Az ACCESS objektumai

Az Access az adatbázis összes részét -objektumát- egy fájlban tárolja; a fájl kiterjesztése MDB.

Az adatbázis részei:

táblák

Az adattáblák tárolják az adatokat. Tervezéskor nagyon gondosan kell eljárni, hogy a kész adatbázis ne tartalmazzon adat-ismétléseket, és egyértelmű módon lehessen kezelni. Ha a tábláinkat és a közöttük levő kapcsolatokat helyesen terveztük meg és építettük fel, az Access nem engedi, hogy rossz adatot vegyünk fel (tehát a felhasználó nem tudja rossz adatbevitellel "elrontani" az adatbázist). Pl. ha 14 áruszállító cégünk 949b19j van (1-től 14-ig sorszámozva), nem tehetjük meg, hogy egy árunak a 16. szállító céget adjuk (az Access nem fogja engedni).

Táblatervezéskor arra is ügyelni kell, hogy az egyes mezőknek a lehető legszűkebb adattípust adjuk, helytakarékossági megfontolásokból.

lekérdezések

A lekérdezések szolgálnak a táblákban tárolt adatok visszanyerésére. Nagyon fontos megjegyezni, hogy a lekérdezés, akármekkora adathalmazt is ad eredményül, nem tárol adatot, csak megmutat.

A lekérdezések mindig egy SQL-parancsot hajtanak végre (és csak az SQL parancs tárolódik az adatbázisban).

Lekérdezést legegyszerűbben a tervező rács használatával szerkeszthetünk. A rácsban lehetőség van szűrőfeltétel adására, rendezésre, csoportosításra, több tábla használatára. A tervezés folyamán bármikor megnézhetjük, hogy az adott lekérdezést megvalósító SQL-parancs éppen milyen állapotban van.

Fel kell hívni a figyelmet az Access egyik hibásan működő funkciójára. Amikor a tervező rácsba felvesszük a szükséges táblákat, a korábban felépített kapcsolatokat felismeri. Azonban az azonos nevű és típusú mezők között is felvesz "önhatalmúlag" kapcsolatokat, még ha az érintett mezőknek semmi közük sincs egymáshoz. Ezt minden esetben fel kell ismernünk és ki kell törölnünk.

Az Access lekérdezés-típusai:

Választó lekérdezés. Ez a "hagyományos" lekérdezés. Táblázatos formában kapjuk a kiválasztott oszlopokat és leszűrt rekordokat. Ránézésre nagyon nagy a hasonlóság egy megnyitott tábla és egy lekérdezés között, sőt, a lekérdezésben is módosíthatjuk az adatokat, és a módosítás visszaíródik a táblába. Mégis fontos megjegyezni, hogy a lekérdezés az adatokat csak megmutatja.

Kereszttáblás lekérdezés. Táblázatos forma, amelynek a sorai és az oszlopai egy-egy csoportot jelentenek, a cellái pedig az adott csoportokra definiált valamilyen csoport-függvényt. Két példa:

A sorok címeit a háziorvosi körzetek adják, oszlopait a hónapok, a cellákban pedig azt mutathatjuk meg, hogy körzetenként az egyes hónapokban hányan mentek orvoshoz.

A sorok címeit a különböző termékekből vesszük, az oszlopok címeit azokból az országokból, ahova exportálunk. A cellákban lehet pl., hogy az egyes termékekből az adott országba hány Euro értékben exportáltunk 2002-ben.

Frissítő lekérdezés. Ennek a segítségével tudunk egyszerre több rekordot módosítani. (Egy-egy rekord módosítása a táblában is lehetséges.) Először felépítünk egy olyan választó lekérdezést, amely a módosítandó rekordokat jeleníti meg, aztán definiáljuk, hogy melyik mező hogyan módosuljon.

Figyelni kell arra, hogy a frissítő lekérdezést ne futtassuk le feleslegesen többször, mert minden megnyitáskor elvégzi a módosítást (pl. egy adott %-os árdrágításkor minden futtatáskor megemeli a kiválasztott áruk árát).

Hozzáfűző lekérdezés. Ezzel egy táblához fűzhetünk hozzá rekordokat más táblá(k)ból (akár egy másik Access adatbázisból). Ügyelni kell arra, hogy lehetőleg minden mezőnek adjunk értéket a hozzáfűzött új rekordokban (bár utólag is módosíthatók).

Törlő lekérdezés. Egyszerre több rekord törlését végezhetjük el vele. (Egy-egy rekordot a táblában is törölhetünk.) Hasonlóan a frissítő lekérdezéshez, először egy választó lekérdezést készítünk, ami a törlendő rekordokat mutatja meg, majd átalakítjuk törlő lekérdezéssé.

Itt kell megjegyezni, hogy a törlés csak logikai művelet: a törölt rekordokkal az adatbázisban többet nem dolgozhatunk, de fizikailag benne maradnak a fájlban. Ez természetesen fölösleges helyfoglalást jelent. Az ilyen rekordok végleges eltávolítása az adatbázis tömörítésével lehetséges (Eszközök menü Adatbázis segédeszközök pontja).

Táblakészítő lekérdezés. Ez egy szabványos választó lekérdezésnek tűnik, csak a végeredményt el is tárolja egy új táblában. Pl. olyankor használhatjuk, amikor a havi forgalmat lekérdezzük, de minden hónapban ezt el is kell menteni.

űrlapok

Szokásos Windows párbeszédablakot jelent. Elhelyezhetünk rajta listákat, kombi paneleket, választókapcsolókat, váltógombokat, nyomógombokat. Űrlapot egy táblára, vagy egy lekérdezésre alapozva készítünk. Tervezhetünk adatbeviteli űrlapot is, és olyant is, ami csak megmutatja az adatokat (ilyenkor egyszerre csak egy rekordot láthatunk!). Ha egy-több kapcsolatban levő táblákra alapozva készítünk űrlapot, a "több" oldalon levő tábla adatait ún. segédűrlapon mutathatjuk meg (ez gyakorlatilag egy táblázat a fő űrlapon belül). Pl. ha a fő űrlap festők adatait tartalmazza, akkor a segédűrlapon jeleníthetjük meg az adott festő műveit (cím, kiállítás helye, tulajdonos, ár, stb.).

Alkalmazások fejlesztésekor az űrlapok segítségével kommunikálunk a felhasználóval: az űrlapok adják az alkalmazás felhasználói felületét. Űrlapról indítható lekérdezés, jelentés, másik űrlap is. Tervezhető olyan űrlap is, ami az adatbázis megnyitásakor automatikusan megnyílik (így a felhasználónak egyáltalán nem kell az Access használatát ismernie, minden műveletet a jól megtervezett űrlapokon keresztül vezérelhet).

jelentések

Az adatbázis adatait formázott, nyomtatható formában jeleníti meg. Leggyakrabban egy lekérdezésre alapozva készítjük el. (A lekérdezési is nyomtatható, csak nem tudunk semmiféle formátumot beállítani; egy közönséges táblázatot nyomtat.)

A jelentésen csoportosíthatjuk az adatainkat (több szinten), csoportszintű műveleteket végezhetünk (pl. átlagolás, megszámlálás, összegzés stb.), rendezhetünk, szűrhetünk, oldalfejlécet és -láblécet definiálhatunk (pl. az oldalszámnak, aktuális dátumnak, oszlopcímeknek stb.). A jelentés lehet többhasábos, és elhelyezhetünk rajta grafikus elemeket is. Színes nyomtató esetén színeket is megjeleníthetünk.

Az űrlapokhoz hasonlóan az egy-több kapcsolatban levő táblák esetén segédjelentést is készíthetünk.

lapok

Access adatbázis alapú internetes Web-oldalak készítését teszik lehetővé.

makrók

Bizonyos műveletsorozatok, amiket névvel látunk el. A makró lefuttatásakor a benne elhelyezkedő műveletek (pl. rekord-léptetések, keresések, szűrések, lekérdezés-futtatások stb.) automatikusan végrehajtódnak. Makrót hozzárendelhetünk pl. egy nyomógombhoz, ekkor a gomb megnyomására indul el.

Az alkalmazásfejlesztésben van nagy szerepük.

modulok

Visual Basic nyelvű program-részek; az alkalmazásfejlesztésben van nagy szerepük.