Vállalati információs rendszerek

1.           Bevezetés, alapfogalmak

A segédlet gazdálkodó szervezetek (vállalat, cég, vállalkozás) információs rendszerének célkitüzéseivel és megvalósítási kérdéseivel foglalkozik. Az anyag további részeiben a gazdálkodó szervezet kifejezés helyett a zárójelben felsorolt elnevezéseket szinonimaként használjuk.

A cég tevékenységét tekintve lehet gyártó-, kereskedö-, szolgáltató cég, illetve végezheti ezen tevékenység típusok  kombinációit is.

Minden vállalat tevékenységét az üzleti célkitüzések határozzák meg. Az üzleti célkitüzések eléréséhez üzleti folyamatokat határoz meg, minden üzleti folyamat elvégzendö tevékenységek szabályozott sorozata. A folyamatok, tevékenységek elvégzéséhez egy szervezetet kell létrehozni, a szervezetben minden folyamathoz és tevékenységhez felelöst kell kijelölni.

Ahhoz, hogy a cég a gyorsan változó környezeti kihívásoknak megfeleljen, üzleti folyamatait idöröl-idöre felül kell vizsgálnia, újra kell szerveznie. (BPR = Business Process Reengineering, illetve BE = Business Engineering.) "A sikeresen végrehajtott BE biztosítja, hogy az üzleti folyamatok kulcsfontosságú lépései az adott körülmények között maximálisan hatékonyak, rugalmasan reagálóak és szolgáltatás orientáltak legyenek. E végeredmény eléréséhez a vállalatnak

törekednie kell, hogy vevöi és szállítói számára értéket teremtsen,

integrálnia kell valamennyi kritikus üzleti folyamatát,

egyedi feladatok helyett teljes üzleti folyamatokat kell a vezetésre bíznia,

egyszerüsíteni kell, vagy teljesen kiiktatni az üzleti tevékenységek bonyolult láncolatait.

Ily módon a BE hat az üzleti folyamatokra, a vezetési módszerekre, a feladatleírásokra, és a szervezeti felépítésre." [1]

A folyamatban meghatározó szerepet játszik az Információ Technológia. "Az IT az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége:

az adatgyüjtés, adattárolás, adatfeldolgozás, információ-  továbbítás módja,

az alkalmazott technikai eszközök összessége, (hardver, szoftver, hálózatok, alkalmazói rendszerek)." [2]

Az IT eröforrások osztályozása (Information Audit and Control Foundation és az IT Governance Institute) szerint:

"Data: a vállalatnál elöforduló adatok a legszélesebben értelmezve (papíralapú, elektronikus, hang, kép, stb.),

Application Systems: a manuális és automatizált eljárások összessége,

Technology: a hardver, az operációs rendszerek, az adatbázis-kezelö rendszerek, a hálózati eszközök, multimédiás eszközök, stb.,

Facilities: az információs rendszert támogató összes rendelkezésre álló berendezés, szolgáltatás,

People: a személyzet és mindazon képessége, mellyel az információs rendszert tervezi, müködését szervezi, beszerzi/fejleszti, bevezeti, müködteti, és müködését felügyeli." [3] (Az egyes kifejezések jelentésének hüségének megörzése miatt a felsorolásban az eredeti angol szavakat szerepeltetjük.)

A fenti bevezetö után jelen anyag a cégek üzleti folyamatainak vázlatos ismertetése mellett a folyamatokat támogató információs rendszerrel, annak elvárt müködésével és szolgáltatásaival foglalkozik.

Fentiek tükrében az információs rendszer az információk, adatok, eljárások (manuális és automatizált) szervezett rendszere, célja az üzleti célok elérésének hatékony, elvárt szintü támogatása.

"Az üzleti folyamatok információval szemben támasztott követelményei:

effectiveness: az üzleti folyamat szempontjából releváns, korrekt, konzisztens, melyet megfelelö idöben és minöségben nyújt a rendszer,

efficiency: az információ ellátás az eröforrások optimális felhasználásával történik,

confidentality: az információ védelme az illetéktelen hozzáféréstöl,

integrity: az információ az üzleti elvárásoknak megfelelöen teljes, pontos,

availability: mind az információk, mind az IT eröforrások az üzleti folyamatok igényének megfelelö idöpontban történö rendelkezésre állása,

compliance: az üzleti folyamatokat érintö, kívülröl elöírt üzleti kritériumoknak (törvények, szabályozások, szerzödések, stb.) való megfelelés,

reliability: a menedzsment információ ellátása olyan hogy eleget tudjon tenni müködtetési és beszámolási kötelezettségeinek." [3]

(Itt ismét az eredeti angol kifejezéseket szerepeltetjük, a már korábban említett okból). Megjegyezzük, hogy az egyes követelmények egymással átfedö módon érvényesülhetnek.

Ahhoz, hogy a szolgáltatott információ folyamatosan kielégítse az üzleti követelményeket, az eröforrások müködtetésére vonatkozóan kontrollokat (ellenörzési intézkedéseket) kell definiálni, bevezetni, és alkalmazni.

Az üzleti folyamatokhoz kapcsolódó alapfogalmak

A cég tevékenységének gyakorlása közben külsö partnerekkel tart kapcsolatot, ezek a vevök, illetve a szállítók. A cég az általa beszerzett, illetve elöállított terméket, vagy szolgáltatást a vevök számára értékesíti, az értékesítéshez szükséges termékeket-, illetve gyártás esetén anyagokat, alkatrészeket a szállítóktól vásárolja meg.

A vásárlási folyamatokat, miként valamennyi anyagi folyamatot, információs folyamatok kísérik, az információk elsö megjelenési formája általában egy papíralapú bizonylat. Vásárlás esetén ez lehet szállítólevél és számla. A szállítólevél az átvett áruk tételes felsorolása mellett az átadás-átvétel (teljesítés) igazolására szolgál. A számla tartalmazza az áru ellenértékeként fizetendö összeget, kiállítása kötelezö, a kifizetés csak ennek alapján történhet. A számla kiegyenlítése történhet készpénzzel, vagy banki átutalással, ennek megfelelöen a számla fizetési módja lehet készpénzes, vagy átutalásos.

Átutalásos fizetési mód esetén a szállító áruhitelt nyújt vevöjének, így fokozottan kell figyelnie e számlák kiegyenlítését. Ennek módja az átutalásos számlák külön nyilvántartásba vétele, e nyilvántartást folyószámlának nevezzük. Vevöink tartozását a vevöi folyószámlán, szállítóink felé fennálló tartozásainkat a szállítói folyószámlán tartjuk nyilván.

Értékesíthetünk készterméket, részegységeket, alkatrészeket, anyagokat. Ezeket összefoglaló névvel cikkeknek nevezzük. A cikkek cégnél rendelkezésre álló mennyisége alkotja az anyagi készletet, vagy röviden a készletet. A készlet lehet szabadon felhasználható, azaz szabad készlet, illetve valamely konkrét célra már felhasználásra tervezett, azaz foglalt készlet.

A cég termékei iránti konkrét vevöi érdeklödést vevöi ajánlatkérésnek nevezzük. A szállítóink termékei iránti érdeklödésünk a szállítói ajánlatkérés. Megfelelö ajánlati válasz esetén vevöi-, illetve szállítói megrendelés készül, mely visszaigazolás esetén szerzödéses kapcsolatot jelent a partnerek között. A szállító a megrendelt termék rendelkezésre állása esetén szállítási értesítést küld partnerének.

Törvényi elöírás szerint minden müködö cég köteles számlavezetö bankjánál folyószámlát nyitni. E folyószámlára érkeznek a vevöi átutalások, erröl a számláról egyenlíti ki bankunk - átutalási megbízásunk alapján szállítói tartozásainkat. E tranzakciókról a bank banki értesítést (folyószámla kivonatot), illetve idöszakonként egyenleg-értesítöt küld.

Adófizetési-, járulékfizetési kötelezettségünknek a pénzbeli teljesítés mellett bevallás útján teszünk eleget az állami-, önkormányzati-, illetve társadalombiztosítási szervek ("hatóságok") felé.

A vevök, szállítók, bankok, "hatóságok" egy cég legfontosabb külsö partnerei, a bevezetöben vázolt bizonylatok a külsö (kimenö, illetve bejövö) információhordozók.

Az információs rendszerben szereplö objektumok (pl.: vevök, cikkek, stb.) számos tulajdonsággal rendelkeznek, melyeket adataik írnak le. Az egyes objektumokra tulajdonságaikkal együtt történö hivatkozás könnyebbé tételére az objektumokat kódokkal azonosítjuk. Az azonosításhoz szükséges, hogy az objektum és kódja között kölcsönös és egyértelmü megfeleltetést hozzunk létre, más szavakkal a kód egyedi azonosító.

Az információs rendszerbe folyamatosan kerülnek be külsö és belsö adatok, melyeket tárolunk. Megváltozásuk, elévülésük esetén az információs rendszernek mindig rendelkeznie kell az új adatok felvitele, a meglévö adatok módosítása és - törlése, valamint az informálást biztosító lekérdezés funkciókkal.

Adott vállalat valamennyi feldolgozását, számítástechnika és a telekommunikáció együttes alkalmazásával megvalósító, egységes információs rendszert integrált vállalatirányítási információs rendszernek nevezzük. Az integrált rendszerben a funkciók, tevékenységek nem keverednek és nem duplikálódnak, a feldolgozás egyes lépései úgy adják tovább az információt, hogy közben nem változik az eszköz, nincs többszörös adatbevitel.

Az anyag a továbbiakban az IT eröforrások közül az "adatok, alkalmazói rendszerek, emberi tényezö" (data, application systems, people) hármasra koncentrál.

2.           A külsö információs kapcsolatok

Minden vállalkozás egy rendszer, mely kapcsolatot tart a külvilággal, tehát nyílt rendszer. Más szavakkal a rendszer határain keresztül anyagi javak, információk, stb. áramlanak.

Információs rendszerröl lévén szó, a következökben az információk áramlását vizsgáljuk. Beszélünk kimenö- és bemenö információkról, melyek a rendszer határain átmenö adatfolyamok. A kimenö információk forrása a cég, nyelöje lehet a vevö, a szállító, a bank, a "hatóság". A bemenö információk nyelöje a cég, forrása lehet a vevö, a szállító, a bank a "hatóság".

Az információ-kapcsolati modellt az 1. ábra szemlélteti, az egyes adatfolyamok megnevezését, az ábrában alkalmazott rövidítéseket az 1-4. táblázatok tartalmazzák.

1. táblázat: vevöi információk

2. táblázat: szállítói információk

Értelemszerüen a szállítói és vevöi oldal információi szimmetrikusak.

Megjegyzendö, hogy a táblázatban csak az alapvetö információk vannak feltüntetve, és a táblázat az idörendi sorrendet nem minden esetben tükrözi. A gyakorlatban egy-egy adatfolyam el is maradhat.

3. táblázat: banki információk

Természetesen az itt közölt információk az alapvetö adatfolyamok, esetenként egyéb "információváltásra" is sor kerülhet.

4. táblázat: "hatósági információk"

Csak az alapvetö információkat soroltuk fel. Az egyes információk szolgáltatását törvény írja elö. ("compliance")

VSL VMV VAK SAV SSL

VM SAK SSÉ

VSÉ VAV

SM

VSZ

SSZ

ÁTU

ÁTU

KIF KIV KÉS

EGY LEK TB

VÁL ADK FIM

KAM AB ADF

KPI

1. ábra: külsö információ kapcsolati modell

3.           Cikkek, készletek: folyamatok, adatmodell

A vállalkozásban elöforduló késztermékek, félkész termékek, alkatrészek, anyagok segédanyagok összefoglaló elnevezése a cikk. A cikkek a vállalkozás vagyonának anyagi készletek elnevezésü komponensét alkotják. Minden cikk számos tulajdonsággal bír, a tulajdonságokat adatokkal írjuk le. Ezeket az adatokat kapcsolja össze a cikk azonosító kódja, a cikkszám.  A cikkek alapvetö adatai: cikkszám, megnevezés, KSH szerinti azonosító kód, mennyiség egység, nyilvántartási egységár (mely saját elöállítás esetén önköltség, vásárlás esetén beszerzési egységár), eladási egységár, az Általános Forgalmi Adó (továbbiakban: ÁFA) kulcsa, a raktár(ak)ban lévö mennyisége, azaz a készlete.

E legfontosabb adatokat opcionálisan célszerü kiegészíteni a cikkcsoport kód, ár adatok dátuma, minimális készlet, éves összes felhasználás (értékesítés) három évre, készletgazdálkodási paraméter adatokkal.

Az egyes adatok jelentöségét az alábbiakban foglaljuk össze.

A cikkszám segítségével hivatkozunk a cikkre, és ez a hivatkozás összeköti a cikket valamennyi, számunkra aktuálisan szükséges adatával.

A megnevezés adat sok esetben a kívülálló számára "beszédesebben" írja le a cikket, mint a cikkszám. A KSH szerinti azonosító kódot (vámtarifaszám, szolgáltatás jegyzék szám) kötelezö feltüntetni számlákban, továbbá az adótörvényben ezen kód alapján kerül meghatározásra az ÁFA kulcsa, melyet értékesítéskor a vevönek felszámítandó ÁFA kiszámítására használunk. A beszerzési ár (önköltség) az anyagi készlet vagyon értékének kiszámításához szükséges, az eladási áron értékesítjük a cikket. Az egyes ár adatok dátuma megmutatja számunkra, hogy az ár adat értéke mennyire naprakész. A cikk egységnyi mennyiségére vonatkozik valamennyi ár adat, a mennyiség egység mutatja meg, hogy ez mekkora mennyiség. Az éves összes felhasználás három évre a cikk forgalmát mutatja, ez szerepet játszhat a beszerzendö mennyiség meghatározásában, a három év adatának összehasonlítása a forgalom lévö trendjét mutathatja. A minimális készlet, és a készletgazdálkodási paraméter adatok a beszerzendö mennyiség meghatározásánál bírnak jelentöséggel. A készlet adat a cikk felhasználható (értékesíthetö) mennyiségét mutatja. A cikk információs rendszerben tárolandó adatai megegyeznek a felsoroltakkal.

Fentiek alapján a nyilvántartási egységár szerepe fontos a vagyon értékének meghatározásában.  Ennek jelentöségét mutatja be az alábbi példa:

B cikk nyilvántartási ára 100,- Ft, raktárkészlete 10 db. Beszerzünk a cikkböl további 10 darabot, 110,- Ft-os egységáron (beszerzési ár). B cikk készletének értéke 10 * 100,- + 10 * 110,- = 2100,- Ft. Mennyi lesz ezek után a cikk beszerzési ára ? A feltett kérdésre kétféle válasz is adható. Az elsö válasz természetesen hangzik: a cikknek kétféle beszerzési ára lesz, tehát rendszerünkben tárolási lehetöséget kell biztosítani két, vagy kettönél több beszerzés esetén több beszerzési ár, valamint az adott beszerzési árhoz tartozó készlet tárolására is. A második megfontolás azon alapul, hogy a példában létrehozott 20 darabos, 2100,- Ft értékü készlet adataiból beszerzési egységárra a 2100,- / 20 = 105,- Ft számítható. Lehetöség ekkor, hogy rendszerünkben a B cikket - függetlenül attól, hogy melyik beszerzésböl származik - egységesen 105,- Ft-os nyilvántartási áron tartsuk nyilván. Az így számított egységes nyilvántartási ár az úgynevezett mérlegelt átlagár. Bármely más (e két módszertöl eltérö) módon képzett beszerzési ár meghamisítja a készlet-vagyon értékét.

A készletgazdálkodási paraméter adat többféle jelentéssel bírhat. Példaként mutathatja azt a mennyiséget, melyet - ha a cikket a szállítótól megrendeljük - a rendelésben el kell helyezzük.

E fejtegetés alapján a tárolandó adatok állományokba történö csoportosítása kétféle módon történhet, melyet az 5. és 6. Táblázat mutat be.

5. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, mérlegelt átlagáras modell

E modell esetén a készlettörzsben minden cikk annyiszor van bejegyezve, ahány raktárban a cikk elöfordul. (Több raktár esetén annyi rekordja van.) Az egyes raktárak azonosító kódja a raktárkód. Az utolsó kivét- és bevét dátumadatokról eddig nem esett szó, ezek utalhatnak a készlet lassú mozgására.

6. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, egyedi beszerzési áras modell

A cikk készletrekordja ebben az esetben annyiszor fordul elö, ahány raktárban / különbözö beszerzési áron található meg. Ez a tárolási mód biztosítja azt, hogy minden egyes különbözö beszerzési ár tárolásra kerüljön.

A két módszer összevetéséböl megállapítható, hogy a mérlegelt átlagáras módszer alkalmazása esetén kevesebb adat tárolandó, ami hosszú távon gyorsabb müködést- és tároló kapacitás megtakarítást eredményez. "Természetesen" ez a módszer sem hibátlan: a számítások során keletkezö kerekítési hibák külön kezelést igényelnek, hogy a készletvagyon értéke pontos legyen.

A korábbiakban még nem esett szó a cikkcsoport kódról. A vállalkozásnál fellelhetö cikkek valamely önkényesen választott közös tulajdonság alapján csoportokba sorolhatók, és egy-egy csoportot célszerüen kódjával azonosítunk. A választott kódokat megnevezésükkel, és esetleg további, a csoport egészére jellemzö adatokkal az információs rendszerben nyilvántartjuk. E nyilvántartás rendszerint egy "szótár állományban" történik. Hasonló szótár állomány használata ajánlott a raktárkódok leírására is. A 7. Táblázat példaként bemutatja a cikkcsoport kódok szótár állományát. A táblázatban a legszükségesebb kód és leírás adatokon túlmenöen néhány járulékos adatot is felvettünk, melynek tárolása a rendszer müködése szempontjából célszerü.

7. táblázat: cikkcsoport kódok szótár állománya

A cikk és készlet adatok a cég müködésének legtöbb folyamatában szerephez jutnak: a vevök kiszolgálásában, a beszerzésben és a gyártásban. Ebböl következöen a müködése során a készletek folyamatosan változnak, a szokásos szóhasználattal: "mozognak". A készletmozgások: raktári bevét, kivét (gyártó tevékenység céljára), raktárközi átmozgatás, eladás, vevöi visszáruzás, szállítói visszáru. Speciális mozgások: a selejtezés és a nyilvántartás módosításai.

Bevét a beszerzésböl, vagy gyártásból származó cikkek új mennyiségeinek készletre vétele. A bevételezés egyszerüsített folyamatát a 2. ábra szemlélteti. A kivét a gyártáshoz szükséges anyagok, alkatrészek raktárból történö kivételezése. Raktárközi átmozgatás esetén a cikket a cég egyik raktárából másik raktárába szállítjuk. Az eladás és vevöi visszáruzás a vevöi értékesítéssel kapcsolatos tevékenységek, ezekre a 7. fejezetben térünk vissza. A szállítói visszáru a beszerzett árunak valamely okból a szállító által történö visszavásárlása, a selejtezés a meghibásodott és javíthatatlan áru készletröl történö eltávolítása.

A nyilvántartás módosításaira merül fel igény, ha a raktárban leltározás során fellelhetö készlet nem egyezik meg az információs rendszer által nyilvántartottakkal.

Cikk adatok rögzítése

Meglévö készlet adat keresése

nem

Nyilv. eár. módosítása

Készlet rögzítése

igen

nem

	Készlet módosítás

igen

2. ábra: a bevételezés vázlatos folyamata

A rendszer állapotainak rekonstruálhatósága céljából a készletmozgásokat napló állományokban rögzítjük. Minden egyes mozgásról nyomtatott bizonylat készül, mely rögzíti a mozgással kapcsolatos alapvetö adatokat: cikkszám, mennyiség, nyilvántartási egységár, dátum, felelös, ok, bizonylatszámok.

A napló állományok adattartalma a 8. és a 9. Táblázatokban látható.

8. táblázat: a bevét és kivét napló adattartalma

9. táblázat: az átmozgatás és módosítás napló adattartalma

Látható, hogy az eltárolandó adatok köre, és ezért az állományok struktúrája nagymértékben hasonló. Fontos dolog, hogy a mozgásokat az információs rendszerbe bevivö személyek azonosíthatók legyenek - ezt rögzíti a felelös kódja -, az egyes tevékenységek végrehajtását a rendszerben jogosultsághoz kötjük. ("confidentality", a tevékenység és az információ "érzékenysége" miatt a tevékenységet nem végezheti el tetszöleges felhasználó, csak a feljogosított=authorised.)

A napló állományok szerepe az, hogy az adatváltozásokat kiváltó mozgások rekonstruálhatók legyenek. Ha ismert minden egyes cikk készlete két idöpontban, egy nyitó- és egy záró idöpontban, akkor a nyitó idöpont készletéböl kiindulva, azt a napló állományokban tárolt változás adatokkal korrigálva a záró idöpont készletét kell kapjuk, minden egyes cikkre. Ha ez nem igaz, akkor a rendszerben tárolt adatokban hiba van.

Az anyagban elsö alkalommal történik hivatkozás bizonylatokra, és az azokat azonosító kódokra, a bizonylatszámokra. A bizonylat minden esetben a rendszerbe bevitt adatokat tartalmazó papíralapú adathordozó, melynek azonosító kódja van. Eredetét tekintve a bizonylatot elöállíthatja az információs rendszer az adatbevitel során, illetve származhat külsö forrásból.

A bizonylatok hordozója tehát ma még a legtöbb esetben papír, ennek oka a hazai törvényi szabályozás. Például a számla bizonylat ma még csak papír alapon számít a vásárlás tényét rögzítö bizonylatnak törvényeink szerint. Ez a közeljövöben várhatóan változik, a megfelelö feltételeknek eleget tevö elektronikus bizonylatok a papír alapú bizonylatokkal egyenértéküvé válnak.

4.           A vevök és szállítók: folyamatok, adatmodell

A cég értékesítési folyamata szempontjából meghatározó kapcsolatai a vevöi és szállítói kapcsolatok. E kapcsolatok rendszeres és intenzív kommunikációban valósulnak meg a partnerek között, ezért célszerü a visszatérö vevök és szállítók adatainak tárolása a rendszerben.

Tárolási szempontból a vevök legfontosabb adatai: a vevö neve, címe (telephely és értesítési), számlavezetö bankja, banki számlaszáma, telefonszáma(i), fax száma(i), a kapcsolattartó személy neve, e-mail címe. Adott vevöröl opcionálisan további hasznos adatokat tarthatunk nyilván: a fizetési kedvezmény mértéke, a fizetési határidö (átutalásos fizetési mód esetén), éves összes vásárlása 3 évre, fizetöképessége, esetleges csoportba sorolása.

Mindezen adatokat a vevökóddal kapcsoljuk össze.

A fenti adatok megegyeznek a tárolandó adatokkal. Az egyes adatok felhasználása, jelentösége: a név, cím, kapcsolattartó személy adatokat levelezésben használhatjuk, a név és a cím a számlán kell szerepeljen. A fizetési kedvezmény, fizetési határidö adatok a számlázásnál jelentösek. A vevö "jóságát" jellemzi az éves összes vásárlás, valamint a fizetöképességi információ adat. A három év adata trendet tükrözhet. Itt jegyezzük meg, hogy a fizetöképességi információ kizárólag arra utal, hogy a vevö cégünk felé mennyire "jól" (határidöben, pontosan) fizet.

A fizetési kedvezmény mértéke adat a kedvezményadás módjától függöen változó tartalmú lehet. Az árkedvezmény adott cikkre vonatkozóan általában a cikk lista-árának egy elöre megadott százalékkal való csökkentését jelenti. Adott cikk esetében az árcsökkentést alapvetöen a vevötöl és a cikk beszerzési árától függ.

Ez a "kettös függés" a rendszerben többféle módon tárolható, itt példaképp egy lehetséges megoldást szemléltet a 10. Táblázat.

10 táblázat: cikkcsoportok és vevöi engedmény-csoportok

A vevöi adatok idöben változhatnak. E változásokat az információs  rendszer tárolt adatain is át kell vezetni. Általában egy a vevöihez hasonló nyilvántartással kapcsolatosan az információs rendszer az alábbi tevékenységek elvégzésére kell képes legyen: új vevö adatainak felvitele, a nyilvántartásban szereplö vevö adatainak módosítása, - törlése különféle szempontok szerinti lekérdezések.

Az egyes tevékenységek elvégzésekor biztosítani kell, hogy egy vevö se kerülhessen kétszeresen a nyilvántartásba. Ezt a felvitel és a módosítás tevékenységeknél szigorú ellenörzésekkel kell biztosítani. A vevönév és a cím adatok nehezen ellenörizhetö, szöveges információt tartalmaznak, itt védekeznünk kell az esetleges rögzítési pontatlanságok ellen. Erre számítógépes eljárásokat készíteni nehézkes, egy a szöveges adatok rögzítendöre "fordítását" elöíró belsö szabvány nyújthat segítséget. A duplikációk feltárására a vevöt egyértelmüen azonosító adat szükséges, ez a banki számlaszám lehet. A duplikáció gyanúja esetén a végsö döntés emberi döntés kell legyen.

A törlés meglévö nyilvántartás esetén szükséges funkció, de ne használjuk ! Egy müködö rendszer számos korábbi adata hivatkozhat a törölni kívánt vevöre, és ekkor a vevö amúgy sem törölhetö a nyilvántartásból, mert a vevökódos hivatkozás a törlés miatt értelmezhetetlenné válna. Természetesen az olyan vevö adatai, amelyikkel a cégnek már több éve nincs kapcsolata, törölhetök a rendszerböl.

A nyilvántartás alapján szolgáltatható információk köre meglehetösen széles lehet, példaként felsorolunk néhányat: adott vevö adatainak megjelenítése, a teljes vevötörzs névsoros listája nyomtatóra, idöszakos vevöi toplista, stb.

A szállítók nyilvántartandó és eltárolandó adatai szinte teljes mértékben megegyeznek a vevöi adatokkal, a különbség értelemszerüen adódik: nem szükséges a fizetöképességi információ, szükség lehet megállapodás esetén fizetési mód feljegyzésére, a vevökód helyett szállítókód szerepel, továbbá ajánlott az adóigazgatási azonosító kód (adószám) nyilvántartásba vétele. Az információs rendszer által támogatandó tevékenységek, a tevékenységek ellátásának módja teljes mértékben megegyezik a vevöknél mondottakkal.

A vevök eltárolt adataihoz tartozó táblák (állományok) egy lehetséges

megvalósítását a 3. ábra mutatja be.

Itt jegyezzük meg, hogy a kódolt adatok (kivéve a vevökódot) jelentését a szokásos szótár állomány kell tartalmazza.

3. ábra: vevöi adattáblák egy lehetséges megvalósítása

5.           A vevök kiszolgálása: folyamatok, adatmodell

A vevövel történö elsö találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevöi érdeklödés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklödés tekinthetö vevöi ajánlatkérésnek. Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevöt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidövel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérö vevök ajánlatkéréseit célszerü tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthetö ki a meglévö raktári készletröl. Így az ajánlatkérések kezelésének elsö lépése az ajánlatok rögzítése. Második lépés a megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán elöforduló vevö készletröl kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.)

A rögzítés elsö fázisában a vevöt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevötörzsünkben. Szükség esetén a vevöt felvesszük a nyilvántartásba. Második fázis a vevöi igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott cikkszámokkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11. Táblázat szemlélteti.

11 táblázat: a vevöi ajánlatkérések tárolandó adatai

A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az ajánlatonként többször elöforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is.

A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlat-tétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer elöforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször elöforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes.

Egy másik tárolási lehetöség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer elöforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplö) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot.

A két tárolási forma közötti választási lehetöség a rendszer sok pontján elöfordul még, az itt közölt elemzést azonban a késöbbiekben mellözzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük.

Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a vevökód, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a cikkszám, a mennyiség, a kért ár és - határidö, valamint a vevö saját azonosító kódja, a vevöi hivatkozási szám. A megválaszolás idöpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidö adatokat, melyek cikkenként különbözöek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltödik ki. Az állapotjelzö azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk.

A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a késöbb tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat említenünk.

Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésböl megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevöi megrendelések kezelése modul oldja meg. A késöbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az állapotjelzövel oldhatjuk meg.

A vevöi megrendelés a vevöi igény konkrét jelentkezési formája, a vevö vásárlási szándékát jelzi. A megrendelés keletkezhet szóban és írásban, de megválaszolása - a megrendelés visszaigazolás - feltétlenül írásban kell történjen. Miután a visszaigazolással szerzödéses kapcsolat jön létre a vevö és szállítója között, a visszaigazolásban gondosan kidolgozott adatokat szerepeltetünk. A megrendelés visszaigazolást megelözö válasz-kidolgozási fázist röviden elbírálásnak nevezzük. A vevö részére raktárról kiadható tételekröl szállítási értesítést küldünk. Így tehát a megrendelés kezelés munkafázisai: megrendelés rögzítése, elbírálás, visszaigazolás, szállítási értesítés.

Megjegyezzük, hogy az ajánlatkérések, megrendelések kezelésének fenti folyamata elvi, teljes folyamat. A gyakorlatban a folyamat egyes lépései kimaradhatnak.

A megrendelés rögzítése folyamat nagyon hasonló az ajánlatkérés rögzítésének folyamatához, ezért azt itt nem részletezzük. A rögzítés idöpontja ideális arra, hogy azonosítsuk, kapcsolódik-e korábbi ajánlatunk a megrendeléshez. Ha van ajánlati kapcsolata a megrendelésnek, akkor az ajánlatban szereplö adatokkal már itt kiegészíthetjük a megrendelés adatait. (Ajánlott ár, határidö.)

Az elbírálás feladatáról külön is kell néhány szót szólni. Kiinduló feltételként fogadjuk el, hogy egyidejüleg több vevö, vevönként több cikket rendel meg. Az igények kielégítésének vizsgálatát cikkenként kell elvégezni, hiszen több vevönek is lehet igénye ugyanarra a cikkre. Elöször azt vizsgáljuk, hogy az igények, vagy egy részük a rendelkezésre álló raktári készletböl kielégíthetö-e. Természetesen a vevöi igények kielégítésére csak a szabad készlet használható fel. Ha a szabad készlet nem fedezi a vevöi igényeket, akkor beszerzésböl, vagy gyártásból kell megteremteni az igények fedezetét. A továbbiakban csak a beszerzés útján történö készletpótlást vesszük figyelembe, az anyag korlátozott terjedelme miatt. A beszerzésböl származó készletpótlás forrásai a szállítói megrendelések. Két eset lehetséges, vagy van már az adott cikkre vonatkozó korában feladott szállítói megrendelésünk, vagy a jelen igények alapján új szállítói megrendelést kell feladnunk. Az elsö esetben, a folyamatban lévö szállítói megrendelés fedezheti a felmerült vevöi igényeket, és ha a szállítói megrendelés már visszaigazolt rendelés, akkor a vevöi rendelés(ek) adott cikkre vonatkozó tételsorai is visszaigazolhatók. Ha új rendelést kell feladni, akkor a vevöi rendelés visszaigazolása csak a szállítói rendelés visszaigazolása után biztonságos.

Ha eldöntöttük, hogy adott rendelést készletröl elégítjük ki, akkor célszerü a megrendelésben szereplö mennyiséget szabad készletröl foglalt készletre átmozgatni. A mennyiségek ilyen típusú megkülönböztetését a vevöi- és szállítói megrendelésekben is célszerü megtenni. Vevöi rendelés teljesítése esetén ugyanis tudnunk kell, hogy foglalt-, vagy szabad készletröl adható ki a mennyiség. Szállítói rendelések esetén a rendelésben szereplö mennyiségekröl tudnunk kell, hogy mekkora hányadát "ígértük el" vevöi rendelésekre, és a jelen elbírálás során mekkora az a mennyiség, mellyel szabadon gazdálkodhatunk. A megrendelések tárolandó adatait a 12. Táblázat tartalmazza.

12 táblázat: a vevöi megrendelés tárolandó adatai

A táblázat adatainak jelentös része az eddig elmondottak alapján ismerös. Az állapotjelzö mutatja a megrendelés-kezelés folyamatának állapotát: rögzített, elbírálás megtörtént, visszaigazolt, szállítási értesítés kiküldve, teljesítve, részben teljesítve, törölve. Itt jegyezzük meg, hogy a vevöi igény módosulhat. Ezt a módosulást - kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerü figyelembe venni. Ha a módosítás mennyiségi növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevöi megrendelésként kezelni. A mennyiségi csökkenést a már meglévö rendelésen végezzük el, ha a mennyiségi igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás esetén új visszaigazolás készítendö. A részben teljesített állapot akkor következhet be, ha a szállító a töle rendelt mennyiséget részletekben szállítja le, ez az úgynevezett rész-szállítás. Erre az esetre a 6. fejezetben még visszatérünk. Ez utóbbi tény indokolja az eddig teljesített mennyiség (szabad, foglalt), és a raktáron rendelkezésre álló mennyiség adatok bevezetését.

A foglaltság jelzö azt mutatja meg, hogy a rendelt mennyiség már a raktárban rendelkezésre áll, vagy még szállítói rendeléshez kapcsolódik, esetleg a két eset kombinációja valósult meg. Azt a kapcsolatot, hogy az adott cikkre vonatkozó vevöi rendelés, melyik szállítói megrendelés(ek)böl kerül kielégítésre, a külön táblában tároljuk, melyet a 13. Táblázat mutat be. Az adatok kitöltése a vevöi rendelés szállítói rendeléshez történö kapcsolásakor történik. A szállítói megrendeléshez kapcsolás esetén a szállítói megrendelésben a vonatkozó mennyiséget szabad mennyiségröl foglalt mennyiségre kell átmozgatni.

13 táblázat: a vevöi és szállítói megrendelés tételek kapcsolata

Az elbírálás folyamatát tovább bonyolíthatják a készletröl, vagy már feladott szállítói rendelésböl részben kielégíthetö igények.

A készletröl kielégíthetö igények, és a vevöi megrendelések kapcsolatát hasonló táblában lehet definiálni, és a 14. Táblázat mutatja be.

14. táblázat: a vevöi megrendelés tételek és foglalt készletek kapcsolata

Ha új szállítói rendelést kell feladni, akkor a vevöi rendelés egyes adatait egy tranzakciós állományban célszerü a funkció felé átadni. Ennek tartalmát a 15. Táblázat mutatja be.

15 táblázat: a szállítótól megrendelendö tételek

Az állomány adatait a szállítói megrendelések feladatkör dolgozza fel. A vevöi megrendelés teljesítés adatai a számlázás és szállítólevél készítés funkció müködése során kerülnek az állományba.

A raktáron rendelkezésre álló mennyiség adat aktualizálása a szállítói megrendelésböl származó cikkek bevételezésekor történik.

6.           Beszerzés: folyamatok, adatmodell

A beszerzés funkció gondoskodik az értékesítésre kerülö késztermékek, a gyártáshoz szükséges cikkek megfelelö idöpontban történö rendelkezésre állásáról. A beszerzést megelözöen meghatározandó a beszerzendö cikk fajtája, mennyisége és a beszerzési forrás. A beszerzési forrás meghatározása szállítói ajánlatkérés útján történhet, melynek tárolandó adatai analógok a vevöi ajánlatkérések adataihoz. A megvásárolandó cikkek lehetnek akár közvetlenül -, akár szállítói megrendelés útján beszerezhetök.  Mindkét esetben komoly feladat a beszerzési tételnagyság, azaz a megvásárolandó mennyiség meghatározása. Az ehhez szükséges adatok a meglévö raktárkészlet, a cikk éves felhasználása, a minimális készlet, a vevöi rendelések és a készletgazdálkodási paraméter. Ezzel a klasszikus készletgazdálkodási feladattal itt nem foglalkozunk, tárgyalásunkat a jelentös adminisztrációt igénylö szállítói megrendelések kezelésére korlátozzuk.

Szállítói megrendelés "feladásakor" elsödleges input a "lefedetlen" vevöi rendelések tranzakciós állománya. Az itt szereplö cikkek beszerzése ugyanis rövid távú forgótökelekötést igényel. Természetesen a megrendelés feladás idöpontjában még nem ismert, de várható vevöi igények miatt az egyes cikkekböl rendelt mennyiség meghaladhatja a jelenleg ismert mennyiségi igényeket. Megrendelhetünk továbbá olyan cikkeket is, melyekre pillanatnyilag nincs vevöi igény, de az az "elörejelzések" alapján várható.

Ennek alapján az ismert rendelésekböl származó mennyiségek a szállítói rendelés foglalt mennyiségeit, a becsült, várható igények pedig a rendelés szabad mennyiségeit alkotják.

A szállítói rendelések kezelésével, követésével kapcsolatos tevékenységek: a rendelés rögzítése, a rendelés megküldése a szállítónak, a visszaigazolás adatainak feldolgozása, a beérkezö áru készletre vétele. A rendelés rögzítése során tölthetö ki a kapcsolódó rendelésszám a vevöi megrendelésben, a megküldés technikai feladat, a visszaigazolás adatainak feldolgozása után tölthetök ki a vevöi rendelés határidö és ár adatai biztonságosan. A szállítói rendelések eltárolandó adatait a 16. Táblázat szemlélteti.

16 táblázat: szállítói megrendelések tárolandó adatai

Az állapotjelzö tükrözi a megrendelési folyamat állapotát: rögzítve, elküldve, visszaigazolva, (szállítási értesítés érkezett), teljesítve, részben teljesítve, törölve. Az állapotjelzö "értékeiböl" látható, a szállítói rendelés is módosítható.

A teljesítéssel kapcsolatos adatok a beérkezö áru készletre vételekor tölthetök ki. Ugyanekkor gondoskodni kell a kapcsolódó vevöi megrendelések megfelelö adatainak karbantartásáról is. Problémát okozhat a szállítói rész-szállítás. Ekkor a vevöi megrendelések kielégítési sorrendjét elsödlegesen emberi döntéshozatal útján célszerü meghatározni. További lehetöség a vevöi rendelések FIFO ("First In First Out") elv alapján történö teljesítése. A rendszerben a két módszer közül történö választás ajánlható.

A dátum adatok a szállító gyorsaságát, pontosságát jellemzik, és így minösítését támogatják.

Itt térünk ki arra, hogy a vevöi - és szállítói megrendelések adatai milyen információ - szolgáltatási lehetöséget biztosítanak:

- teljesítetlen megrendelések (vevöi, szállítói),

- határidön túl teljesített megrendelések (vevöi, szállítói),

- adott cikk teljesítetlen megrendelései (vevöi, szállítói),

- adott vevö teljesítetlen megrendelései,

- adott szállító teljesítetlen megrendelései,

- mely cikkek megrendelései késnek rendszeresen (vevöi, szállítói),

- törölt vevöi rendelések,

- adott cikk adott idöpontig beérkezö megrendelései,

- adott idöpontig beérkezö összes szállítói rendelés,

- stb.

A vevöi megrendelés rögzítés, elbírálás, valamint a szállítói megrendelés felvitel, szállítói visszaigazolás rögzítése folyamatokat és a tevékenységek kapcsolatait vázlatosan a 4. és 5. ábrák szemléltetik.

4. ábra: a vevöi megrendelés rögzítés, elbírálás vázlatos folyamata

5. ábra: a szállítói megrendelés felvitel, szállító visszaigazolás rögzítésének vázlatos folyamata

7.           Számlázás, szállítólevél készítés, kapcsolódó feladatok:  folyamatok, adatmodell

A vevök kiszolgálása az áru átadásával - átvételével ér véget. Az átadás átvétel tényét papíralapú bizonylat rögzíti, mely számla, vagy szállítólevél.

A két bizonylat adattartalmát az 17. és 18. Táblázatok szemléltetik.

17 táblázat: a számla bizonylat adattartalma

18 táblázat: a szállítólevél bizonylat adattartalma

Az áru átadása a teljesítés. Törvényi elöírás szerint a teljesítés után számlát kell adni. A vevö az áru ellenértékét csak a számla alapján fizeti - és fizetheti ki. A szállítólevél kiállítása a gyakorlatban azért terjedt el, mert sok vállalatnál elkülönült az áru átadásának és a számlázásának helye, tevékenysége. Célja az áru eredtének -, az átadás-átvétel megtörténtének igazolása.

A számla adattartalma törvényileg elöírt, a 17. Táblázatnak kell megfeleljen. A vevöi és szállítói adatok már ismertek, a teljesítés helye az a földrajzi hely, ahol az áru átadása megtörtént, a teljesítés dátuma pedig annak idöpontja. A számla dátuma a kiállítás dátuma, mely a teljesítés dátumától különbözhet, ha az árut szállítólevéllel adtuk át egy korábbi idöpontban. A fizetési határidö a fizetési módtól függ, készpénzes fizetési mód esetén megegyezik a számla dátumával, átutalásos fizetési módnál a vevöi fizetési határidötöl függö. A számla sorszám a számla azonosító kódja. Itt jegyezzük meg, hogy a számla úgynevezett szigorú számadású bizonylat, azaz a számla sorszámok egyesével növekvök, sorszám ki nem maradhat, és nincs két azonos sorszámú számla.

A számla tételsorai írják le a vásárolt cikkeket, és azok árát. A tételsor érték a mennyiség és az egységár szorzata, a számla érték ÁFA nélkül összesen a tételsor értékek összege. A számla végén ÁFA kulcsonkénti bontásban kell feltüntetni az ÁFA alapját és összegét, valamint az összes ÁFA és mindösszesen értékeket. Fentiekböl következik, hogy az egységár, és a tételsor értéke adatok ÁFA nélküli értékek.

A számlát az átadás - átvétel igazolása, valamint a késedelmes kiegyenlítés esetén felszámított kamat közlése zárja.

Az elmondottakból a szállítólevél adattartalma értelemszerüen következik.

A számlázás folyamata eltérö lehet a megrendeléssel rendelkezö vevö, és az "ad hoc" igénnyel jelentkezö vevö esetén. Elöbbi esetben az igény adatok, valamint az igény alapján, raktáron lévö, kiszolgálható cikkek az információs rendszerben már adottak Utóbbi esetben viszont a vevöi igény, a vevöi adatok, valamint a tervezett fizetési mód tisztázása csak ekkor történhet meg. Természetesen az "ad hoc" vevöi igény csak szabad készletröl -, a megrendelt cikkek pedig a foglalt készletröl elégíthetök ki.

A számlakészítés folyamatát úgy kell az információs rendszernek támogatnia, hogy a vevöi igénnyel a készletet azonnal csökkentse, így adott cikk készletének lekérdezésekor a kapott információ mindig aktuális lesz.

Az elkészült számlák, szállítólevelek adatait a rendszerben tároljuk, informálási, ellenörzési céllal. A szállítólevelek tárolt adataiból "automatikusan" számla készíthetö. A rendszerben megörzendö adatokat a 19. és 20. Táblázatok mutatják be.

19 táblázat: a szállítólevél tárolt adatai

20 táblázat: a számla tárolt adatai

A táblázatokból látható, hogy a tárolt és a lista információk különbözöek. Nem szükséges tárolni ugyanis a vevökód által egyértelmüen azonosított név, cím, fizetési határidö adatokat, a cikkszám által azonosított megnevezés, KSH szerinti azonosító kód, mennyiség egység adatokat. A szállítói - és a teljesítés helye adatok pedig teljesen egyértelmüek. A nyomtatott információkhoz képest többletként megjelenö raktárkód adat a készletmozgások teljes körü ellenörizhetöségét szolgálja. A beszerzési - és eladási egységárak eladás idöpontjában érvényes értékét az eladás idöpontjában rögzíteni kell, mert egy az eladást követö beszerzés adatainak feldolgozása módosíthatja ezeket az értékeket, így a késöbbiekben nehezen reprodukálhatók. Az aktuális érték fontos a vagyonváltozás értékének pontos meghatározásához, hisz az értékesítés során vagyonváltozás következik be. Ennek tárgyalására a 10. fejezetben térünk vissza.

A vevö számára a megvásárolt áru valamely okból feleslegessé válhat: nem erre az árura volt szüksége, minöségi kifogás, stb. Ilyen esetben az árut visszavételezzük, azaz visszáruzzuk. Visszáruzni azonban csak az általunk eladott árut, a számla szerinti mennyiségben lehet. A visszáruzás során visszáru számlát (stornó számla) készítünk. A visszáru számla adatai, eltárolt adatai lényegében megegyeznek a számla adataival. A visszáru számla sorszáma is szigorú számadás alá esik. A visszáru számlák nyilvántartásában eltárolandó az eredeti számla sorszáma is.  A visszáruzás az egyik a számlázáshoz kapcsolódó tevékenység.

A második kapcsolódó tevékenység az elözöekben már említett szállítólevél alapján történö automatikus számlakészítés. Tekintettel arra a tényre, hogy a szállítólevelek adatai a háttértárolókban rendelkezésre állnak, a nyomtatott számlázához szükséges további adatok pedig a vevötörzsben, illetve a cikktörzsben találhatók, a számla különösebb emberi beavatkozás nélkül elkészíthetö.

A harmadik kapcsolódó tevékenység a napi árukiadás, számla - és szállítólevél-készítés adatait összesíti, ezt az egyszerübb hivatkozás céljából napi zárásnak nevezzük. Ennek során a napközben végzett tevékenység ellenörzéséhez a rendszer nyomtatott listát biztosít, mely tartalmazza az elkészült számlák sorszámait, és összegeit -, a visszáru számlák sorszámait és összegeit készpénzes / átutalásos bontásban. Tartalmazza továbbá a kiadott szállítólevelek sorszámait, valamint az összes készpénzbevételt, mellyel az itt dolgozóknak el kell tudni számolni. A napi zárás alapadatai a számlák és szállítólevelek eltárolt adatai. Ezek feldolgozása során számos összesítö adat állítható elö, melyek informálják a vezetést a cég müködésének "jóságáról". A vezetés informálása mellett ezek az információk a pénzügyi tevékenységet támogatják a "hatóság" felé történö bevallások elkészítésében, a befizetések teljesítésében. Az összesítö információk adatai eltárolandók, a tárolt adattartalmat a 21. Táblázat mutatja be. Az eltárolt adatok a napi zárás listáján szereplö számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a visszáru számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a napi nettó árbevétel (ÁFA nélkül számított), az eladott áru beszerzési értéke (önköltsége), a számlákból számítható vevöknek felszámított ÁFA összege, az úgynevezett fizetendö ÁFA, ez utóbbi kívánságra bontható készpénzes / átutalásos összegekre.

21 táblázat: a napi forgalom nyilvántartása

A napi forgalmat jellemzö rekord elöállítása mellet további nyilvántartások adatokkal történö feltöltése, vagy aktualizálása is megoldandó a számlázás során.

A számla -, vagy szállítólevél készítése során kell megoldani a cikktörzs állomány éves összes eladás adatának módosítását, megrendelés alapján történö eladás esetén pedig a vevöi megrendelés állomány adatainak karbantartását.

Az átutalásos számlák nyilvántartásával, figyelésével kapcsolatos teendökre a 8. fejezetben térünk ki részletesen, de a napi zárás és a visszáruzás tevékenységén belül kell megoldani az átutalásos számlák e nyilvántartásba történö bevitelét, automatikusan. Végezetül a kimenö számlák tételes ÁFA nyilvántartásának bejegyzéseit a napi zárás tevékenysége automatikusan generálhatja. Az adattartalmat a 21. Táblázat mutatja be. A számlaszám, számla végösszeg, dátum adatok nem igényelnek magyarázatot. A vevöi adat vevötörzsben nyilvántartott vevö esetén lehet a vevökód. Számlánként nyilvántartandó a 12 %- és 25 % -os ÁFA számításának alapja, valamint az ÁFA összege. A jóváírás alapja és - oka adatok a visszáruzás során keletkezö adatokat tartalmazzák. Ez a tételes nyilvántartás teljes körü ellenörzési lehetöséget biztosít a bevallott fizetendö ÁFA összegére vonatkozóan. Itt jegyezzük meg, hogy a bejövö számlák ÁFA nyilvántartásának adatai szinte teljes mértékben azonosak a 22. Táblázatban közöltekkel.

22 táblázat: a kimenö számlák ÁFA nyilvántartása

A számlakészítés és a napi zárás vázlatos folyamatát a 6. és 7. ábra mutatja be.

6. ábra: a számlakészítés vázlatos folyamata

7. ábra: a napi zárás vázlatos folyamata

8.           A vevöi folyószámla: folyamatok, adatmodell

A vevö átutalásos fizetési módja esetén vevöi tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevöi folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevöi tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevöi követelést jelent. A vevöi tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a vevöi követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy - egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban. A nyilvántartás adattartalmát a 23. Táblázat szemlélteti

23 táblázat: a vevöi folyószámla tárolandó adatai

Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkezö jóváírás (szintén vevöi követelés), valamint a visszautalás.

A visszahozott áru csökkenti a vevö korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevöi követelés meghaladja a vevöi tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevöi tevékenység útján, illetöleg akkor, ha a vevö egy korábbi banki átutalás után él a visszáruzási lehetöséggel.

Az állapotjelzö a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett.

A határidöben ki nem egyenlített vevöi tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetöségeink a felszólító levél küldése a vevönek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevö bankjának, illetöleg a jogi útra terelés.

Célszerü, ha a lejárt határidejü tartozással rendelkezö vevöt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevötörzs fizetöképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végzö program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevö részére.

A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet kamatközlö levélben tudatunk a vevövel.

A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlö levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok.

A rendszer a számlák - és jóváírások nyilvántartásba történö felvitelét automatikusan biztosítja. Szükséges funkciók: a banki átutalások felvitele, visszautalások felvitele, behajtási - és kamatközlési tevékenységek kezdeményezése, és az informálás. A tárolt adatokból szolgáltatható információk:

- adott vevö számlái,

- adott vevö kiegyenlítetlen számlái,

- adott vevö hátralékos számlái,

- a teljes kinnlevöség,

- stb.

A banki átutalások felvitelének vázlatos folyamatát a 8. ábra mutatja be.

8. ábra: a banki átutalás felvitelének vázlatos folyamata

9.           A szállítói folyószámla: folyamatok, adatmodell

Beszerzéseink számláinak kiegyenlítése átutalással is történhet. Ha a szállítói számlákat határidöben ki akarjuk egyenlíteni, a számlákat nyilván kell tartanunk a szállítói folyószámla nyilvántartásban. A nyilvántartással kapcsolatosan ellátandó feladatok hasonlóak a vevöi folyószámlánál ismertetettekkel, azonban a számlák külsö partnertöl történö érkezése, valamint az a tény, hogy a banki átutalásokat mi kezdeményezzük, különbségeket okoz az eljárásban. A számlák felvitele a nyilvántartásba itt kézi adatbeviteli feladatként jelentkezik, a lejáró határidejü számlák átutalásra történö kijelölése után a banki átutalási megbízás nyomtatása, vagy az átutalási megbízás elektronikus úton való továbbítása következik. A banktól visszaérkezö igazolás után válik a szállítói tartozás kiegyenlítetté. Itt is elöfordulhat a visszáruzás esete, a szállító által visszavett áru ellenértékét a folyószámlára jóváírásként adjuk fel, és az esetleges szállítói visszautalás felvitele lehet a jóváírást követö tevékenység. A behajtási -, késedelmi kamatszámítási tevékenységek a szállítói folyószámla esetén hiányoznak. A nyilvántartás adattartalmát a 24. Táblázat szemlélteti.

24 táblázat: a szállítói folyószámla tárolt adatai

A saját számlasorszám egyedi azonosító kód azért szükséges, mert a különbözö szállítók számlasorszámai között véletlenül elöfordulhatnak azonos sorszámok. A fizetési határidö egy szállító különbözö számláinál is különbözö lehet, nem biztos, hogy befolyásolni tudjuk, így célszerü itt tárolni. A többi adat felhasználása, jelentése analóg a vevöi folyószámla tárolt adatainak felhasználásával, jelentésével.

Az informálás föbb területei:

- adott idöpontig lejáró kiegyenlítendö számlák

- adott szállító kiegyenlítetlen / kiegyenlített számlái

- az összes szállítói tartozás,

- stb.

A szállítói számlák felvitele során alkalom nyílik a bejövö számlák ÁFA nyilvántartásának karbantartására. A nyilvántartás adatai megegyeznek a 21. Táblázatban megadottakkal, értelemszerüen a vevöi kifejezést szállítóira kell cserélni.

10.        Pénzügyi kapcsolatok

A gazdálkodó szervezet pénzügyi és számviteli tevékenységet folytat, ennek teljes körü ismertetése nem feladata az anyagnak. Az információs rendszer eddig tárgyalt alrendszerei azonban számos - a pénzügyi és számviteli tevékenységek által használható - információt tartalmaznak, ezért néhány fogalomra itt térünk ki.

A társaság vagyona komponensekböl tevödik össze, melyek közül legfontosabbak a befektetett eszközök (immateriális javak, ingatlanok, tárgyi eszközök), az anyagi - és pénzkészletek.

A társaság müködésének eredményét a naptári év végén meglévö záró vagyon, és a naptári év elején érvényes nyitó vagyon különbsége adja. Ha a záró vagyon értéke nagyobb a nyitó vagyon értékénél, akkor a társaság nyereségesen gazdálkodott. Az éves eredmény kiszámítható még az (ár)bevétel és a költségek különbségeként is.

Bevételként jelentkeznek: az értékesített áru ellenértéke, a kapott kamatok, stb. Költségek azok a kiadások, melyeket a vonatkozó törvények kiadásként elismernek. Nem ismerik el a törvények költségnek az olyan kiadásokat, melyek, ha csak részben is, de személyes célokat szolgálnak, és ezáltal nem kizárólag az árbevétel megszerzése érdekében merültek fel. Nem számolhatók el költségként egy összegben egyes tárgyi eszközök ráfordításai sem. A tárgyi eszközöket értékhatár alatti-, és értékhatár feletti csoportokra osztja a törvény. Mindkét csoportban alapelv: a tulajdonos határozza meg, hogy az eszközt hány évig használja, a törvény az egyes eszközcsoportok esetén minimális felhasználási (elavulási) idöt ír elö.  Az értékhatár alatti eszközök esetén a minimális idö egy év, azaz ezen tárgyi eszközök beszerzési értéke a tárgyév végén költségként elszámolható. Az értékhatár feletti eszközök esetén a felhasználási idötartam alatt értékcsökkenés számolható el költségként, ennek mértéke a teljes "futamidöböl" az eltelt idövel arányos része a beszerzési értéknek.

Más szavakkal: a beszerzési érték költségként el nem számolt része a vagyont gyarapítja. Ugyancsak a vagyont gyarapítják a beszerzett készletek, felhasználásukig. (Az anyagi készletvagyon növekedése megegyezik a pénz készletvagyon csökkenésével.) Eladás céljára beszerzett áruk esetén ez azt jelenti, hogy értékesítéskor az eladott áru beszerzési értéke számolható el költségként.

Az eredmény az adózás elötti eredmény, mely után Társasági adót fizet a gazdálkodó szervezet.

Az ÁFA az általános forgalmi adó, mely teljesítés (termék, szolgáltatás) esetén felszámítandó, azaz a vételár az ÁFA nélkül számított ellenérték és az ÁFA összege lesz. Ez az úgynevezett fizetendö ÁFA, melynek összege a Kincstárat illeti meg. Beszerzéseink során a szállítóink is számítanak fel fizetendö ÁFÁ - t, melyet ki is fizetünk, ez számunkra a beszerzések elözetesen felszámított ÁFÁ - ja. Az adott hónapra vonatkozó fizetendö ÁFA összegéböl levonva a beszerzések elözetesen felszámított ÁFÁ - ját, a különbözet fizetendö be a Kincstárba. Végül is a forgalmi adót a termék, vagy szolgáltatás végfelhasználója fizeti meg.

A fenti információkkal kapcsolatosan beszámolási, bevallási kötelezettség is van. A beszámolás módját -, és idöpontjait az Adózás Rendjéröl szóló Törvény tartalmazza.

Az ismertetett alrendszerek az eredmények számításához számos pénzügyi információt szolgáltatnak. A napi zárás eltárolt adataiból meghatározhatók az árbevétel, az eladott áru beszerzési értéke, és a fizetendö ÁFA, a vagyon anyagi készlet komponensének értéke pedig a készletnyilvántartás adataiból állapítható meg.

11.        Kódok a rendszerben

A tárgyalt alrendszerek esetén kitünt, hogy a rendszer számos azonosító kódot tartalmaz, melyek mindegyike hivatkozást jelent egy rendszerelemre, melynek számos adatát tároljuk. A kódokkal szembeni legfontosabb elvárás, hogy a kód és az általa azonosított rendszerelem között kölcsönös és egyértelmü megfeleltetés legyen. A rendszer elemeinek kódolása során figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a kialakított kódrendszer lehetöséget biztosítson új elemek kóddal történö ellátására, ugyanakkor kezelési szempontból a kód hossza minimális legyen. A napi munka során hasznosak az úgynevezett "beszélö kódok", melyek felhasználójuk számára "ránézésre" leírják az azonosított rendszerelemet. Nagyszámú elem kódolása esetén azonban a kódok feletti áttekintés mértéke jelentösen csökkenhet, így a várt elöny elveszhet.

A kódokat osztályozhatjuk jelkészletük, és szerkezetük alapján. Jelkészlet szerint megkülönböztetünk alfabetikus, numerikus, alfanumerikus, mnemonikus és grafikus kódokat. A szerkezet alapján beszélünk sorszámos, helyiértékes és vegyes (sorszámos és helyiértékes) kódokról. Sorszámos a kód akkor, ha minden új elem kódértéke eggyel nagyobb az utoljára kódolt elem kódértékénél.

Helyiértékes kód esetén a kód karaktersorozatának egyes "helyiérték csoportjai" önálló jelentéstartalommal bíró kódrészletek.

Kódolt rendszerelemeink palettája igen széles: vevök, szállítók, cikkek, ajánlatkérések, rendelések, számlák, különféle bizonylatok, stb. A kölcsönös és egyértelmü megfeleltetés követelménye számos kód esetén úgy biztosítható, ha a kódot a rendszer a felhasználótól függetlenül adja. Az így képzett kódok általában sorszámos, vagy vegyes kódok. Ez a kód típus a cikkek kódolására használható, de használatával elveszítjük a cikkszám "beszélö jellegéböl" fakadó elönyöket.

A fejezet hátralévö részében a rendszer által történö "kódkiadás" módszerével foglalkozunk. A módszer müködését a bizonylat-azonosító kódok szerkesztésének példáján mutatjuk be. E kódok célszerüen alapvetöen sorszámos kódok. A rendszerben rögzítjük a kód induló értékét (bizonylat fajtánként !), majd egy bizonylat keletkezésekor ezt a kódot rendeljük hozzá. Ezzel egyidejüleg "feljegyezzük", hogy a kód már foglalt, ezt legegyszerübben úgy tehetjük, hogy rögzítjük a következö kiadható kódértéket. A következö kódérték célszerüen eggyel nagyobb az utoljára felhasznált értéknél. E "rögzítést" a rendszerkódok állományában tároljuk, melyet a 25. Táblázat szemléltet.

25 táblázat: a rendszerkódok állománya

Az így kiosztott kódok "beszélövé" alakíthatók, ha a sorszámos rész elé egy a bizonylat típusra jellemzö karaktersorozatot illesztünk, elöre meghatározott hosszon. Például: a vevökódokat V-vel, a vevöi ajánlatokat VA karaktersorozattal bevezetve a sorszámos azonosító kód helyiértékessé válik, és utal arra, hogy a számkód mely típusú rendszerelemet azonosít. A kódok hossza az azonosítandó halmaz elemeinek várható számosságától függ, de bizonyos kódok esetén elegendö lehet az egy év során keletkezö mennyiségre felkészülni. Ennek oka az, hogy a sorszámos rész ezekben az esetekben évente újra indítható a kezdö értékröl.

12.            Rendszer szervizfunkciók

Az anyagunkban vázolt információs rendszer napi feladatokból fakadó funkciói ki kell egészüljenek egy a számítógépes információs rendszerben óhatatlanul elöforduló problémák elhárítását támogató funkcióval. Ezt a funkciót nevezzük a továbbiakban szervizfunkciónak, mely számos tevékenységet tartalmazó gyüjtöfogalom.

A rendszerben fellépö hibák kiváltó oka lehet a hardver, a szoftver, és a rendszer kezelöje.

A rendszerekre leselkedö veszélyek egyike a hardver olyan fokú meghibásodása, mely a tárolt adatok részleges, vagy teljes elvesztésével fenyeget. E veszteség megelözését szolgálják a rendszeres - periodikus - adatmentések, archiválások. Az adatmentés során mentendö az adott idöpontban aktuális teljes adattartalom, vagy egy kiinduló állapot, és az összes változás, mely a kiinduló állapot után történt. A mentett adatok hordozójaként gyors-elérésü háttértároló alkalmas. A mentések közötti ajánlott idöközök meghatározásához vegyük figyelembe, hogy a mentés célja az, hogy egy adott pillanatbeli állapot visszatöltése után, az összes változás megismétlésével a meghibásodás idöpontjában aktuális rendszer állapotot állítsuk vissza. E feladat idöigénye függ a megismétlendö változások idöegység alatti számától, munkaigényétöl. A helyreállítás munkaigénye nem függesztheti fel tartósan a cég normális tevékenységét, azaz a mentéseket úgy kell idözíteni, hogy az aktuális állapot gyorsan helyreállítható legyen. ("availability", "reliability")

A helyreállítási tevékenységek másik fajtája lehet egy-egy meghibásodott állomány, segédállomány megjavítása. Ennek tipikus példája az index állományok idöközönkénti újragenerálása.

Természetesen a helyreállítási tevékenységet a hiba észlelése indítja. Ha a hibát csak véletlenszerüen észleljük, akkor lehet, hogy már régóta keletkezett, és a helyreállítás is nagyobb munkaigényü, illetve bonyolultabb. A hibás adaton csak hibás informálás alapulhat, melynek a következménye hibás döntés lehet.

Megelözhetjük az ilyen eseteket, ha a rendszer rendelkezik olyan beépített ellenörzö funkciókkal, melyek a rendszer egyes adatai közötti ellentmondást, inkonzisztenciát tárják fel. Példaként említhetjük a számlák szigorú számadású voltának ellenörzését, az egyes éves összesített adatok ellenörzését, a számított forgalom ellenörzését, stb. Ezek az ellenörzések mindig utólagosak, és periodikusan végezzük azokat. Az így feltárt hibák "fellelésének" idöpontja vélhetöleg közelebb esik a keletkezés idöpontjához, így javításuk is hamarabb megtörténhet. ("effectiveness", "integrity", "reliability")

A feltárt hibákhoz, adattípusonként, célszerü helyreállító programokat is a szerviz funkciókba építeni. Ezek a programok megkönnyítik, és meggyorsítják a meghibásodott adatok helyreállítását.

A rendszer által készített papíralapú bizonylatok elkallódása esetén jogos igény van másolatok készítésére. A másolat készítésére alkalmas funkció a rendszer beépített eleme kell legyen.

Új pénzügyi év kezdetekor a tárolt adatok jelentös részére nincs tovább szükség. E tény indikál egy, az évfordulókon szükséges tevékenységet, mely szintén szerviz funkciónak tekinthetö. Az elmúlt év adatait természetesen archiválni kell. Ezek az adatok jelentik egyben az elmúlt év zárási - és az új év nyitási állapotát. Az archiválás után a szükségtelen adatok az új évre vonatkozó állományokból törölhetök. Ilyen adatok a készletmozgásokkal kapcsolatos naplózások, a tételes számla adatok. Az összesített adatokat tartalmazó állományokban az ilyen típusú adatokat "görgetjük". Ezt a tevékenységet végezzük a cikktörzs éves összes felhasználás adataival. Természetesen vannak olyan adatok, melyek változatlan értékkel érvényesek az új évben is, például a készlet adatok. Az évforduló teremt alkalmat egyes, a rendszerben használt kódok újraindítására is.

A szerviz jellegü tevékenységeket célszerü egy önálló, rendszerint számítástechnikai szakemberrel ellátott feladatkörre bízni, akit "rendszer gazdának" nevezünk.

13.        A külsö kommunikáció módjai

Az anyag eddigi részeiben pusztán a kommunikáció hagyományos módjára hivatkozott, melyben a külsö partnerekkel cserélt információ hordozója a papír. Egyes esetekben ma még a hazai törvényi elöírások nem is ismernek el más formát, de ez a helyzet rövidesen megváltozik.

A legelsö változást idehaza a bankok vezették be, ügyfeleikhez kihelyezett terminál segítségével. (home-banking, busines terminal)

A terminálon müködö szoftver lehetöséget biztosított az ügyfél számára többnyire mindazon tevékenység elvégzésére, melyet korábban csak a bankba eljuttatott papíralapú bizonylat segítségével végezhetett el. Ez a lehetöség természetesen megváltoztatja a bankkal kapcsolatos üzleti folyamatokat, ami értelemszerüen az információs rendszer müködésével kapcsolatosan is új követelményeket támaszt.

Új követelményként jelentkezik a cég információs rendszerében keletkezö átutalási megbízások a banki rendszerbe juttatása, illetve a banki folyószámlára beérkezö átutalások, vagy teljesített átutalási megbízások banki rendszerben keletkezö adatainak a cég információs rendszerébe juttatása elektronikus úton. Ez a törekvés rendszerint fájl transzfer, és konverzió útján egyszerüen megoldható, de természetesen csak akkor lehet sikeres, ha a banki rendszer is támogatja az adatok importját/exportját. A bankok legújabb szolgáltatása a folyószámlához való internetes hozzáférés hasonló eszközökkel támogatható.

A banki példa bemutatja, hogy az alapfeladat két különbözö információs rendszer közötti kapcsolatteremtés, elektronikus úton. Ez a feladat jelentkezhet vevök és szállítók között is.

Az elsö megoldás: a partnerek rendszerei elektronikus üzeneteket küldenek egymásnak, pl.: telefonos modemes kapcsolaton keresztül, az érkezett üzeneteket a címzett saját rendszerének megfelelö formába konvertálja, és feldolgozza. A problémát csak az jelenti, hogy minden egyes partnerrel ki kell alakítani a kapcsolatot.

E probléma megoldását jelenti az EDI (Electronik Data Interchange) koncepció, melynek lényege az üzenetek szabványosítása. (UN EDIFACT) A partnerek megállapodnak az üzenetek tartalmában és formájában, a "házi rendszer" elöállítja az üzenetet, melyet egy program értelmez, átalakít és továbbít a központba. A központ továbbítja az üzenetet a címzett postaládájába. A központ garantálja az üzenet feladóját, érintetlenségét, érkezési- és kézbesítési idöpontját.

A megoldás költségigényes. Kevésbé költséges változat a ma már létezö Web EDI.

A napjainkban elterjedö megoldás a partnerek között Interneten keresztül megvalósuló kapcsolat. A vevöi igények rugalmas kiszolgálására hivatott CRM (Customer Relationship Management), a gyártók és beszállítóik kapcsolatait megvalósító B2B Business to Business procurement), és az elektronikus piactér (marketplace) a jelenlegi internetes megoldások. Természetesen minden vevö- és szállító kapcsolatot realizáló megoldás csak a háttérben müködö integrált vállalatirányítási információs rendszer támogatásával képzelhetö el.
Irodalomjegyzék

[1] Thomas Curran, Gerhard Keller with Andrew Ladd: SAP R/3 Business Blueprint, Prentice Hall PTR, Prentice-Hall Inc. 1998.

[2] Hetyei József: Vállaltirányítási információs rendszerek Magyarországon, Computerbooks, Budapest, 1999.

[3] Cobit Framework, 3rd edition, ISACF, IT Governance Institute, Rolling Meadows, IL USA 2000.