Egy tábla létrehozása - ACCESS

2.1 Létrehozás kezdeményezése

Gyakorlat:

Hozza létre az Ügyintéző táblát

Műveletek:

Az adatbázis-ablakban válassza a "Táblák" füleslapot és kattintson az "Új" gombra.

A megjelenő dialógusablakban válassza a "Tervező" nézetet, "OK" gomb.

A tábla ablakban a tábla neve egyelőre: tábla. Az Ügyintéző név elmentéskor rendelhető hozzá (lásd később). Ebben az ablakban (tervező nézetben) definiálhatók a tábla mezői (oszlopai). Mezőnként megadható annak neve, adattípusa (egy listából választható), valamint leírása (tetszőleges szöveg, ami a mező jelentését magyarázza).

2.2 A tábla mezőinek (oszlopainak) meghatározása

Gyakorlat:

Az imént létrehozott Ügyintéző táblát definiálja a következő oszlopokkal:

Törzsszám ez egyben a tábla elsődleges kulcsa; adattípusa: Számláló.

Ügyintézőnév adattípusa: Szöveg.

Osztálykód adattípusa: Szöveg.

Műveletek az első mező definiálásakor:

A definiáló táblázat első sorába a "Mezőnév" oszlopba írja: Törzsszám.

Ugyanazon sorban az "Adattípus" oszlopban válassza ki a "Számláló" típust.

A beviteli kurzort még mindig hagyja az első soron és kattintson az "Elsődleges kulcs" eszközikonra. (A Törzsszám mezőnév mellett balról megjelenő kulcs szimbólum nyugtázza, hogy ezt a mezőt jelöltük ki elsődleges kulcsnak.)

A többi mező definiálása a definiáló tábla további soraiban az iméntihez hasonlóan történhet, de azokat már természetesen nem kell elsődleges kulcsnak kijelölni.

Stop! Ha például az Ügyintézőnév mező definiálásakor is alkalmazná az "Elsődleges kulcs" gombot, akkor a következőket tapasztalná: A Törzsszám elsődleges kulcs minősége megszűnik, és az Ügyintézőnév mező lesz az elsődleges kulcs. (Ez persze nem felel meg a szándékainknak, hiszen két ügyintéző neve lehet azonos.) - A későbbiekben foglalkozunk azzal is, hogyan lehet olyan elsődleges kulcsot definiálni, ami több mezőből tevődik össze.

2.3 Egy tábla definíciójának elmentése, illetve nevének megadása

Egy tábla definícióját akkor lehet elmenteni, ha legalább egy mezőjét (oszlopát) már definiáltuk. Ha később módosítjuk egy tábla definícióját, az új szerkezetet szintén elmentéssel lehet érvényesíteni.

Gyakorlat:

Mentse el az Ügyintéző táblát!

Műveletek:

Menü/pont: "Fájl", "Mentés";

vagy

eszközikon: "Mentés".

A tábla első mentésekor egy olyan dialógusablak is megjelenik, amiben megadhatja az új tábla nevét: Ügyintéző, majd "OK".

2.4 A mezők további tulajdonságainak megadása

Egy-egy mezőre sokkal több tulajdonság adható meg, mint amennyivel a 2.2 pontban foglalkoztunk. Amikor egy mező definícióján állunk (a tervező ablakban), ott két füles lap is látszik: az általános tulajdonságoké és a megjelenítési tulajdonságoké. Az, hogy milyen tulajdonságokat lehet megadni a füleslapokon, függ a mezők adattípusától és attól is, hogy a mező elsődleges kulcs-e vagy sem.

Gyakorlat:

Az általános tulajdonságok füles lapon állítsa be a Törzsszám mező "Formátum" jellemzőjét "Általános szám"-ra!

Figyelje meg, milyen általános tulajdonságokat lehet még beállítani a Törzsszám mező esetében, illetve az ACCESS automatikusan milyen értékkel látta el ezeket a jellemzőket!

Mezőméret:   Hosszú egész

A Számláló típusú mezők automatikusan a Hosszú egész méretet veszik fel. (Választható még a "Többszörözési azonosító" is, de ez olyan ACCESS specialitás, amivel a továbbiakban nem foglalkozunk.)

Új értékek:    Növekvő

Éppen az felel meg a szándékainknak, hogy egy új alkalmazott azonosító törzsszáma eggyel nagyobb legyen, mint a korábban kiosztott azonosítók legnagyobbika. (Választható még a "Véletlenszerű" kulcs érték is.)

Formátum:     Általános szám

Egy egyszerű sorszám esetében ez a legkézenfekvőbb megoldás, mert ebben a formában egy egész szám úgy jelenik meg, amint az a legmegszokottabb (törtrész nélkül, illetve nem exponenciális alakban).

Cím:

Ha a tábla megjelenítésekor a fejlécben a mező nevétől különböző szöveget szeretnénk látni, azt a szöveget itt adhatjuk meg. Pl. "Ügyintéző törzsszáma"

Indexelt:         Igen (nem lehet azonos)

Ez a beállítás felel meg a mező elsődleges kulcs minőségének. Az elsődleges kulcsra célszerű a táblát indexelni, mert általában gyakori az elsődleges kulcs szerinti véletlenszerű keresés, és a keresés indextáblával gyorsítható meg. A "nem lehet azonos" minősítés jelzi, hogy a mező két sorban (rekordban) nem vehet fel azonos értéket, ami az elsődleges kulcs esetében szükségszerű. - Bármilyen más minősítésre akarjuk átállítani ezt a jellemzőt, az ACCESS figyelmeztet, hogy előbb a mező elsődleges kulcs minőségén kell változtatni.

Az elsődleges kulcsra megjelenítési tulajdonságok nem adhatók meg.

Stop! Az ACCESS megengedi, hogy a különböző objektumok (adatbázisok, táblák, mezők, lekérdezések stb.) nevében akár ékezetes betűt, akár szóközt használjunk. Ha azonban valamilyen más adatbáziskezelőt használunk, akkor már esetleg gondjaink lehetnek. Ha a lekérdezések SQL nézetét megnézzük, ott is megfigyelhető, hogy az ACCESS is csak úgy ismeri fel a szóközöket tartalmazó neveket az SQL parancsokban, ha azok szögletes zárójelek között állnak. - Ha azt szeretnénk, hogy adatbázisunk definíciója változatos környezetben is használható legyen, választhatjuk a következő megoldást: Az egyes mezőknek olyan nevet adunk, ami nem tartalmaz esetlegesen problémás karaktereket, és a "Cím" jellemzőben pedig azt a tetszőleges szöveget adjuk meg, amit a megjelenített tábla fejlécében szeretnénk látni.

Gyakorlat:

Az Ügyintéző tábla Ügyintézőnév mezőjének általános tulajdonságaira adja meg a következő értékeket:

Cím:                     Ügyintéző neve - Ez jelenik meg a fejlécben.

Kötelező:              Igen - Azaz kötelező kitölteni (ez még megengedné a 0 hosszúságú láncot)

Nulla hosszúság engedélyezése: Nem - Azaz határozottan legalább egy nem-szóköz karakterből kell állni a névnek.

Indexelt:                Igen (lehet azonos) - Kell rá index, mert gyakran akarunk név szerint visszakeresni, de két ügyintézőnek lehet azonos neve.

Nézze meg, milyen egyéb általános tulajdonságai vannak még az Ügyintézőnév mezőnek!

Mezőméret:                    50. - Ezt mint alapértelmezés szerinti méretet automatikusan állította be ennyire az ACCESS, de felülírhatjuk kisebb vagy nagyobb mérettel. (A később definiálandó mezőkre is érvényes alapértelmezett méret az "Eszközök" menü "Beállítások" menüpontjában a "Táblák/Lekérdezések" füleslapon állítható át 50-től különböző értékre.)

Formátum:                      Szöveg típusú adatok esetében itt például arról rendelkezhetünk, hogy mi jelenjen meg a NULL érték vagy a 0 hosszúságú szöveg helyett.

Beviteli maszk:                Ezen tulajdonság megadásának lehetősége a gyakorló szoftverben nincs installálva.

Alapértelmezett érték:     Az itt megadott érték íródik a mezőbe minden új sor létrehozása alkalmával. Pl. Magyarországon egy "Állampolgárság" mező esetében az alapértelmezett érték célszerűen a "magyar" szöveg lehetne.

Érvényességi szabály:      Itt a jellemzett mező lehetséges értékeire vonatkozó szabály adható meg. Pl. egy Hónap nevű Szám típusú mezőre adható egy ilyen szabály: >= 1 And <= 12. Hasonlóan a "Hét napja" nevű mezőre vonatkozhat a következő szabály: ='hétfő' Or 'kedd' Or 'szerda' .

Érvényességi szöveg:      Annak az üzenetnek a szövege, ami az előbbi bejegyzésben adott szabály megsértésekor fog megjelenni.

Stop! A szöveg típusú mezők - ilyen volt az Ügyintézőnév is - esetében meg kell adni a "Nulla hosszúság engedélyezése" tulajdonságot is. De miért van erre szükség, ha egyszer már válaszoltunk arra is, hogy a mezőt kötelező-e kitölteni vagy sem. Ennek az a magyarázata, hogy az adatbáziskezelők kétféle üres értéket különböztetnek meg: ez egyik a NULL érték, ami azt jelenti "Nem tudom."; a másik (szöveg típus esetén) a nulla hosszúságú szöveg, ami a határozottan üres értéket jelenti, azaz azt, hogy az adott egyedre az adott mező nem értelmezhető (pl. a leánykori név egy férfinél). - A NULL érték egyébként nemcsak szöveg típusú mezőknél alkalmazható. Egy szám típusú mező is (ha nem kötelező kitölteni) vehet fel NULL értéket, ami különbözik a 0 numerikus értéktől. Például Fizetés = NULL azt jelenti, hogy a fizetés összege ismeretlen; a Fizetés=0 pedig azt jelenti, hogy az adott személy nem kap fizetést. - Visszatérve arra, hogy a "Kötelező" kitöltési tulajdonság és a "Nulla hosszúság engedélyezése" tulajdonság hogyan függ össze egymással, az alábbi táblázat foglalja össze a tudnivalókat.

A táblázat tartalma rövidebben így foglalható össze.

¾    A "Kötelező" igen/nem azt jelenti, hogy a mezőnek nem lehet, illetve lehet NULL értéke.

¾    A "Nulla hosszúság engedélyezése" igen/nem azt jelenti, hogy a (nem NULL érték) lehet nulla hosszúságú lánc, illetve nem lehet nulla hosszúságú lánc.

Stop! A szöveg típusú mezőknek megfelelő literálok aposztrófok között álló láncok. Például 'kedd', vagy Osztálykód = '110'. A szám típusú mezők (ilyen a számláló típus is) literáljai aposztrófok nélkül állnak. Például darabszám = 110.

Stop! A szöveg típusú mezőkre is értelmezhetők a <, >, <=, >=, = összehasonlítási műveletek, azonban másképpen működnek, mint a szám típusú mezőkre. Például 9<100 igaz, de '9'<'100' már nem igaz. Ugyanis az utóbbi összehasonlításban nem számok, hanem számjegyeket tartalmazó szövegek szerepelnek, amiknél az összehasonlítás balról jobbra haladva karakterenként történik. Mivel '9'>'1', ezért szövegeknél '9'>'100' adódik.

Az Ügyintéző tábla Ügyintézőnév mezőjének megjelenítési tulajdonságai között a "Vezérlőelem megjelenése" rovatban az ACCESS "Beviteli mező" értéket ajánl fel. Fogadja el. Egyelőre a többi mezőnél is megfelel ez a megjelenítési mód.

Az Ügyintéző tábla Osztálykód mezőjének általános tulajdonságaira adja meg a következő értékeket:

Mezőméret:          3.

Kötelező:              Igen - Azaz nem fordulhat elő, hogy valamely ügyintéző osztálya ismeretlen lenne.

Nulla hosszúság engedélyezése: Nem - Azaz minden ügyintéző hozzátartozik valamelyik osztályhoz.

Indexelt:                Nem - Nem kér rá indexet.

Stop! Mikor, illetve miért nincs szükség indexelésre? Először is az indextáblák számával takarékosan kell bánni még akkor is, ha azok gyorsítják a visszakeresést. A karbantartás ugyanis lassúbb, ha egy adattáblával együtt több rávonatkozó indextáblát is aktualizálni kell. Tehát kerüljük az indexelést, ha az nem feltétlenül szükséges. Például, ha nem lesz gyakori az ügyintézők osztály szerinti véletlen visszakeresése, akkor nem indokolt az Osztálykódra indexelni az Ügyintéző táblát. Olyan kódra (mezőre) sem célszerű indexelni, aminek kevés számú értéke van. Például a kevés különböző Osztálykód-érték csak kevéssé "szórja" a lényegesen több ügyintézőt, és így az Osztálykódra épített index nem tudja lényegesen meggyorsítani az ügyintézők keresését.

Mentse el az Ügyintéző tábla megváltozott definícióját (kattintás a "Mentés" eszközikonra)!

2.5 Táblatulajdonságok megadása

Nemcsak az egyes mezőknek, hanem az azokat tartalmazó tábláknak is lehetnek tulajdonságai.

Gyakorlat:

Nézze meg, milyen tulajdonságai vannak az Ügyintéző táblának!

Műveletek:

Tervező nézetben álljon az Ügyintéző táblát definiáló ablakon (legyen ez az aktív ablak).

Válassza ki a "Nézet" menü "Tulajdonságok" menüpontját;

vagy

kattintson a "Tulajdonságok" eszközikonra.

Most látható, milyen táblatulajdonságokat adhatunk meg:

Leírás:                            Pl. Ez a tábla tartalmazza a cégnél alkalmazott ügyintézők adatait.

Érvényességi szabály:      Az Ügyintéző tábla esetében nem szükséges tábla szintű érvényességi szabályokat megadni. Erre később, más tábláknál látunk majd példát. Ebben a rovatban lényegében a tábla több mezője közötti összefüggések adhatók meg.

Érvényesítési szöveg:      Az előbbi érvényességi szabályt sértő táblasor esetén megjelenítendő üzenet.

Szűrő:                            Osztálykód>='205' AND Osztálykód<='300'. - Ha itt megadunk egy feltételt, úgy a szűrés/rendezés bekapcsolásakor a táblának csak azok a sorai fognak megjelenni, amik a feltételt kielégítik; esetünkben azok az ügyintézők, akik a 105-östől a 300-asig terjedő kóddal azonosított osztályok valamelyikébe tartoznak. - Ha nem adunk meg feltételt, akkor a tábla minden sora megjelenik.

Rendezés:                       Osztálykód DESC. - A szűrés/rendezés bekapcsolásakor az itt megadott mező értékei szerinti rendezettségben jeleníti meg az ACCESS a sorokat. A rendezés - a DESC toldalék miatt - csökkenő (pontosabban nem növekvő) Osztálykód szerinti. Ha nem adunk meg rendezettséget, akkor a tábla sorai az elsődleges kulcs szerint rendezetten jelennek meg.

Mentse el az Ügyintéző tábla (és vele az Iktató adatbázis) megváltozott definícióját (kattintás a "Mentés" eszközikonra)!

Persze az itteni beállítások hatása csak akkor lesz megfigyelhető, ha tábla adatsorokat is tartalmaz. A szűrés, illetve rendezés akkor sem automatikusan érvényesül. Ezeket külön be kell kapcsolni a "Rekordok" menü "Szűrés/Rendezés" menüpontjának kiválasztásával vagy (csak a szűrés) a "Szűrés" eszközikonra kattintással (lásd későbbi példákban).

Stop! Vegyük észre, a fenti tulajdonságok között vegyesen találhatók olyanok, amelyek tartósan érvényesek egy táblára (leírás, érvényességi szabály, érvényességi szöveg), és olyanok, amiket alkalmilag célszerű beállítani egy-egy speciális lekérdezés, megjelenítés idejére (szűrő, rendezés). Az utóbbi két táblatulajdonság mindig megváltozik (felülíródik), valahányszor a 4.3-ban ismertetett módokon újabb szűrést vagy rendezést állítunk be.

Stop! A tábla leírása más módon is megadható. Az Iktató adatbázis ablakon állva válassza ki az Ügyintéző táblát (kattintsunk rá a bal egérgombbal), majd válassza ki a "Nézet" menü "Tulajdonságok" menüpontját vagy kattintson a "Tulajdonságok" eszközikonra. Itt azonban a táblának csak a leírása adható meg, továbbá az, hogy az adott tábla látszódjék-e az adatbázis ablakban vagy sem (rejtett objektum).