Az Excel adatkezelése

Az Excel rendelkezik bizonyos korlátozott adatbázis-kezelő funkciókkal is. Kezelhetjük az adatbázist teljes egészében az Excelben (ilyenkor minden táblát más munkalapra célszerű tenni), de megnyithatunk pl. Access adatbázist is (pontosabban egy táblát belőle).

Ha az "Adatok" menüből kiválasztjuk a "Külső adatok átvétele" menüpontot, készíthetünk egy szabványos lekérdezé 434g61e s pl. egy Access adatbázisból. Ha a lekérdezéskészítő varázsló ki van kapcsolva, akkor kapunk egy szokásos tervezőrácsot, ahol elkészíthetjük a lekérdezést (több tábla, szűrések, rendezés, kapcsolatok stb.), majd az adatokat áttehetjük az Excelbe.

A továbbiakban azokkal a lehetőségekkel foglalkozunk, amik egy munkalapon szereplő adatbázisadatokkal kapcsolatosak. Ezek a lehetőségek az "Adatok" menüben elérhetők.

Általánosan igaz, hogy ha az aktív cella az adatokat tartalmazó táblázatban van, akkor nem kell azt kijelölni, az Excel fel fogja ismerni a táblázatot.

Rendezés

Az adatainkat max. 3 szempont szerint rendezhetjük. Előírhatjuk, hogy lefelé vagy felfelé történjen a rendezés. Azt is megválaszthatjuk, hogy a táblázat első sora tényleges adatot tartalmaz-e, vagy oszlopcím ("rovatfej"). Ez utóbbi esetben a rendezésben nem fog részt venni.

A több szempontú rendezésnek az a szerepe, hogy ha az első szempont szerint azonos rekordokat rögzítettünk, akkor azon belül a második szempont legyen a rendezés alapja. Pl. első szempont a nem, második a születési év, harmadik a név - ekkor a férdiakat és nőket különválasztja, nemenként el fognak különülni a különböző években születettek, és az azonos születési évűeknél a nevek lesznek ABC-rendbe téve.

Bármelyik oszlop szerint is rendezünk, a folyamat természetesen az egész rekordot (az adott sor minden adatát érinteni fogja.

Részösszegek

Az adatok sorba rendezésével és csoportosításával kapcsolatos. Meg kell adnunk azt az oszlopot, ami a csoportosítás alapjául szolgál (ez mindig a rendezési szempont!), valamint azt a csoportfüggvényt, amit használni akarunk (pl. összegzés, megszámlálás, átlagolás stb.). Az Excel automatikusan elkészíti a csoportosítást és kiszámítja a megadott csoport-függvény eredményét minden csoportra.

Az is megoldható, hogy egy többszintű (max. 3) csoportosítás esetén minden szinten elvégezzük a számítást. Pl. számoljunk átlagfizetést nemenként, az azonos neműek esetén nemzetiségenként, az azonos nemzetiségűek esetén a születés éve szerint. Arra kell csak ügyelni, hogy a "Részösszegek lecserélése" jelölő négyzet ki legyen kapcsolva, mert ebben az esetben tudja az Excel a különböző szintű csoportokban megoldani a feladatot. Mindhárom esetben a megfelelő rendezési (csoportosítási) szempontot kell megadni, és ügyelni kell arra is, hogy a számításban részt vevő mezők (oszlopok) listájában csak EGY legyen kijelölve (egy számítási munkát egyszerre csak egy mezőn végezhetünk el).

A több szintű részösszeg elkészítése után előírhatjuk, hogy milyen mélységben szeretnénk az eredményt látni (csak a két nem átlagfizetését, vagy részletesebben, a nemzeteket is, esetleg még a születési évek szerinti csoportot is).

Szűrés

Két szűrési módszert ad az Excel: az Autoszűrést és az Irányított szűrést.

Autoszűrés

Az oszlopok címéül szolgáló legfelső cellában megjelenik egy kombi panel-nyitó nyíl. Ezt legördítve a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

mind: Kikapcsolja a szűrést, azaz minden értéket újra láthatunk (hacsak más oszlopban nincs másik szűrés bekapcsolva).

helyezés: A képzeletben sorba rendezett adatok első illetve utolsó valahány értékét láthatjuk (hogy hányat, azt mi mondjuk meg).

egyéni: Speciális szűrési szempontokat tudunk megadni (pl. a cellák tartalma legyen >30000, vagy álljon két adott érték között, esetleg kezdődjön azzal, hogy "Ta", vagy ne tartalmazzon "x"-et stb.).

felsorolt értékek: Az adott oszlopban szereplő összes különböző érték fel van sorolva, és kiválaszthatunk belőle egyet - azok a sorok lesznek láthatók, ahol ebben az oszlopban a kiválasztott érték található.

Egyszerre több feltételt is megadhatunk, ezek között "ÉS" kapcsolat lesz - azaz azok a sorok fognak látszani a szűrés után, amelyek minden feltételnek megfelelnek.

Irányított szűrés

Az adatok táblázata mellett (felett, alatt, de attól legalább egy üres sorral/oszloppal elválasztva) fel kell építenünk egy szűrőtartományt. Ez legalább két sorból áll: az első sorban szerepelnek azok az oszlopcímek, amik részt vesznek a szűrésben, a második sorban az egyes mezőkre vonatkozó feltételek. Ha különböző feltételeket egy sorba írunk, az "ÉS", ha külön sorban, az "VAGY" kapcsolatot jelent.

Ezzel a szűréssel azokat az embereket válogathatjuk ki, akiknek MP a monogramjuk, 1970-ben születtek, és a fizetésük vagy 500 ezer fölött, vagy 70 ezer alatt van.

Az irányított szűrés lehetőséget ad arra is, hogy képlettel szűrjünk. Ilyenkor a képletnek "igen/nem" típusú értéket kell szolgáltatnia, az adott oszlop legelső adatára kell hivatkoznia, és fölötte üres cellának kell lennie.

Most azokat az embereket szűrtük le, akik Zalaegerszegen születtek (vagy Zalaegresen, Zalaeszteregnyén stb.), és májusban születtek. a második feltételt egy képlettel adtuk meg. A képlet a legelső rekord Születési dátum mezőjére vonatkozik (feltéve, hogy ez a mező a C oszlopban van, és a C1 cellában az oszlop címe található), és igen/nem típusú (az első ember vagy májusban született, vagy nem), valamint fölötte üres cellát hagytunk.

A szűrőtartomány felépítésénél nagyon fontos, hogy a mezőnevek pontosan úgy legyenek megadva, mint ahogy az adattáblázatban vannak.

Az irányított szűrés lehetővé teszi azt is, hogy a rekordokat ne helyben, hanem egy másik helyre téve szűrje; ebben az esetben előírhatjuk, hogy a kiszűrt rekordok mely mezőit másolja le az Excel.

AB függvények

A függvények speciális csoportját alkotják, adatbázis-táblázatban működnek. Az irányított szűréshez hasonló szűrőtartományt kell megadni, valamint egy mezőt, amelyen a függvényt el kell végezni. Ezek segítségével tudunk olyan típusú kérdésekre választ adni, hogy pl. mennyi a lengyel nők átlagfizetése, vagy ki a legfiatalabb magyar férfi, esetleg hányan születtek a legmagasabb keresetű emberrel azonos hónapban.