A levelezőprogramok alapszolgaltatasai: (OUTLOOK EXPRESS)

A levelezőprogramok alapszolgáltatásai: (OUTLOOK EXPRESS)

Levelek fogadása/olvasása: a program elindítása után alaphelyzetben új üzenetein leolvasása automatikusan megtörténik. Ha mégsem - akkor a küldés/fogadás ikonra kell kattintanunk, vagy az eszközök/küldés és fogadás/összes fogadása menüpontjára. A beérkezett üzenetek mappa megnyitása után láthatóak lesznek a beérkezett levelek fejlécei - feladó, tárgy, érkezett, elküldve, stb. Ezen oszlopok fejléceinek segítségével rendezhetjük leveleinket pl beérkezés sorrendje, feladó neve, stb. szerint. Megadhatjuk azt is, hogy milyen oszlopfejléc információk jelenjenek meg. Jobb gombbal az oszlo 717e46h pfejlécre kattintva válasszuk az oszlopok menüpontot, majd a kívánt fejléceket és sorrendjüket. AZ olvasatlan levelek vastagon szedettek és egy zárt boríték van előttük, az olvasottak vékonyan szedettek és nyitott boríték van előttük. Az üzenet fejlécére kattintva választhatjuk a gyorsmenüből a megjelölés olvasatlanként, vagy olvasottként menüpontot. Leveleinket megjelölhetjük, ezzel is kiemelve a többi üzenet közül.

Beérkezett leveleinket elolvasás után törölhetjük, másolhatjuk, kinyomtathatjuk, különféle szempontok szerint rendezhetjük. Ha csatolt fájlt is tartalmaz levelünk ezt megnézhetjük és ha szükséges lemezre menthetjük.

Levelek írása: Az Outlook Expressnél legegyszerűbb módon úgy lehet, hogy az eszköztáron a levél létrehozása gombra kattintunk. A levél írásakor a feladórész automatikusan a mi e-mail címünket fogja tartalmazni. A címzett mezőt nekünk kell kitölteni, itt pontos vesszővel elválasztva több partner nevét is beírhatjuk. A másolatot kap mezőnél is ugyanígy járhatunk el., a címzettek látni fogják, ki kapott másolatot a levélből. A titkos másolatnál is ugyanúgy adhatók meg a címek, de a címzett nem fogja látni, rajta kívül ki kapta meg a levelet. A tárgy mező kitöltése után, a levél írása következhet. Ebben segítségünkre van a levelezőprogram szövegszerkesztője, helyesírásellenőrzője. Ha a megírt üzenetet később akarjuk elküldeni, akkor a postázandó üzenetek mappában tárolhatjuk.

Melléletek, csatolások: levelünkkel képet, hangot, videót egyéb szöveges és nem szöveges dokumentumot küldhetünk partnerünknek. Figyelembe kell venni mindig, hogy a címzett postaládája milyen méretű levél fogadására képes. (1-5Mb). Ezért inkább kisebb fájlokat, vagy tömörített állományokat küldjünk. A beszúrás/fájlmelléklet menüpont segítségével végezhetjük el a melléklet beszúrását.

Prioritás: A levél küldésekor jelezhetjük a címzettnek levelünk fontosságát, hisz vannak akik nagyon sok levelet kapnak naponta. A levél fontossági szintjét nevezik prioritásnak. Az eszköztár/prioritás gombjára kattintva választhatjuk ki a fontosság szintjét.

Levél küldése: A levélírás befejezésekor választhatunk, hogy azonnal , vagy később küldjük el. AZ utóbbit akkor célszerű használni, ha nem rendelkezünk állandó internetes kapcsolattal. Ekkor csak az összes levél megírása után célszerű a csatlakozás, majd a levelek elküldése. Ilyenkor a később küldést választva leveleink egy speciális mappába kerülnek (Postázandó üzenetek), a mikor kapcsolódunk az internethez, ebből a mappából automatikusan elmennek a címzettekhez. Be nem fejezett leveleinket elmenthetjük, ekkor a piszkozatok mappába kerülnek.

Visszaigazolás: kérhetjük, hogy a címzett levelezőprogramja visszaigazolást küldjön, ha a beérkezett levelet megnyitotta. (Eszközök/olvasási visszaigazolás kérése)

Válasz és továbbküldés

Válasz a feladónak: megnyitott levelünket elolvasva válaszolni lehet csak a feladónak és lehet mindenkinek - akik másolatot kaptak a nekünk érkező levélről. Az is beállítható, hogy a válasz tartalmazza az eredeti üzenetet, vagy ne. Válaszkor a levél tárgya automatikusan tartalmazza a RE szót és az eredeti levél tárgyát. Válasz készítésekor kattintsunk a válasz, vagy a válasz mindenkinek gombjára, vagy ugyanezeket válasszuk az üzenetek menüpontból.

Továbbküldés: Levelinket továbbküldhetjük más személyek számára is. Ezekből lesznek általában a lánclevelek. Ha ilyen levelet kapunk, akkor előfordulhat, hogy a levél mellékletként tartalmazza az eredeti levelet. A melléletet kinyitva látjuk, hogy ez is egy továbbított levél amelyben szintén mellékletként szerepel az eredeti, s ez így folytatódhat többször is. Továbbküldéskor a levél tárgya automatikusan így néz ki: Fw:+ az eredeti levél tárgya. Ha az eredeti levél mellékletét nem kívánjuk továbbítani, kitörölhetjük. Továbbításkor kétféle utat választhatunk, vagy egyszerűen továbbítjuk a levelet a továbbítás gombbal, vagy az üzenet/továbbítás mellékletként menüpontját választjuk.

Levelek kezelése: Beérkezett leveleinket rendszerezhetjük, szortírozhatjuk. A levelező programban eleve vannak mappák: Beérkezett üzenetek, Postázandó üzenetek, Elküldött elemek, Törölt elemek , Piszkozatok. Mappákat és almappákat mi is létrehozhatunk, ezekbe másolhatjuk, vagy mozgathatjuk leveleinket. Lehetőség van a mappák tömörítésére is. Mindezeket egy gyorsmenü megfelelő menüpontjai segítségével tehetjük. Levelek törlése, a Törlés gomb segítségével történik ekkor a törölt elemek mappába kerülnek, ahonnan, ha szüksége eredeti helyükre visszahelyezhetők. A mappa ürítése után az összes törölt üzenet törlődik.

Címjegyzék: A levelezőprogramokban lehetőség van egy címjegyzék létrehozására. Ebben tárolhatjuk levelezőpartnereink adatait, sőt a partnerekből csoportot is létrehozhatunk, ami megkönnyíti a csoport számára a levélküldést.

Nyomtatás: Elektronikus leveleinket papíron is olvashatjuk, ha kinyomtatjuk őket, a fájl nyomtatás menüpont, vagy a nyomtatás gomb segítségével. Beállíthatjuk nyomtatás előtt, hogy a teljes szöveget, vagy csak egy részét kívánjuk kinyomtatni.

Az elektronikus levelezés nem biztonságos! Nem lehetünk biztosak abban, hogy a levél feladójaként szereplő név és személy azonos. A levél tartalmát el lehet olvasni és akár módosítani is lehet, vagyis nem lehet biztos az olvasó abban, hogy a levél tartalma nem módosult az útja során. Ma már különböző módszerekkel védekezhetünk ezek ellen. Digitális aláírás: ez a levél feladóját egyértelműen azonosítja, de nem biztosítja, hogy a levél tartalma nem módosult a szervereken való áthaladás során, vagy nem olvasták el illetéktelen személyek. Ennek védelmében, titkosítást alkalmaznak.

Az internetes levelezés elterjedésével a számítógépes vírusok új generációi is megjelentek. AZ e-mail vírusok felismerhetők arról, hogy mellékleteket tartalmaznak. A melléklet makrót, vagy programot tartalmaz, amelyeket megnyitásával aktivizáljuk a vírust. Ezért fontos, hogy ismeretlen eredetű, vagy gyanús mellékletet tartalmazó levelet ne nyissunk meg, ezeket azonnal töröljük. Fontos emellett a vírusirtó programok alkalmazása.

Internetes etikett vagy Netikett

Az internet mindenki számára szabad megnyilvánulási teret biztosít. Ezért is szükséges egy viselkedési norma kialakítása. Ez a gyűjtemény egyfajta iránymutató, melynek részei felhasználhatóak egy saját szabályzat kialakításában. A Netikett része az RFC 1855 ajánlás.

Milyen ajánlások találhatók a Netikettben? Levelezésnél ne írjon semmi olyasmit e-mailbe, amit nem küldene el levelezőlapon. Törekedjen a tömör, de érthető fogalmazásra. Ma már nagyon divatosak a lánclevelek, mégis, ha lehet ne küldjön ilyeneket tovább barátainak, mert ez számukra nem biztos, hogy öröm. Ha mégis megteszi, akkor ne mellékletként küldje a levelet. Ha egy személyes üzenetet kíván másoknak továbbküldeni, kérje ki a feladó véleményét. Ne A levél tárgy részében mindig jelezze a levél tartalmát. Ha lehet, minél előbb válaszoljon a levelekre, ha mást nem akkor annyit, hogy elolvasta, a válasz később érkezik. Leveleinket zárjuk célszerűen kialakított aláírással! Ez tartalmazhatja nevünket, elérhetőségünket, de ez is legyen rövid. Ezek az aláírások előre elkészíthetők, így a levél megírásakor csak be kell illeszteni. Csak olyan adatokat adjunk meg, ami nyilvános.

Hosszabb levél esetén célszerű, már a levél tárgyában jelezni hogy a küldemény a szokásosnál hosszabb. (100 sor felett mindenképpen az!) Nagy méretű levelet sem illik küldeni, de ha szükséges, kérjük előtte a címzett engedélyét! A levélszövegének stilisztikai jelentése is van. Szokásos a csupa nagybetűt kiabálásnak tekinteni, - és csak nyomós indokkal alkalmazni. Helyett a megfelelő szövegkiemeléseket használhatjuk: félkövér, dőlt, aláhúzott. Nem illik indulatos leveleket küldeni. Próbálja normális hangnemben, vagy személyesen elintézni vitás ügyeit.

Összefoglalva

Ne írjon olyasmit, amit levelezőlapon nem írni!

Kerülje a láncleveleket!

Ne írjon indulatos leveleket!

Kerülje a csupa nagybetűt! (ez kiabálást jelent)

Töltse ki a tárgyat!

Fogalmazzon tömören!

Írja alá levelét!

1megabájtnál nagyobb levelet nem illik küldeni!