br. Érték = Nap x Br. Díj, számított adat
Összesen = Étkezésenkénti Br. Érték összege .
Díj és Fizetési kedvezmények Az étkező Személyi törzséből, max. 3 féle .
Bruttó Érték = a táblázat összesenje ( áfával növelt )
Ebből Adóalap = Áfa - val csökkentett Bruttó Érték .
Adó %, összege = Szerv. egys. - Státusz - Díj - Áfa törzsből a %,összege vissza számított a Br. Értékből .
Kedvezmény Díjból = Az étkező számlán szereplő Díj típusú kedvezményei alapján, jellegének megfelelően számított és összegzett érték, maximum a Bruttó Értékig figyelembe véve ( nem lehet annál több ).
Kedv. Csökk. Érték Bruttó Érték - Kedvezm . Díjból, számított érték .
Nulla vagy annál nagyobb érték lehet .Áfa - t tartalmazó érték .
Fizetési kedvezmény ( más fizeti ) Az étkező számlán szereplő Fizetési tipusú kedvezményei alapján, jellegének megfelelően számított és összegzett érték, maximum a Kedv. Csökk.Értékig figyelembe véve .
Étkező által fizetendő Kedv. Csökk. Érték - Fizetési kedvezmény, számított érték . Eredeti ( elsődleges ) számla esetén nulla vagy annál nagyobb érték lehet . ( Stornó, helyesbítő számla esetén negatív érték is lehet . ) Áfa -t tartalmazó érték .
Étkező új egyenlege Az étkező összes ( adatbázisban lévő ) számláinak Étkező által fizetendő összege és összes kifizetései-egyenlege előjelesen, ahol előjel nélküli érték az étkező tartozik, " - " előjel esetén az étkező követelt (túlfizetést) jelent.
A számlázáskor a kedvezmények levonási sorrendje :
1. Díj tipusú kedvezmények, a Személyi törzsben szereplő sorrendben maximum a számla Bruttó értékéig .
2. Fizetési típusú kedvezmények, a Személyi törzsben szereplő sorrendben a Díj kedvezménnyel csökkentett értékéig .
Ha a számla fizetési módja = Kp azonnali, akkor a program az Étkező által fizetendő összeget egyidejűleg kifizetettnek könyveli el .
( Minden más esetben a kifizetést a felhasználónak kell berögzíteni, Kp azonnali esetben is utólag be kell rögzíteni azt az összeget, amelyet " más fizet ".)
A program a számlát egy lapra kétszer kiírva, 2 példányban (1. eredeti és 2.) írja ki, A4/2 méretben .Minden további példány csak MASOLAT felirattal nyomtatható. A számla sorszám éveken átnyúló, folyamatos sorszám, tehát évente nem indítható újra.
Jelenlegi beállítás szerint a számlasorszám max. értéke 999999 lehet.
A program az összes számlát letárolja . Számlát törölni nem lehet a programból, csak storno és helyesbítő számlákat előállítani.
Étkező / étkezési hó szerint csak egy számla készíthető, ezt követően helyesbítő számlák vagy stornó számlák / vagy a stornót követő új számlák állíthatók elő.
Számla csak ETK ( étkezik ) Állapotú személyekre készíthető .
A számlázások gyakorisága : havonta
A számlázások alapja : előjegyzett vagy tényleges étkezések .
A számlázás módja : egyedi vagy csoportos
Számlázás előtt végrehajtandó műveletek :
1. Törzsadatok karbantartása, aktualizálása a következő, számlázandó étkezési hónapnak
megfelelően, ha van változás.
- Kedvezmények
- Díj, ÁFA
- Személyi (kedvezményei, étkezései, állapot kód) törzsadatokban.
2. Havi hivatalos étkezési napok karbantartása, azaz a következő, számlázandó étkezési hónap lehetséges étkezési napjainak bejelölése (szervezeti egység-státusz szerint differenciálható). A program az itt bejelölt napokat elővezeti az étkezők következő havi Előjegyzett, Tény, Számlázott étkezések táblázataiba , minden ETK (étkezik) állapotú személyre vonatkozóan, figyelembe véve a Személyi törzsben lévő Étkezései adatokat is .
Fentiek végrehajtása különösen fontos csoportos számlázás esetén, ahol nincs lehetőség
számlázás közbeni beavatkozásra .
Előre számlázás, az igény bejelentésével egyidejűleg, az étkezők bármilyen sorrendjében.
1. lépés: Személyi törzs módosítása, HA az étkezőknél van változás.
2. lépés: Előjegyzett étkezési napok karbantartása, HA az étkező nem a Hivatalos étkezési napokon étkezik.
3. lépés :Egyedi számla előjegyzett étkezések alapján
Az étkezési Év / hó kiválasztása (csak belépéskor)
Az étkező kiválasztása kódja vagy neve alapján
Eseti ( csak erre a számlára érvényes ) Kedvezmény, Étkezései, Díj, Fizetési mód módosítás felülírással, Ha szükséges .
Az étkező Számlázott (számlázandó) étkezései táblázatának módosítása, Ha nem azonos a program által elővezetett Előjegyzettel. A Számlázott táblázatban végrehajtott módosítást a program nem érvényesíti a Tény és Előjegyzett táblázatokban. (Az érvényesítés mindig csak föntről lefelé történik, Számlázott táblázatra is csak akkor, ha még nem készült számla!)
Számlázás.
Az előjegyzett étkezések alapján egyedi számla készítésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Ezen a képernyőn nyílik lehetősége a megfelelő Év/hó kiválasztására.
A megfelelő Év/hó kiválasztása után megjelenő képernyő:
Az adatok áttekintése után a Számláz gombra kattintva folytathatja számla készítését.
A következő képernyő:
A kívánt adatok módosítása után a Számláz gombra kattintva a program kinyomtatja a számlát.
Számlázás gyorsításának módja sorban állás (torlódás) esetén, ha gyakori a Személyi törzs és Előjegyzett étkezések táblázat módosításának igénye:
Folyamatosan a 3.lépésben maradva a 32 - 35 lépések végrehajtása, az 1.és 2.lépések utólagos végrehajtásával.( Nem kell a menüből ki-be lépegetni ily módon.)
B., Egyedi számla tényleges étkezések alapján
Utólagos, a tényleges étkezések alapján történő számlázás, az étkezők bármilyen sorrendjében.
1.lépés : Személyi törzs módosítása, Ha az étkezőnél van változás .
2.lépés : Tényleges étkezési napok karbantartása, Ha az étkező nem az Előjegyzett étkezési táblázata szerint étkezett .
3.lépés: Egyedi számla tényleges étkezések alapján 31 - 35 azonos a A-val, de Előjegyzett helyett "Tényleges" étkezések értendők .
+ A 2. lépés utólagos végrehajtása csak akkor szükséges, ha valós kimutatást akarunk a Tényleges étkezési napokról a lekért listákban .
A menüpont elhelyezkedése:
A számlakészítés menete, és képernyői ugyanazok, mint az előjegyzett étkezések alapján készült egyedi számlák esetében.
C., Csoportos számla előjegyzett étkezések alapján
Előre számlázás több étkező részére egyidejűleg (összes vagy kiválasztott csoportok részére) az Előjegyzett étkezések és Személyi törzsadatok alapján.
1. lépés: "Számlázás előtt végrehajtandó műveletek" végrehajtása, ellenőrzése (törzs és előjegyzett étkezések aktualizálása).
2. lépés: Mentse ki az adatbázist (biztonsági művelet).
3. lépés: Csoportos számlázás előjegyzett étkezések alapján
Étkezési Év / hó kiválasztása (számlázandó)
Számla kelte, Fizetési határidő beírása
Számlázandó csoport (Szervezeti egység - Státusz) beírása. Ha összeset számlázza, akkor hagyja változatlanul az adatmezőket, egy konkrét esetén a TOL - IG mezőkbe azonost kell írni, és így tovább.
Csoportos számlázás indítása (számlák elkészítése Winchesterre.)
Számla nyomtatás (külön műveletben szakaszolhatóan).
Újabb csoport számlázása vagy adatbázis mentés.
A menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
A kívánt adatok kiválasztása után, a Csoportos számlázás indítása gombra kattintva a program winchesterre elkészíti a szűrési feltételeknek megfelelő étkezők számláit. A számlák nyomtatására a Számla nyomtatás menüpontban nyílik lehetőség.
D., Csoportos számla tényleges étkezések alapján
Utólagos számlázás több étkező részére egyidejűleg (összes vagy kiválasztott csoportok részére) a Tényleges étkezések és Személyi törzsadatok alapján .
1. lépés: "Számlázás előtt végrehajtandó műveletek" végrehajtása, ellenőrzése (törzs és tényleges étkezések aktualizálása)
2. lépés: Mentse ki az adatbázist (biztonsági művelet)
3. lépés: Csoportos számlázás tényleges étkezések alapján mint, 31-36 az előjegyzettnél .
A menüpont elhelyezkedése:
a tényleges étkezések alapján készülő csoportos számlák nyomtatásának képernyői megegyeznek az előjegyzett étkezések alapján készített csoportos számlák készítésénél leírtakkal.
Bármelyik módon elkészített számla letárolásra kerül. Nem törölhető és nem módosítható. Korrigálni Helyesbítő, érvényteleníteni Storno számlák kiállításával lehet.
Újabb példányt nyomtatni csak Másolat felirattal lehet. (Lásd: a következőkben leírtakat.) Ha túl sok a hibás számla, akkor állítsa vissza az adatbázist a kívánt állapotra a megfelelő Mentett állapot visszatöltésével és ismételje meg az azóta végrehajtott műveleteket (a hibák javítása után, illetve azt kiküszöbölve).
Csoportos számlázások esetén a számlák képzése és nyomtatása elkülönített műveletek. Annak érdekében, hogy a - szigorúan sorszámozott, nem ismételhető, viszonylag hosszú - számlázási folyamat közben előforduló, hardver okozta meghibásodások káros következményeit minimalizáljuk. Mégis a számlák előállítása (azaz nyomtatása) biztonságos, rugalmas, szakaszolható, ismételhető legyen. Lásd még a Számla nyomtatás műveletnél leírtakat .
Csoportos számlázásnál a program csak azoknak készít számlát, akiknek az adott étkezési ÉV / hó - ra még nem készült számla (és ETK állapot kódjuk van). Ha például egy csoportot ismételten kiválasztunk, azok egyikére sem készít számlát. Ugyan ez érvényesül azokra a Csoporton belüli étkezőkre, akiknek előzőleg Egyedi módon már elkészült az azonos Év/hó-ra vonatkozó számlája. Ha az adott ÉV/hó - ra vonatkozóan az étkező utolsó számlája Stornó, akkor azt a program úgy tekinti mintha még nem lenne számlája. Az egyes számlázási módok (A, B, C, D) vegyesen és változó módon használhatók . Például iskolában a tanároknak Egyedi számla tényleges étkezések alapján, a diákoknak Csoportos számla előjegyzett étkezések alapján (praktikusan Szervezeti egység - Státusz szerint csoportosítva.)
Fontos ! Csoportos számlázások esetén a számla elkészült, az adatbázisban letárolásra kerül, csak a papírra nyomtatása, a fent leírt okokból, elkülönített műveletben történik. A számlát akkor is elkészültnek tekinti a program, ha nem nyomtatjuk ki !
Számla stornózása
Stornó számla = Az eredetivel azonos tartalmú, de negatív előjelű új számla.
A stornó számla készítésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:
Miután kiválasztotta a megfelelő Év/hó - t, és az étkezőt, a következő képernyő jelenik meg:
Stornózni csak Személyenként (egyedileg) lehet, és csak az utolsó számlát, és csak eredeti (elsődleges) vagy stornót követő új eredeti számlát, adatbevitel nélkül, STORNO gombra kattintással.
A Stornó számla új (következő) számlasorszámot kap és a számlán a STORNO felirat is megjelenik.
Előállítását követően (hatására) a számlázott étkezési napok táblázat tartalma nem változik.(A számlázott napok számítása a különböző kimutatásokhoz a ténylegesen elkészült számlákból - azaz bizonylatokból - történik, nem pedig a Számlázott napok táblázatból, amely csak számlázást segítő eszköz. A számlát stornózza, az étkezési napok táblázatát nem.)
Ha a stornót követően új (más tartalmú) számlát kell kiállítani, akkor azt az Egyedi számlázással (előjegyzett vagy tény) lehet végrehajtani, természetesen a szükséges javításokkal. Téves Stornót új számla kiállításával lehet semlegesíteni. Stornó Stornója és Helyesbítése nem meg-engedett a programban. A fizetési mód felülírható. Ha KPA fizetési módot ad meg, akkor a program a stornózott összeget visszafizetésként "-" előjellel le is könyveli. Ha a stornózott összeget nem fizeti vissza, hanem előző vagy következő számlákhoz kompenzálja akkor KOM fizetési módot kell megadni. A számlára az eredeti tartalmú "Számlázott étkezések napi bontásban" kerül kiírásra, az értékek "-" előjellel. A stornó művelet az Előjegyzett és Tény étkezések táblázatát nem módosítja. Ha szükséges, azt a megfelelő műveletben külön kell végrehajtani.
Helyesbítő számla előállítása
Helyesbítő számla = Az eredetit módosító, különbséget tartalmazó új számla.
A helyesbítő számla készítésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:
Miután kiválasztotta a megfelelő Év/hó - t, és az étkezőt, a következő képernyő jelenik meg:
Helyesbítő számla készítésének módja:
A helyesbítendő étkező Számlázott táblázatát változtassa a kívánt (végleges és nem a különbség) tartalomra, majd kattintson a helyesbítő gombra.
A következő képernyő:
A megfelelő dátumok és fizetési mód megadása után a Számláz gombra kattintva a program kinyomtatja a helyesbítő számlát.
A különbséget (előző és új Számlázott étkezések alapján) a program számítja ki, amely lehet növelő vagy csökkentő "-" előjelű.
A számlán HELYESBITO felirat is megjelenik, amely új sorszámot kap. A "Számlázott étkezések napi bontásban" táblázatba az aktuális (kívánt) tartalom (és nem a különbség) kerül kiírásra.
A fizetési mód felülírható. Ha KPA fizetési módot ad meg, akkor a program a pénzügyi teljesítést is lekönyveli (be- vagy kifizetésként). Ha pénzügyi rendezése (ki - vagy befizetés) nem kerül sor, hanem előző vagy következő számlákhoz kívánja kompenzálni, akkor KOM fizetési módot kell megadni.
A helyesbítő művelet az Előjegyzett és Tény étkezések táblázatát nem módosítja. Ha szükséges, azt a megfelelő műveletben külön kell végrehajtani.
Helyesbíteni csak személyenként (egyedileg) lehet és csak az étkezések számát (étkezési napok és étkezések). Egyéb adatok (díj, áfa, stb.) az utolsó eredetivel azonosak maradnak.
Stornót követően Helyesbítő nem következhet, de a Helyesbítő helyesbítése (többszörös helyesbítés) megengedett.
Számla nyomtatása
Minden számla letárolásra kerül a Winchesterre, függetlenül attól, hogy melyik módon készült a számla és korlátlan ideig megőrzésre kerül. Programunkból számla nem törölhető.
Ebben a műveletben kell a csoportosan elkészített számlákat kinyomtatni (az 1. és 2. példányt), illetve MASOLAT számlát készíteni bármelyik eredeti számláról.
Azt, hogy melyik kiírt számla eredeti vagy már csak másolat lehet, a program állapítja meg. Az eredeti minden esetben egy lapra 1. És 2. Példányban kerül kiírásra. Minden további kiírás MASOLAT -ként jelenik meg. Korlátlan számú másolat készíthető, bármelyik számláról. A számla programozott sorszámozása és példányszámozása a többször módosított 24 / 1995. (XI. 22.) PM rendeletnek megfelelően működik. Az 1. és 2. példány akkor sem állítható elő újra ha az bármilyen okból olvashatatlanul jön le a nyomtatóról függetlenül attól, hogy milyen módon számlázunk. Ilyen esetben a jogszabályokban leírtak szerint kell eljárni, MASOLAT számlák előállításával. A másolat számlák egy lapra két példányban készülnek, példányszámozás nélkül, MASOLAT felirattal, az eredetivel azonos formátumban és tartalommal.
A menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Kiíratás módja : a képernyőn szereplő kiválasztási feltételek megadásával.
Eredeti ( 1., 2. ) példány nyomtatása :
A csoportos számlázással készített számlák kiírása. A program lehetővé teszi, hogy a nyomtatást szakaszoljuk számlaszám és / vagy szervezeti egység és / vagy státusz szerint, a TOL - IG értékek kitöltésével. Ha minden eredeti számlát ki kíván nyomtat-ni, akkor a kiválasztási tól -ig értékeket hagyja változatlanul, amelyek alapértelmezés-ként mindenre (minimumtól a maximumig) kitöltve jelenik meg. Az eredeti 1., 2., példány kinyomtatását a program bejelöli a számlákhoz, akkor is, ha a nyomtatott számla olvashatatlan (kifogyott a festék, begyűrte, stb.) mivel a program "nem láthatja" a nyomtatás eredményét .
Választható eljárások hibásan nyomtatott számlák esetén:
1. A hiba elhárítása után folytatja a nyomtatást, a hibás eredetiket MÁSOLAT - tal pótolja. Kevés hibás számla esetén javasolt.
2. A hiba elhárítása után visszatölti a nyomtatás előtti adatbázis állapotot (mentést) és megismétli a műveletet. Sok hibás számla esetén javasolt. Az előzőleg jól kiírt számlákat meg kell semmisíteni a duplázás elkerülése miatt.
Nagy mennyiségű számla nyomtatása esetén, a nyomtatási hiba lehetőségének minimalizálása érdekében javasoljuk a szakaszolt nyomtatást.
A szakaszolt kiírásokat követően és esetenként ellenőrzés céljából javasoljuk "mindenre" kiválasztott nyomtatás elindítását is, annak érdekében, hogy ki nem nyomtatott számla ne maradjon az adatbázisban.
Az EREDETI gombra kattintva ugyanis arra utasítjuk a programot, hogy csak azokról a számlákról nyomtasson, amelyeket még egyszer sem nyomtatott ki (elsődleges nyomtatás). Ha ekkor nyomtat számlát, akkor pótoltuk a hiányzókat, ha nem, akkor hibátlanul dolgoztunk illetve szakaszoltunk.
- Másolat nyomtatása:
Másolat csak eredetileg is kinyomtatott számláról készíthető, minimum 1 lapra két példányban.
Mivel másolatot az összes számláról gyakorlatilag sohasem nyomtatunk, a kiválasztási feltételek értékhatárait minden esetben korlátozni kell a megfelelő tól - ig mezők felülírásával, célszerűen a számlaszám tól -ig intervallum beírásával. Egy számla esetén a Számla sorszám tól - ig mezőkbe azonos értéket kell írni. Természetesen a program "mindenre képes", annyi számláról készít másolatot, amennyire utasítjuk a kiválasztási feltételek értékei felülírásával illetve felül nem írásával.
A másolat készítés a MASOLAT gombra kattintva indul.
Kifizetés rögzítése
A számlák utólagos kifizetésének rögzítése személyenként: számlához rendelve, bármilyen sorrendben.
Egy számlához több kifizetési és/vagy visszafizetési (-) tétel rögzíthető, a tényleges pénzmozgásoknak megfelelően. A program a számlák alul - és túl fizetését is megengedi.
A kifizetések rögzítésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
A KPA (készpénz azonnali) fizetési módú számlák esetén a program a számlázással egyidejűleg annak kifizetési tételét is berögzíti PROGRAMBOL bizonylatszámmal, de csak az "étkező által fizetendő" összegre vonatkozóan. A Más fizeti összeget KPA esetén is be kell rögzíteni utólag. Berögzített tétel nem írható felül, nem törölhető.
Helyesbíteni új tétellel lehet, az összegre vonatkozó előjel megfelelő alkalmazásával. Csak a "-"előjelet kell külön beütni, az előjel nélküli számot + - ként értelmezi a program. A negatív összeg kifizetés csökkentést, visszafizetést jelent. Mivel a számlák alul és túl fizetettek lehetnek, a felhasználó szabadon dönt arról, hogy a számlázott és kifizetett összegeket pontosan (egyezőre) egymáshoz rendezi vagy sem új, rendező (+,-) tételek könyvelésével, például a KOM (kompenzáló) fizetési módú számlák esetén. A számlák "rendezettsége" nincs hatással az étkező aktuális egyenlegeire (étkező egyenlege, más fizet egyenleg) mert azt a program minden esetben az étkező összes számlázott és kifizetett tételeinek előjeles összegzésével számítja ki.
A program külön számítja az étkező és a más által fizetendő és fizetett összegek egyenlegét. Ezért a kifizetések rögzítésekor a Befizető mezőbe jelölni kell a befizetőt úgy, hogy ha "más fizet" a program által elővezetett étkező kódját felül kell írni a más fizető kódjára. A "más fizetőket" a felhasználónak kell kódolni és azonosítani. Törzs állományként nem tárolható a programban. Ha az alkalmazott kód nem beszélő kód, a neve a Megjegyzés mezőbe írható. A más fizet tételek rögzítésére csak akkor van szükség ha a " más fizetők " vállalásait nyomon kívánjuk követni vagy tételes elszámolás szükséges a "fizetési" típusba sorolt kedvezmények kifizetéséről. Mivel a tényleges kifizetés módja eltérhet a számlán szereplő fizetési módtól, a program által a számlából elővezetett fizetési mód felülírható a ténylegesnek megfelelőre. (A fizetési módonkénti összegzés csak így lesz valós.)
A kifizetés dátuma adat pontos leírása különösen fontos azoknál a felhasználóknál, akik pénzforgalom alapján áfáznak.
A program használatba vételekor a személyek törzsadatában megadott "Étkező által fizetendő nyitó egyenleg " összegét a program figyelembe veszi az étkező új egyenlegének kiszámításakor.
Listák, lekérdezések
Általánosan érvényes tájékoztató
A lekérdezések semmilyen módosítást nem hajtanak végre az adatbázisban. Tartalmuk (a korábban rögzített) aktuális alapadatokból, illetve azok feldolgozásából (kiszámítással) kerülnek kiírásra minden egyes lekéréskor (újra feldolgozással, kiszámítással).
Fontos! A lekérdező műveletekben a program csak megjelenít, nem tárol.
Mindezt annak érdekében, hogy a felhasználó:
az adatbázis aktuális adataiból
korlátlan gyakorisággal
következmények nélkül, "felelőtlenül"
időben haladva, naprakész szakaszolással
gyors és rugalmas helyesbítést lehetővé téve (az alapadatok helyesbítését követően azonnal újra lekérhetők az előzőleg hibásnak ítélt, most jó, listák)kérdezhessen a programból
Természetesen itt is igaz az, hogy hibátlan kimutatás csak hibátlan alapadatokból készülhet, amelyeket a felhasználó rögzít a különböző adatbázist karbantartó (módosító) műveletekben. A lekérdezések eredménye (listák) választhatóan képernyőre és/vagy nyomtatóra írathatók.
Lekérdezéskor rendelkezésre áll a teljes adatbázis (a programhasználata során rögzített és keletkezett) összes, akár több évre visszamenő adata, amelyből a felhasználó választja ki a feldolgozandó időszakot és/vagy részegységet. Lásd még az egyes lekérdező műveleteknél leírtakat.
A lekérdezéseknél használt szűrési feltételek értelmezése :
A lekérdezéseknél különböző szűrési feltételeket adhatunk meg, amely segítségével behatárolhatjuk a látni kívánt vagy feldolgozandó adatokat (Szervezeti egység, Státusz, Időpontok, stb.). Amennyiben egy lekérdezésnél több szűrési feltételt állíthatunk be egyidejűleg, abban az esetben a szűrési feltételek ÉS kapcsolatban vannak egymással. Ez azt jelenti, hogy ha a feltételek közül többet is beállítunk szűkebb lesz a kiválasztott adatok köre, mintha csak egy feltételt használnánk.(ÉS = együttes megfelelés)
Pl.:
Egy listánál szűkíthetünk a következő szempontok szerint :
Szervezeti egység
Státusz
Időegység
Amennyiben kitölti a Szervezeti egység, státusz és időintervallum mezőket is, akkor a listán csak azok fognak szerepelni, akik a meghatározott szervezeti egységekbe, azon belül státuszokba tartoznak, illetve a lista csak a meghatározott étkezési időszakra fog vonatkozni.
A TÓL -IG mezők értelmezése:
A szűrési feltételek általában TÓL - IG intervallumokra vonatkoznak, ami azt jelenti, hogy a program a feldolgozandó adatokat a TÓL mezőbe megadott paraméterrel kezdi, és egészen az IG mező tartalma által meghatározott adatokig folytatja. A TÓL mező tartalma lesz az első kiírt vagy feldolgozott adat, az IG mező tartalma az utolsó adat. Amennyiben a lekérést egy konkrét adatcsoportra (Szervezeti egység, Státusz, stb.) kívánja megtenni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt kell írni.
Étkezési létszám
A lista célja: Étkezési létszám jelentés a konyha felé, egyeztetés a konyhával,
Előjegyzett - tényleges - számlázott étkezések egybevetése
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Nap: az étkezési hónap hányadik napja
Nap neve: az érkezési nap megnevezése (Hétfő, Kedd, stb.)
Szerv egység: a szervezeti egység megnevezése
Státusz: a státusz megnevezése
Évfolyam: a szervezetei egység + státuszon belül az étkezők évfolyama
Az étkezések: Reggeli, Tízórai, stb. vagy Összevont
Rendezettség: Szervezeti egység-> Státusz-> Évfolyam
Összegzések:
naponta
szervezeti egységenként
státuszonként
évfolyamonként
Lekérés módja:
A menüpont kiválasztása után, a következő képernyő jelenik meg:
Étkezési Év/hó: a jobb oldalon találhat fül lenyitása után kiválasztható a megfelelő Év/hónap.
Nap: A megfelelő Év/hó kiválasztása után tovább szűkíthető a lista a hónap egyes étkezési napjaira. Amennyiben csak egy nap adatait szeretné a listán látni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt a napot kell beírni.
Input adatok: Az étkezői előjegyzett vagy tény étkezései táblázatok vagy számlái, illetve személyi törzs adatai
A listát három különböző szempont alapján kérhetjük le, előjegyzett, tény vagy számlázott étkezések alapján.
Előjegyzett alapján: a lista az aktuális előjegyzett étkezések táblázatok alapján készül
Tényleges alapján: a lista az aktuális tényleges étkezések táblázatok alapján készül
Számlázott alapján: a lista a számlázott tételek (elkészült számlák) alapján készül
Megjegyzés: A lista korlátlan gyakorisággal lekérhető, az előállítás minden esetben az aktuális input adatok újra feldolgozásával készül. Hónapon belül a nap TÓL-IG szabadon megválasztható. Ebből következik, hogy a jelentéseket a konyha felé bármilyen gyakorisággal (napi, heti, dekád, havi) előállíthatjuk. Ebből az is következik, hogy az utólagos, tényleges étkezések alapján történő számlázás esetén lehet hatékony.
Étkezők étkezési napjai
A lista célja: Az étkezők és étkezéseik részletes kimutatása választhatóan az előjegyzett, tény vagy számlázott étkezések alapján, étkezési hónaponként, bármelyik hónapra vonatkozóan.
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Kód: az étkező kódja
Név: az étkező neve
Cím: az étkező címe
Szerv.Egys.: szervezeti egység, amelybe az ügyfél tartozik
Státusz: státusz, amelybe az ügyfél tartozik
Évf.: az ügyfél évfolyama
A jelölés N-Nem, az ügyfél ezen az étkezésen nem vett részt (vagy nem fog résztvenni)
I-Igen, az ügyfél ezen az étkezésen részt vett (vagy részt fog venni)
Input adatok: Étkezési napok táblázatok, személyi törzs
Rendezettség: Szervezeti egység->Státusz->Évfolyam->Név
Összegzés: A sor végén az étkező étkezései tételesen, illetve az étkezések havi összesenje.
Lekérés módja:
A menüpont kiválasztása után, a következő képernyő jelenik meg:
Étkezési Év/hó: a jobb oldalon található fül lenyitása után lehetősége van kiválasztani a megfelelő Év/hónapot.
Évfolyam: a személyi törzsnél rögzített évfolyamokból szelektálhat. Amennyiben csak egy évfolyam adatait kívánja látni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt az évfolyamot kell rögzíteni
Szervezeti egység: szervezeti egységre is elvégezheti a szűrést a TÓL és az IG mezők használatával, a lenyitható fül segítségével választhat az egyéb törzs karbantartásánál rögzített szervezeti egységek közül. Amennyiben csak egy szervezeti egység adatait kívánja megjeleníteni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt a szervezeti egységet kell kiválasztani.
Státusz: státuszra is elvégezheti a szűrést a TÓL és az IG mezők használatával, a lenyitható fül segítségével választhat az egyéb törzs karbantartásánál rögzített státuszok közül. Amennyiben csak egy státusz adatait kívánja megjeleníteni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt a státuszt kell kiválasztani.
A szűrési feltételek ÉS kapcsolatban vannak egymással, tehát minél többet tölt ki, annál szűkebb lesz a lista.
A szűrési feltételek beállítása után a "Lista futtatása" gombra kattintva elkészül a lista.
Előjegyzett alapján: a lista az aktuális előjegyzett étkezések táblázat alapján készül.
Tényleges alapján: a lista az aktuális tényleges étkezések táblázatok alapján készül
Számlázott alapján: a lista a számlázott tételek (elkészült számlák) alapján készül
A listához felhasznált adatokat megtekintheti az Étkezések karbantartása menü Előjegyzett étkezések karbantartása személyenként vagy Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként almenüben, vagy az étkező számláikon illetve a személyi törzsben.
Étkezői karton (számlák és kifizetések)
A lista célja : Elszámolás az étkezővel, ellenőrzés
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Kód: az étkező kódja
Név: az étkező neve
Cím: az étkező címe
Szüldat.: az étkező születési dátuma
Étk.fizetakt.egy.: az étkező által fizetendő aktuális egyenleg
Másfizetakt.egy.: más által fizetendő aktuális egyenleg (ha az étkező fizetési kedvezményben részesül)
Input adatok: Számla és kifizetési tételek, személyi törzs
A lista lekérésének módja: 
A menüpontba
lépve a következő képernyő jelenik meg:
A személy választása gombra kattintva megjelenik az étkező törzs, a keresendő mezőbe írva, vagy a görgető sáv használatával választhatjuk ki a megfelelő személyt.
Miután kiválasztottuk a megfelelő személyt, a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe.
Számla és Áfa tételesen
A lista célja: A kimenő számlák és Áfa analitikus nyilvántartásban szereplő tételek kiírása.
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Számla: a kiállított számla száma
Szla kelte: a számla készítésének időpontja
Étk.kód: az étkező nyilvántartási kódja
Szerv.e: a szervezeti egység, amelyba az étkező tartozik
Státusz: az étkező státusza a szervezeti egységben
Évf.: az étkező évfolyama
Br.érték: a számla bruttó értéke
Áfa%: az Áfa kulcs %-ban
Áfa érték: az Áfa összege
Adóalap: az adóalap
Díjkedv: a díj jellegű kedvezmény összesen
Fizkedv: fizetési kedvezmény összesen
Étk.fiz.: az étkező által fizetett összeg
Fizm.: a fizetési mód
Szlnap: számlázott napok összesenje
Étkező neve: az étkező neve
Input: Számla tételek
Rendezettség: Számlaszám szerint
Összegzés: A listán szereplő számlák összes : Bruttó értéke
Áfa értéke
Adóalapja
Díjkedvezménye
Fizetési kedvezménye
Étkező által fizetett
Lekérés módja:
A menübe lépve a következő képernyő jelenik meg:
Étkezési Év/hó: Az Év és a hónap, amire a kiíratás vonatkozik
Szervezeti egység: A Szervezeti egység, amelyre vonatkozóan meg kívánja jeleníteni az adatokat.
Miután megfelelően beállította a szűrési feltételeket, a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe
Számla és Áfa összesítő
A lista célja: Adóbevallás elkészítése, Főkönyvi feladás alátámasztása, vezetői információ biztosítása
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Szervezeti egység: Szervezeti egység, amelyre az adatok vonatkoznak
Státusz: a Szervezeti egységen belül betöltött Státusz
Áfa %: az Áfa kulcs %-a
Br.érték: a bruttó érték
Adóalap: a számla bruttó értékének adóalap összege
Adó: a számla bruttó értékének adó összege
Kedvez.: az összes kedvezmény értéke
Adóalap: kedvezmény adóalapja
Adó: kedvezmény adó összege
Étk.fiz.: étkező által fizetendő
Adóalap: étkező által fizetendő összeg adóalapja
Adó: étkező által fizetendő adó összeg
Szla Db: számlák száma
Input adatok: Számla tételek
A lista lekérésének módja:
A menüpontba lépve az alábbi képernyő jelenik meg:
Étkezési Év/hó: az év és a hónap, amelyre az összesítést látni kívánja
A megfelelő Év/hó kiválasztása után a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe.
Főkönyvi feladás a számlákról
A lista célja: Kettős könyvviteli rendszer esetén összegzett adatokat szolgáltat főkönyvi könyvelés részére az étkezési hónapban elkészült számlák különböző értékeiről, főkönyvi szemléletben.
A lista nyomtatási képe :
A listán szereplő adatok:
Bruttó érték: a számlák összes bruttó értéke
Adóalap: a számlák összes adóalapja
Adó: a számlák összas adótartalma
Kedvezmények: a kedvezmények felsorolása
Összege: akedvezmények tételes összesenje
Étkező fizet: étkező által fizetendő
Fizetési módonkénti összeg: fizetési módonkénti fizetendő összesen
Számla Db: számlák darabszáma
Rendezettség: szervezeti egységenként új lapon -> Státuszonként új lapon
Lekérés módja:
A menüpontba lépve az alábbi képernyő jelenik meg:
A listát két szempont szerint kérheti le, Étkezési Év/hónap, vagy számla kelte szerint.
Étk. Év, hónap: Étkezési Év/hónap amelyre vonatkozóan az adatokat látni kívánja
Számla kelte: a számlák elkészítésének dátuma
Fontos! A két feltétel egyike kitöltendő, nem alkalmazhatja a kettőt együtt!
A megfelelő feltétel kiválasztása után, a Lista futtatása gombra kattintva készül el a lista nyomtatási képe.
Főkönyvi feladás a kifizetésekről (Pénzforgalmi gyűjtő)
A lista célja: pénzforgalom főkönyvi könyveléséhez
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Szervezeti egység: az étkező szervezeti egysége
Státusz/Minősítés: az étkező státusza a szervezeti egységen belül
Fizetési módok: szervezeti egység+státuszon belüli fizetési módok
Fizetők: szervezeti egység+státuszon belül állapot kódok (étkezik, szünetel, végleg megszüntetve)
Összeg: az étkezők ezen csoportja által fizetett összeg
Tételszám: az elkészült számlák darabszáma
Áfa%: az Áfa kulcs %-ban
Összeg: az Áfa összege
Input: Fizetési tételek
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Kifizetés dátuma: Az az időszak, amire a pénzmozgás vonatkozzon
A kifizetés időszakának kiválasztása után a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe
Számlázott kedvezmények
A lista célja: kimutatni a fizetési vagy díj jellegű kedvezményeket igénybe vevőket, adatszolgáltatás a főkönyv felé
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Szerv.Egys.: az étkező Szervezeti Egysége
Státusz: az étkező státusza a szervezeti egységben
Évf.: az étkező évfolyama
Kód: az étkező kódja
Név: az étkező neve
Szül.dátum: az étkező születési dátuma
Re,Ti,Eb stb: az étkező étkezései (Reggeli, Tízórai, Ebéd stb.)
a kedvezmény %-ban meghatározott értéke (amennyiben %-os a kedvezmény értéke)
Ft/nap: a kedvezmény értéke egy napra( amennyiben Ft/nap a kedvezmény értéke)
Ft./hó: a kedvezmény értéke egy hónapra (amennyiben Ft/hónap a kedvezmény értéke)
Br.díj: az étkezés értéke
Kedv.: a kedvezmény értéke
Input adatok: Számla tételek, személyi törzs
Rendezettség: Szervezeti egység->Státusz->Évfolyam->Kód
Összegzés: Évfolyamonként
Státuszonként
Szervezeti egységenként
Lekérésének módja:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Étkezési Év/hó: az étkezési Év/hónap, amely hónapra a lekérdezés vonatkozzon
Kedvezmény: a kedvezmény, amelyre vonatkozóan az adatokat szeretné látni
A megfelelő Év/hó és kedvezmény beállítása után a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe
Nem számlázott étkezők
A lista célja: a szándékosan, vagy véletlenül nem számlázott étkezők kimutatása ellenőrzés céljából
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Kód: az étkező kódja
Név: az étkező neve
Szül.dátum: az étkező születési dátuma
Címe: az étkező címe
Rendezettség: Kód szerint növekvő sorrendben
A lista lekérésének módja:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Étkezési Év/Hó: itt választhatja ki a lekérni kívánt Év/hónapot
Étkező állapota: azokat az étkezőket jeleníti meg a program, akinek az állapota Étkezik, és mégsem készült nekik számla
Szervezeti egység: a lekérdezendő szervezeti egység, amelybe az étkezők tartoznak
Státusz: az étkezőknek a szervezeti egységen belül betöltött státusza
A szűrési feltételek kitöltése után a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe
Fontos! A megfelelés a program számára a megadott Állapot kódtól (Személyi törzsben szereplö ETK vagy SZU vagy VEG) is függ. Kiírt tételeket ennek figyelembe vételével kell értelmezni.
Havi étkezési eltérések
A lista célja: Azoknak az étkezőknek a kiírása akiknél az adott hónapra számlázott és előjegyzett vagy tényleges étkezések nem azonosak, azaz mely étkezőknél kell helyesbítő számlát kiállítani.
A lista nyomtatási képe:
A listán szereplő adatok:
Kód: Az étkező egyedi azonosítója
Név: az étkező neve
Szül.dátum: az étkező születési dátuma
Címe: az étkező címe
Rendezettség: Kód szerint növekvő sorrendben
A lista lekérésének módja:
A lista kérhető Előjegyzett<->Számlázott étkezések eltérés, vagy Tényleges<->Számlázott étkezések eltérés alapján.
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Étkezési Év/Hó: itt választhatja ki a lekérni kívánt Év/hónapot
Az étkezési Év/hó kiválasztása után elkészül a lista nyomtatási képe.
Csekk nyomtatás
Amennyiben az étkezők egy csoportja, vagy minden étkező postai utalványon fizeti az étkezési díját, lehetőség nyílik arra, hogy a program töltse ki a csekkeket, ennek előfeltétele, hogy az étkeztető intézmény rendelkezzen üres, a formai követelményeknek megfelelő postai utalványokkal (csekkekkel).
A csekk nyomtatására alkalmas menüpont a következő helyen érhető el:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Év, hónap: az étkezési Év/hónap, melynek díjairól szeretnék csekket készíteni
Számla sorszám: a számla sorszám intervallum, mely számlák ellenértékéről szeretnénk csekket kiállítani
Szervezeti egység: a szervezeti egység, vagy egységek, mely egységekbe tartozó étkezőknek szeretnénk csekket kiállítani
Státusz: a szervezeti egységen belüli státusz, vagy státuszok, mely státuszba tartozó étkezőknek kívánunk csekket kiállítani
A számlák leválogatása gombra kattintva, a program kigyűjti azon étkezőket, akik az általunk meghatározott szűrési feltételeknek megfelelnek.
A lista képe a következő
Miután behelyezte nyomtatójába a formanyomtatványokat, a nyomtató ikonra kattintva a program automatikusan kitölti azokat.
Igazolvány nyomtatás
A program segítségével elkészíthető minden étkező számára egy úgynevezett vonalkódos kártya, melynek segítségével könnyedén ellenőrizheti az étkező jogosultságát az étkezésre vonatkozóan. Ennek a követésnek feltétele, egy étkezőben elhelyezett számítógépes terminál.
Az igazolvány nyomtatás menüpont a következő helyen található:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Évfolyam: az étkezők évfolyama, akiknek igazolványt kívánunk nyomtatni
Szervezeti egység: a szervezeti egység, vagy egységek, mely egységekbe tartozó étkezőknek kívánunk igazolványt nyomtatni
Státusz: a szervezeti egységen belüli státusz, vagy státuszok, mely státuszba tartozó étkezőknek kívánunk csekket kiállítani
A lista futtatása gombra kattintva elkészül az igazolványok nyomtatási képe
A nyomtatási lista a következő:
Az igazolványok nyomtatását a nyomtató ikonra kattintva kezdheti el.
Biztonsági műveletek
Adatbázis kimentése floppyra
Ez a menüpont szolgál a programhoz tartozó adatbázisok kimentésére, mely az adatvédelmet szolgálja.
A mentés bármikor elvégezhető. Célszerű minden olyan nap végén végrehajtani, amikor
Az adatbázis változott. A hó végi és év végi mentéseket érdemes megtartani. A mentéssel
az adatok a gépből nem törlődnek !
a menübe lépve a következő képernyő jelenik meg:
Ezen a képernyőn kell kiválasztani, hogy a program az "A" vagy a "B" jelű meghajtóban lévő floppyra mentse le az adatállományokat.
Amennyiben a program minden adatot rendben talált, a következő képernyővel nyugtázza a mentést:
A mentés befejeztével a program visszalép a főmenübe.
Adatbázis visszatöltése floppyról
Az adatbázis visszatöltését, akkor kell végrehajtani, amikor az adatbázis megsérült vagy
viszonylag nagy mennyiségű adat helytelenül került rögzítésre.
A menübe lépve a következő képernyőt láthatjuk:
Ezen a képernyőn lehet kiválasztani, hogy melyik meghajtóban lévő floppyról történjen a visszatöltés.
A visszatöltés sikerességéről az alábbi kis ablak tájékoztat:
Az OK gombra kattintva a program automatikusan kilép, a program újraindítása után már a visszatöltött adatállománnyal dolgozhat.
Figyelem !
Mivel a Kimentés teljes körű, a visszatöltés is az !
A visszatöltött adatbázis kimentési időpontját követően rögzített tételek tehát eltűnnek
a gépből . Ha szükségesek, azokat újra kell rögzíteni .
Újraindexelés
Ezt a műveletet akkor kell végrehajtani, ha az adatbázisban szereplő (korábban berögzített) adatot (tételt) a program nem jeleníti meg, azaz nem talál rá mert az adatbázist leíró tartalomjegyzék állománya megsérült . E művelet végrehajtásával a program újra létrehozza az adatbázis tartalomjegyzékét (index állományt). A program az adatokat mindig a tartalomjegyzéken (indexállományon) keresztül keresi, illetve éri el. Az indexállományt a program hozza létre illetve tartja karban .
A menüpontba
lépve az alábbi képernyőt láthatja:
Az OK gombra kattintva a program automatikusan kilép, a program újraindításával a törölt indexfájlokat a program automatikusan létrehozza.
Adatbázis ellenőrzés
Ebben a műveletben a program egyrészt a kihagyás és ismétlés nélküli számlasorszámok, másrészt, az adatok között fennálló logikai és aritmetikai összefüggések alapján ellenőrzi a teljes adatbázis tartalmát.
Az adatbázis ellenőrzésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve és az Ellenőrzés indítása gombra kattintva a következő képernyő jeleink meg:
Végrehajtásának gyakoriságára vonatkozóan a felhasználó dönt. Javasolt minimum havonta egyszer, a számlázás megkezdése előtt. Hálózati osztott üzemmódban csak kizárólagosan hajtható végre (ez idő alatt más művelet nem működhet).
A hiba lehetséges okai:
Hardver meghibásodás
Áramszünet a kritikus műveletek alatt, szünetmentes áramforrás hiányában.
Szabálytalan kilépés a programból (pld. kikapcsolással).
A Winchester felülete fizikailag hibás területeket tartalmaz.
Illegális beavatkozás.
Vírussal fertőzött a gép.
Teendők hiba esetén, ha az nem vírustól ered:
1. Hajtsa végre az Újraindexelés műveletet, majd az Adatbázis ellenőrzést.
2. Ha az előző nem segít, töltse vissza az utolsó, még jó kimentést és újra hajtsa végre az ellenőrzést.
3. Ha az előző nem segít, ellenőriztesse a hardvert.
4. Ha az előző nem segít, hívja a szoftver fejlesztőit (PRONET KFT).
Egyenleg újraszámítása
A program az étkezők törzsadatai között tárolja az összes számla és kifizetési adatot csak ellenőrzés céljából. (mivel az egyenleget módosító műveleteknél, mint pl. számlázás, kifizetés a program az összes számlát és kifizetést mindig felgyűjti) Adatbázis sérülés esetén a menüpont segítségével az étkezők egyenlegeit aktualizálhatjuk a számlák és kifizetések alapján.
Az egyenlegek újraszámolását végző menüpont elhelyezkedése:
A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:
Az Egyenlegek újraszámítása gombra kattintva a program újragöngyölíti az étkezők egyenlegeit.
Találat: 2969
